Lizenzmanagement ohne große Konsequenzen
Derzeitig ist der Mittelstand in Deutschland beim Einsatz eines Lizenzmanagements großteils zweigeteilt. Ein Teil hat noch wenig Kontrolle über den Einsatz vorhandener IT-Ressourcen.
Es fehlen Richtlinien und Vorgehensweisen sowie die entsprechenden Werkzeuge und personellen Ressourcen. Der andere Teil hat bereits erste Lizenzmanagement-Prozesse implementiert und arbeitet für deren Realisierung mit Tools bzw. Datenbanken von Drittanbietern.
Die Erkenntnisse aus dem Lizenzmanagement werden aber nur in geringem Maß für kaufmännische Entscheidungen oder zur Erfüllung der rechtlichen Vorgaben herangezogen. Es geht mehr um die reine Erfassung und Nachverfolgung der eingesetzten IT-Ressourcen, ohne Konsequenz für das unternehmerische Handeln.
Über- oder unterlizenziert?
Der größte Handlungsbedarf besteht beim Aufbau und der Pflege des Hardware- und Software- sowie Lizenzinventars. Die Pflege ist Voraussetzung für jede wertige Beschaffungsentscheidung sowie für optimale, verlässliche Compliance Checks, die Über- und Unterlizenzierungen aufzeigen.
Die eingesetzte Software muss regelmäßig ermittelt werden. Beim Aufbau des Lizenzinventars sind die Anforderung und Verteilung von Software gut zu organisieren.
Zur Unterstützung der Prozesse kommen spezielle Werkzeuge infrage, etwa Systemmanagement-Tools und Werkzeuge zur Software-Verteilung. Außerdem gibt es Lizenzmanagement- und Software-Asset-Management-Tools.
Dazu gehört auch cuLicense, die universelle Lizenzmanagementlösung von Circle Unlimited. Die Software cuDetect SAP hingegen ist auf die Optimierung der SAP-Lizenznutzung ausgerichtet.
Lizenzmanagement ohne Restriktion
Für den erfolgreichen Einsatz eines Lizenzmanagements müssen die organisatorischen und prozessmäßigen Voraussetzungen geschaffen sein. Dies geschieht, indem sich das Lizenzmanagement-System vollständig in die SAP-Landschaft integriert.
Es darf keine techniklastige Insellösung sein. Durch die direkte Anbindung des Lizenzmanagements an die SAP-Systeme, z. B. für das Beschaffungswesen und Vertragsmanagement, ist es möglich, Über- und Unterlizenzierungen automatisch aufzudecken und den Anforderungs- und Verteilungsprozess von Software-Lizenzen kaufmännisch und rechtlich zu optimieren.
Die logische Verknüpfung von zusammengehörigen Lizenzen und Verträgen gibt zudem Überblick über die finanziellen Sichten und Verpflichtungen von Lizenzvereinbarungen und verbundenen Pflegeverträgen.
Dies bietet Planungssicherheit. Die Nutzung von Open-Source-Lösungen oder „gebrauchter Software“ ist beim Lizenzmanagement technisch gesehen möglich, d. h., es gibt keinerlei Restriktionen bzw. Besonderheiten zu beachten.
Inhaltlich ist allerdings aufzupassen. Bei den Open-Source-Lösungen ist zu prüfen, ob sie auch kommerziell genutzt werden dürfen, und bei gebrauchter Software, ob wirklich alle Nutzungsrechte beim Erwerb rechtswirksam übertragen wurden.
Eine Frage der Ressourcen
Die Nachfrage nach Out-of-the-Box-Lösungen steigt. Der Trend geht zu Lizenzmanagement in Form von Outtasking oder Outsourcing. Dabei werden Teilaufgaben oder das gesamte Lizenzmanagement einem externen Lizenzmanager übergeben.
Diese Form des Lizenzmanagements ist für alle interessant, die nicht oder noch nicht in interne Ressourcen investieren möchten oder können. Sie müssen keinen Personal- und Wissensstand intern aufbauen und aktuell halten. Zunehmend wird beim Outtasking oder Outsourcing des Lizenzmanagements auf cloudbasierte Technologien zurückgegriffen.
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