In fünf Schritten nach S/4: Housekeep, Identify, Design, Transform, Operate

Soll man ihn umgehen, hinter sich lassen und auf der grünen Wiese neu beginnen? Oder sollen nur Teile abgetragen und mitgeführt werden? Und wie stellt man bei all diesen Alternativen sicher, dass der Berg während der Arbeiten nicht einstürzt und weiter zugänglich bleibt?

Die SAP-Bestandskunden wissen: Die Migration auf S/4 und darauf aufbauende Digitalisierungsvorhaben gelingen dann am besten, wenn sie die neue Softwaregeneration nur mit den aktuellsten und im Tagesgeschäft benötigten Daten und Dokumenten starten. Doch sie wissen nicht genau, wie sie sich von der Last der Altdaten und -dokumente befreien können.

Housekeep

Altinformationen systemunabhängig managen: Mit JiVS, einer Plattform für Informationsmanagement, hat die Schweizer Data Migration Services die Lösung für dieses Problem im Angebot.

JiVS erlaubt das Management von nicht mehr operativ benötigten Daten und Dokumenten inklusive ihrer Geschäftslogik über deren gesamten Lebenszyklus hinweg: von ihrer Übernahme aus den Produktivsystemen über die rechtssichere Aufbewahrung bis hin zur endgültigen Löschung.

Über 1000 JiVS-Implementierungen weltweit haben gezeigt, dass dieses Konzept funktioniert. Die Kosten für den Betrieb von JiVS liegen in der Regel um 80 Prozent niedriger als die Aufwendungen für den Weiterbetrieb der Altsysteme.

Dass die Informationen unverändert aus den Altsystemen übernommen und revisionssicher abgelegt werden, erkennen die Wirtschaftsprüfer an, sodass die Rechtssicherheit gegenüber den Finanzbehörden garantiert ist.

Hinzu kommt: Als Java-basierende Plattform ist JiVS unabhängig von den Systemen, auf denen sie läuft. Folglich gibt es kein Ersatzteilproblem bei der Hardware, wie es bei Altsystemen durchaus vorkommt.

Als lebendes System erlaubt JiVS zudem regelmäßige Sicherheitsaktualisierungen, sodass das Risiko von Cyberangriffen und -spionage auf Dauer eingedämmt wird. Sind die Informationen inklusive der dahinterstehenden Geschäftslogik einmal von den Altsystemen auf JiVS überspielt, lassen sich diese komplett abschalten und entsorgen.

Damit ist sozusagen das Housekeeping erledigt. Das Wichtigste dieser grundlegenden Vorarbeiten besteht für den Umstieg auf S/4 Hana jedoch darin, dass die historisierten Informationen stets im Zugriff bleiben.

Dadurch können die Unternehmen nur denjenigen Teil der Daten nach S/4 migrieren, den sie tatsächlich im Tagesgeschäft noch brauchen, zum Beispiel offene Aufträge.

Die Erfahrung aus den bisherigen JiVS-Projekten lehrt: Reduktionen des zu migrierenden Datenvolumens von 50 Prozent bis 80 Prozent sind nicht nur möglich, sondern auch realistisch!

Trotz des Mehraufwands für die Analyse des Datenbestands und der Selektion der zu migrierenden Informationen sinkt der Aufwand für die Migration in der Regel um 50 Prozent, und manchmal sogar noch mehr.

Doch wer bereits bei der Historisierung und der Migration angelangt ist, befindet sich schon mitten im Projekt, also wenn schon alles geplant, budgetiert, analysiert und entschieden ist.

Vor dieser Umsetzungsphase liegen aber in einem Migrationsprojekt auf S/4 Hana noch zwei weitere Phasen: Identify und Design. Auch diese lassen sich mit JiVS abdecken.

Identify

Bevor sie das zu migrierende Datenvolumen reduzieren können, müssen die SAP-Bestandskunden erst einmal ermitteln, ob und welche Daten sie in S/4 benötigen und welche nicht. Dazu bietet JiVS ein Analysewerkzeug mit vielfältigen Möglichkeiten zur Parametrisierung.

Zum Beispiel lassen sich die im Altsystem gespeicherten Informationen nach Aufträgen, die älter als sechs Monate sind und deshalb in der Regel bereits abgeschlossen wurden, oder nach nicht mehr vorhandenen Buchungskreisen und Werken selektieren. Natürlich lässt sich diese Analyse durch weitere und immer schärfere Auswahlkriterien iterativ verfeinern.

Auch wenn die Genauigkeit der Potenzialanalyse nicht bei 100 Prozent liegt und dieser Wert in der Identify-Phase auch gar nicht angestrebt wird, erhalten die Kunden eine sehr gute Entscheidungsgrundlage, ob und wie sehr sich der Umstieg auf S/4 und Hana mithilfe von JiVS lohnt.

Aufgrund der Vielzahl der erfolgreich abgeschlossenen SAP-Projekte kennt JiVS die Datenstrukturen verschiedenster SAP-Releasestände von R/3 in der Version 3.0 bis hinauf zu SAP ERP/ECC 6.0. Die Selektionskriterien müssen also nicht mehr entwickelt, sondern nur noch konfiguriert werden.

Design

Ist die Entscheidung gefallen, folgt die Design-Phase, sozusagen die Feinplanung der Datenselektion und Migration. Diese findet nicht mehr in der Altumgebung, sondern bereits auf JiVS statt. Dazu werden die vorhandenen Informationsbestände zu 100 Prozent auf die Plattform überspielt.

Die Selektionskriterien aus Phase eins werden dann noch einmal verfeinert und getestet, sodass sich der Schnitt im Datenbestand automatisiert per Software ausführen lässt.

Die Design-Phase bietet aber noch weitere Vorteile: Sie lässt nicht nur Entscheidungen darüber zu, ob die Zahl der Business-Objekte in S/4 nicht durch Prozessänderungen oder die Rückkehr zum SAP-Standard massiv reduziert werden kann – von den 180 maximal möglichen auf vielleicht 40 oder 50.

Darüber hinaus ist das der ideale Projektabschnitt für die Optimierung der Datenqualität. Über die Jahre sammeln sich in den Altsystemen fehlerhafte, redundante und unvollständige Datensätze an. Diese können nun vor der Übernahme in S/4 bereinigt, beseitigt und mittels Drittquellen wie externen Adressverzeichnissen ergänzt werden.

Denn die Digitalisierung setzt eine hohe Datenqualität voraus. Schließlich sind hochautomatisierte Prozesse auf der Basis fehlerhafter Datensätze ein Widerspruch in sich und führen zu falschen oder mangelhaften Entscheidungen sowie verpassten Verkaufschancen.

Transform

Beim Abschluss von Phase zwei stellt JiVS genaue und getestete Filterregeln als XML-Liste bereit. Die Kunden haben damit die Wahl, ob sie das JiVS-eigene Werkzeug für Extraktion, Transformation und Laden (ETL) der selektierten Daten in S/4 Hana oder Lösungen von Drittanbietern, darunter auch das Conversion-Tool der SAP, nutzen wollen.

Alternativ kann JiVS das komplette Datenpaket im XML-Format an die ETL- oder Transformations- Tools Dritter übergeben. Erfolgt die Konvertierung der Daten auf die neuen S/4-Hana-Datenstrukturen mittels JiVS ETL, lassen sie sich direkt über das Migration Cockpit der SAP in die neue Umgebung automatisiert einspielen.

Unabhängig davon, ob die SAP-Bestandskunden bei der Migration auf den SAP-Standard zurückkehren oder nicht, dürften selbst bei sehr großen SAP-Umgebungen die Stillstandszeiten die Dauer eines Wochenendes nicht mehr überschreiten.

Operate

Ist die Migration erfolgt, S/4 erfolgreich gestartet und sind die Altsysteme abgeschaltet, stellt sich die Frage, welche Rolle JiVS in der Betriebsphase (Operate) spielen soll.

Denn das volle Potenzial entfaltet die Plattform genau dann, wenn nicht nur gelegentlich auf die dort gespeicherten Informationen zugegriffen wird. Vielmehr lassen sich mittels JiVS viele Probleme, wie sie für bestehende SAP-Umgebungen typisch sind, in der S/4-Hana-Welt von Anfang an vermeiden.

Dazu gehört etwa der kontinuierlich ansteigende Ressourcenbedarf. So lassen sich Daten und Dokumente, die ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr im Tagesgeschäft gebraucht werden, regelmäßig mittels JiVS historisieren. S/4 bleibt dadurch dauerhaft schlank, was die Betriebskosten im Zeitverlauf entsprechend senkt.

Darüber hinaus aber bleiben die Informationen in JiVS nicht nur aus rechtlichen, sondern auch aus geschäftlichen Gründen von hohem Wert. Zwar ist die Zahl der Zugriffe auf nicht operative Informationen geringer als bei den operativen, doch ist das nur eine Frage der Häufigkeit, nicht des Nutzens – im Gegenteil:

Je länger in einer Branche die Laufzeiten von Aufträgen und Projekten, desto regelmäßiger müssen die Fachanwender auf weiter zurückliegende Informationen zurückgreifen. Außerdem erhalten sie nur dann einen Rundumblick auf einen Kunden oder Vorgang, wenn sie überhaupt wissen, welche Informationen dazu insgesamt existieren.

Zu diesem Zweck wollen sie aber nicht zwischen verschiedenen Umgebungen hin- und herwechseln, schließlich sind Medienbrüche im Cloud- Zeitalter tabu.

Aus diesem Grund arbeitet Data Migration Services verstärkt an Integrationen, damit JiVS aus der Sicht der Fachanwender nicht nur die Rolle eines Archivs übernimmt, auf das man nur zugreift, wenn man unbedingt muss.

Unabhängig von der Oberfläche, ob SAP Fiori, S/4 oder C/4, soll SAP-Anwendern der zu einem Geschäftsfall gehörige Informationsbestand angezeigt werden. Zudem sollen sie die Möglichkeit bekommen, direkt zu diesen Inhalten aus der jeweiligen SAP- Oberfläche heraus zu navigieren und sie auch zu öffnen.

Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Anwender beim Arbeiten mit JiVS.

Neben diesen Front-End-Integrationen spielen für Data Migration Services weitere Integrationen im Back-End eine wichtige Rolle. Denn die Datenstrukturen werden sich auch mit S/4 oder C/4 weiterhin immer wieder ändern.

Damit die Datenübergabe an S/4 oder C/4 etwa aus weniger strukturierten Nicht-SAP-Systemen automatisiert erfolgt, bedarf es einer dynamischen Anpassung der Mapping-Regeln in JiVS.

Dazu müssen die Änderungen an den Datenstrukturen per Schnittstelle automatisiert an die Plattform des Schweizer Herstellers übergeben werden.

Darüber hinaus passt JiVS perfekt zu den Cloud- und Big-Data-Strategien der SAP-Bestandskunden. Die Plattform lässt sich nämlich sowohl in den Rechenzen­tren der Unternehmen als auch auf allen gängigen Cloud-Plattformen wie Amazon Web Services, Google Cloud Platform oder Microsoft Azure implementieren.

Zudem stehen die in JiVS aufbewahrten Informationen für Big-Data-Szenarien jederzeit zur Verfügung. Sie können über den Application-Layer der Plattform direkt abgerufen werden, lassen sich aber auch als eigener Datensatz exportieren und dann in den Big-Data-Systemen verarbeiten.

JiVS-Editionen S/4 und C/4

Die vorhandenen Werkzeuge und für 2019 geplanten Neuentwicklungen werden in zwei speziellen JiVS-Editionen gebündelt, einmal in die S/4-Edition für die ERP- und einmal in die C/4-Edition für die CRM- Migration.

Beide Editionen werden mittels KI-Algorithmen optimiert und sollen bis Herbst 2019 Marktreife erlangen. Erste Demoversionen der beiden Editionen zeigt Data Migration Services zuerst auf der SAP Now am 3. und 4. April in Basel und dann auf der Sapphire vom 7. bis 9. Mai in Orlando, Florida.