Instandhaltung direkt aus SAP heraus

Im SAP-Instandhaltungsmodul PM verwaltet der Fernleitungsnetzbetreiber seine technischen Anlagen und bildet deren Struktur darin ab. Dokumentiert sind die Anlagen, vom Bau bis zu ihrer Verschrottung, in knapp 400.000 Plänen, Zeichnungen, Betriebshandbüchern etc.; mit Versionen sind es fast eine Million Dokumente.

Diese stehen in Papierform an Dokumentationsplätzen in elf Meisterbereichen über die östlichen Bundesländer verteilt. Zudem waren sie in der Vergangenheit in einem Dokumenten-Management-System (DMS) digital abgelegt, das aber keine Schnittstelle zum SAP hatte.

„Eine direkte IT-technische Integration in die SAP-Prozesse können die meisten DMS-Anbieter aufgrund der hohen logischen Komplexität der Schnittstellen nicht bieten“

weiß Jens Scheffczyk, Projektleiter und Fachverantwortlicher für technische Dokumentation und SAP PM im Bereich Instandhaltungsmanagement.

Um SAP ERP und die Anlagendokumentation durch Begriffskonventionen inhaltlich aufeinander abzustimmen, nahm die Instandhaltungsabteilung in das externe DMS-Entitäten wie Bestellungen, Projekte, Equipments, Materialnummern und Chargen auf.

Man hielt damit die technischen Plätze und Equipments in zwei Systemen parallel vor. Das bedeutete, beide mussten permanent manuell abgeglichen werden – ein hoher Pflegeaufwand, und trotz größter Sorgfalt kam es dabei immer wieder zu inhaltlichen Differenzen zwischen den beiden Systemlandschaften.

Integrierte SAP-DMS-Lösung

Mit dem Document Control Center (DCC) von BDF führte Ontras Ende 2015 deshalb eine Lösung ein, die das SAP-eigene DMS-Modul um essentielle Funktionen ergänzt. Im Zusammenspiel mit SAP PM kann Ontras dadurch seine Dokumentation im SAP-DMS verwalten, mit vollständiger Integration und Vernetzung in andere SAP Business Objekte.

Die Struktur der Anlagen muss Ontras nur noch einmal in SAP PM abbilden, das DMS kann auf diese automatisch zuggreifen. Die Dokumente im DMS sind direkt verknüpft mit den technischen Plätzen und Equipments in SAP PM.

Ca. 150 SAP-Anwender gibt es im Instandhaltungsbereich, darunter rund 70, die regelmäßig das DMS nutzen. Die zentrale Dokumentationsabteilung in Leipzig befüllt das System mit neuen Dokumenten und pflegt bestehende; die Instandhalter und Projektleiter draußen vor Ort greifen darüber auf Dokumente zu.

Dies funktioniert entweder aus technischer oder organisatorischer Sicht. Die technische Sicht ist übergeordnet und gliedert das Leitungsnetz über die Technische-Platz-Struktur im SAP.

Die technischen Plätze sind also mit den Dokumenten verknüpft, jedes Equipmentteil (Getriebe, Motor, Kugelhahn …) einer Armatur ist  seinem zugehörigen Attest (Herstellerbescheinigung), CAD-Dokument usw. im DMS zugeordnet.

Beschaffung: Ursprung der Dokumentation

Das Equipment wird bereits beim Einkauf angelegt und später am technischen Platz eingebaut. Jens Scheffczyk:

„Diese Integration des Dokumentenmanagements in den Beschaffungsprozess der Logistik war ein wesentlicher Schwerpunkt des Projektes. In der Beschaffung liegt der Ursprung für einen Teil der Dokumentation, weshalb eine lückenlose Dokumentationskette wichtig ist.“

Grundlage bildet dabei die Bestellposition. Über einen eigens entwickelten Prozess kann der Einkauf Dokumente, die in der Beschaffung entstehen, mit den Equipments im SAP PM verknüpfen sowie direkt in die logistischen Operationen von Instandhaltung, Neubau und Umbau einbinden.

Die zweite Sicht auf die technischen Dokumente richtet sich nach deren organisatorischer Struktur. Sie ist für den Einsatz durch den Instandhalter vor Ort bestimmt und bildet den physischen bzw. logischen Standort der Unterlagen ab. BDF hat diese Sicht auf Basis der SAP-Komponente für integriertes Produkt- und Prozess-Engineering (iPPE) realisiert.

Ontras erhielt mit der DCC-Lösung auch ein neues Such-Cockpit, das die Standard-SAP-Dokumentensicht entscheidend erweitert. So lassen sich darüber beliebige Objekttypen von Dokumenten durchsuchen, der Nutzer kann frei nach kombinierbaren Suchabfragen recherchieren.

Groß- Kleinschreibung wird nicht beachtet, es gibt keine Zeichenbegrenzung mehr und auch die Performance ist höher als bei herkömmlichen Abap-Select Statements. Die Logik dafür wurde auf Basis der SAP-Suchmaschine T-Rex realisiert.

Die Migration vom Alt- zum Neusystem war für Ontras insofern eine Herausforderung, als der Hersteller des Altsystems seinen technischen Support eingestellt hatte. Hier mussten Dokumente und Equipments übernommen werden, die es in SAP nicht gab.

Diese mussten in Relation gesetzt werden zu solchen, die im ERP schon vorhanden waren (Technische Plätze, Projekte, Wareneingangsbuchungen). Über ein spezielles Exporttool einer Partnerfirma gelang es, die Daten strukturiert in ein definiertes und auf SAP ausgerichtetes Dateiformat zu überführen, in eine SAP-eigene Zwischenschicht zu laden und gleichzeitig zu konvertieren bzw. zu überarbeiten.

Auf Basis dieser Schicht wurden anschließend rund eine Million Dokumentinfosätze sowie weitere zugehörige Objekte erzeugt und mit den bestehenden SAP-Daten verknüpft.