JiVS-Plattform statt Altsystemen

Bühler spart dadurch 80 Prozent Betriebskosten im Vergleich zum Weiterbetrieb der Altsysteme. Und konnte in nur sechs Monaten sämtliche Informationen einer ausgegründeten Geschäftseinheit an die neue eigenständige Gesellschaft übergeben. Zurzeit prüft das in 140 Ländern tätige Unternehmen aus der Schweiz die Einführung von JiVS IMP als integralen Bestandteil seiner künftigen SAP-S/4-Landschaft. Damit hält Bühler das zentrale ERP-System dauerhaft schlank und agil und minimiert gleichzeitig die Gesamtbetriebskosten.

„Die Entscheidung für die JiVS-Plattform hat sich voll und ganz bezahlt gemacht. Als Lösung für die Übernahme von Legacy-Daten, die selektive Datenübergabe und Stilllegung von Altsystemen hilft sie uns, massiv Betriebskosten zu sparen. Diese liegen um 80 Prozent niedriger, als wenn wir die Legacy-Systeme weiterbetreiben müssten, nur um auf die darin enthaltenen Daten zugreifen zu können“, erklärt Vidor Kapy, Head of Application and Technology Management bei Bühler.

Lösung

2003 beschloss Bühler, die verschiedenen ERP-Systeme der Geschäftsbereiche und Niederlassungen durch einen einzigen, zentralen SAP-Mandanten zu ersetzen, in dem weltweit harmonisierte Prozesse abgebildet und sämtliche Daten zentral gespeichert werden. „Wir hatten damals eine große Anzahl an länderspezifischen ERP-Systemen im Einsatz, die allermeisten von SAP“, so Christophe Stoos, Head of Process and Project Management Office bei Bühler und verantwortlich für die S/4-Transformation. „Um den Migrationsaufwand auf einen zentralen SAP-Mandanten so gering wie möglich zu halten, wollten wir die in den Altsystemen enthaltenen Daten nicht umziehen. Gleichzeitig war uns bewusst, dass es zu aufwändig und teuer gewesen wäre, die Altsysteme nur zum Abruf von Legacy-Daten weiterzubetreiben, zu warten und dafür Lizenz- und Supportkosten zu zahlen. Mit der JiVS-Plattform haben wir die ideale Lösung für diese Herausforderung gefunden.“

„Neben der Rechtssicherheit bestand für uns bei der Auswahl der Historisierungslösung das zentrale Kriterium darin, dass wir nach der Auslagerung möglichst wenig Arbeit mit den historisierten Daten haben“, betont Vidor Kapy. „Denn worauf es ankommt, ist der einfache Zugriff auf Legacy-Daten, ob aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen, durch unsere Kolleginnen und Kollegen aus der Finanzabteilung, der Fertigung und dem Kundenservice.“

Neben der JiVS-Plattform hat Bühler drei weitere Lösungen anhand dieser Kriterien geprüft. „Keine davon erwies sich als so schlank wie die JiVS-Plattform. Und der Zugriff auf die historischen Daten erfolgte damals wie heute über Webbrowser – einfacher geht es nicht. Außerdem versprach die starke Unterstützung für SAP einen geringen Projektaufwand“, berichtet Vidor Kapy. „Darüber hinaus erfordert die JiVS-Plattform praktisch keinen Pflegeaufwand.“

Seit der Vertragsunterzeichnung mit dem JiVS-Anbieter Data Migration International hat Bühler Altdaten aus verschiedensten SAP-Systemen auf die JiVS-Plattform überspielt. Darunter befanden sich die ERP-Lösungen aus Spanien, Brasilien, Italien, Frankreich und Deutschland sowie das HR-System aus der Schweiz. Selbstverständlich wurden dabei alle länderspezifischen Vorgaben, insbesondere für den Bereich Finanzdaten, berücksichtigt. Im Anschluss wurden alle alten Systeme stillgelegt, deren ehemalige User heute mit dem zentralen SAP-Mandanten arbeiten. Da die Legacy-Daten auf der JiVS-Plattform zusammen mit ihrem Geschäftskontext aufbewahrt werden, können die JiVS-User mit ihnen arbeiten, als ob sie sich weiter im ursprünglichen SAP-System befänden.

Neben der Stilllegung von Altsystemen unterstützt die JiVS-Plattform, die wie das zentrale SAP-System im Rechenzentrum von Bühler steht, agile Geschäftsszenarien wie Carve-outs und Mergers & Acquisitions. „Ausgründungen und Zukäufe müssen so schnell wie möglich in der IT abgebildet werden. Beim Carve-out von Polymetrix 2016 kam es darauf an, möglichst einfach und schnell alle relevanten Altdaten – und nur diese – zu übergeben und den Migrationsaufwand ausschließlich auf die offenen Vorgänge beschränken zu können. Mithilfe der JiVS-Plattform konnten wir das Projekt, das normalerweise für IT-Abteilungen eine aufwändige und komplexe Aufgabe darstellt, wie geplant innerhalb von sechs Monaten abschließen“, erklärt Vidor Kapy.

Ganz ähnlich, jedoch in umgekehrter Richtung, ging Bühler beim Kauf des Unternehmens Leybold Optics vor. Die Übernahme nur der offenen Vorgänge minimierte den Migrationsaufwand, da die historischen Informationen alle auf der JiVS-Plattform abrufbar sind. Mittlerweile hat Bühler das erste von zwei Leybold-ERP-Systemen stillgelegt.

Vorteile

„Die Entscheidung für die JiVS-Plattform hat sich voll und ganz bezahlt gemacht. Als Lösung für die Übernahme von Legacy-Daten, die selektive Datenübergabe und Stilllegung von Altsystemen hilft sie uns, massiv Betriebskosten zu sparen. Diese liegen um 80 Prozent niedriger, als wenn wir die Legacy-Systeme weiterbetreiben müssten, nur um auf die darin enthaltenen Daten zugreifen zu können“, bilanziert Vidor Kapy.

Zurzeit stehen weitere Stilllegungsprojekte an, von verschiedenen SAP-ERP-Systemen in Europa bis zu Nicht-SAP-Systemen in den USA und China. Aufgrund der flexiblen Unterstützung verschiedenster Geschäftsszenarien und der zahlreichen wie grundlegenden Weiterentwicklungen in der aktuellen Produktgeneration spielt die JiVS-Plattform eine wichtige Rolle in den Vorüberlegungen und Planungen von Bühler zur Transformation auf S/4 Hana.

„Mittlerweile befinden sich in unserem zentralen SAP-Mandanten Daten aus 23 Jahren mit einem Volumen von rund fünfeinhalb Terabytes. Davon werden wir sicher so wenig wie möglich in die Hana-Datenbank übernehmen“, gibt Christophe Stoos den aktuellen Planungsstand wieder. „Aufgrund der Kosten für Hauptspeicher müssen wir die künftige SAP-S/4-Landschaft so schlank wie möglich halten, nicht nur am Anfang, sondern auf Dauer. Dafür ist JiVS IMP eine sehr interessante Option.“