Raus aus dem Rechnungschaos

Checkliste für smartes SAP-E-Invoicing

Der Einkauf in Unternehmen steht vor wachsenden Herausforderungen: steigende Kosten, hochdynamische Beschaffungsmärkte und unterbrochene Lieferketten. Gleichzeitig zählt die Rechnungseingangsbearbeitung zu den wichtigsten Verwaltungsprozessen. Die personellen und finanziellen Ressourcen sind erheblich. Unternehmen verabschieden sich daher aus gutem Grund von manuellen, papiergebundenen Workflows und setzen stattdessen auf ein elektronisches Beschaffungsmanagement mit SAP.

Digitalisierungspotenzial P2P

Wer im Einkauf auf ein SAP-System setzt, ist in Sachen Digitalisierung bereits gut aufgestellt. Trotzdem gibt es Optimierungspotential. Denn zum digitalen Beschaffungsprozess gehört eine automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP. Purchase-to-Pay-(P2P-)Lösungen lassen sich hier als SAP-Add-on in den bestehenden IT-Werkzeugkasten integrieren und optimieren an entscheidender Stelle die SAP-Einkaufsprozesse. Das E-Invoicing orientiert sich dabei am gesamten Belegfluss der SAP-Prozesse. Zunächst werden die eingehenden Rechnungen erfasst und die Informationen extrahiert.

Dabei ist es egal, ob die Dokumente in Papierform, als PDF oder in standardisierten Formaten vorliegen. Die P2P-Lösungen scannen die Rechnungen und erkennen automatisch die Inhalte, die anschließend validiert und geprüft werden. Erst dann wandern die Rechnungen in das zentrale, SAP-basierte Rechnungseingangsbuch für die weitere Verarbeitung. 

Der hohe Automatisierungsgrad spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern schafft auch eine hohe Datenqualität und Transparenz. Nachfragen von Lieferanten zum Bearbeitungsstatus einer Rechnung lassen sich mit einem Klick beantworten. Im System hinterlegte Eskalations-Mechanismen erinnern zudem an Skontofristen, Fälligkeiten und fehlende Freigaben. Und schließlich vereinfacht die automatische und revisionssichere Archivierung die Compliance.

Rechnungsmanagement 

Die Integration in SAP ist Grundvoraussetzung für solche Add-on-Lösungen. Unternehmen sollten jedoch bei der Wahl auf weitere Kriterien achten. Das elektronische Erfassen von Rechnungen ist die Basis einer elektronischen Rechnungsverarbeitung. Die Systeme müssen in der Lage sein, jegliche Art an Rechnungen zu verarbeiten und auszulesen – egal, ob es sich um die Rechnung in Papierform oder um einen E-Mail-Anhang handelt. Ein Großteil der elektronischen Rechnungen trifft laut Digitalverband Bitkom als unstrukturiertes PDF ein. Dahinter folgen strukturierte Formate wie EDI, ZUGFeRD und XRechnungen. Eine smarte Rechnungsmanagementlösung sollte alle diese Formate unterstützen, Papierdokumente fehlerfrei scannen und Rechnungsinhalte automatisch erkennen können.

Abgleichen mit SAP-Stammdaten

Nach dem Rechnungseingang folgen das vollautomatische Auslesen und die Extraktion aller wichtigen Daten. Dazu gehören Rechnungskopfdaten sowie Rechnungspositionen. Hier zeigen sich die Vorteile des Zusammenspiels von SAP und der Eingangsrechnungsverarbeitung besonders deutlich. Denn mit dem richtigen Add-on-System lassen sich die ausgelesenen Daten automatisch mit den Stammdaten im ERP-System abgleichen. Die Erkennungsgenauigkeit und Datenqualität steigen dadurch signifikant. Zudem können die Daten mit zusätzlichen Informationen – zum Beispiel im SAP-System hinterlegten Bestellungen und Wareneingängen – angereichert werden. Das vereinfacht wiederum den Prüfungsprozess für Sachbearbeiter.

Eine weitere wichtige Funktion der Lösungen ist die automatisierte Validierung der Rechnungsdaten. Geprüft wird zum Beispiel, ob Rechnungsnummern doppelt vergeben sind oder die auf der Rechnung angegebene Menge die Wareneingangsmenge des Lieferavis überschreitet. Die Validierung findet in der Regel direkt innerhalb des SAP GUI statt. Mit der richtigen Add-on-Lösung lässt sich die Prüfung jedoch alternativ bereits im Vorfeld direkt am Scan-Client vornehmen. Neue Lösungen für die Eingangsrechnungsverarbeitung bieten zudem erste Ansätze von KI und ML. Die Systeme lernen sowohl beim Extrahieren als auch bei der Validierung im Hintergrund mit und wenden das trainierte Wissen automatisch bei den nächsten Rechnungen an. 

Compliance bei der Archivierung 

Unternehmen müssen beim Rechnungseingang eine Vielzahl von gesetzlichen Regelungen beachten. Eine Software muss diese Reglementierungen unterstützen. Neben HGB und UstG spielen die GoBD eine besondere Rolle. Rechnungen müssen dokumentiert, für zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt und vor unrechtmäßigem Zugriff geschützt werden. Entsprechende Regeln sollten in den P2P-Lösungen fest integriert sein. Auch eine revisionssichere Archivierung der Dokumente ist ein Muss. So lassen sich Belege sowie dazugehörige historische Daten (zum Beispiel Änderungen, Workflow-Freigaben) beispielsweise in einem per SAP-ArchiveLink angeschlossenen Archiv ablegen. 

Funktionalitäten rund um die Analyse von Workflows sind zentral, um den gesamten Eingangsrechnungsprozess transparent zu gestalten und zu optimieren. Umfangreiche Statistiken liefern relevante KPIs wie Durchlaufzeiten, automatische Verarbeitungsquoten oder Skonti-Potenzial. Die Daten spielen eine wichtige Rolle im Reporting und Controlling und liefern zudem eine wichtige Entscheidungsgrundlage für zukünftige Geschäftsprozesse. 

800 Rechnungen mit MM und FI

Wie das Zusammenspiel von SAP und P2P-Add-on in der Praxis aussieht, zeigt das Beispiel von Schäfer Shop. Der B2B-Versandhändler für Bürotechnik und -möbel setzt bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung in SAP seit über fünfzehn Jahren auf die Lösungen von Easy Software. Der Mittelständler muss pro Jahr rund 200.000 Eingangsrechnungen verarbeiten. Bei 80 Prozent handelt es sich um Warenrechnungen mit Bestellbezug, die über SAP MM verbucht werden. Die Verarbeitung der übrigen Kostenrechnungen erfolgt über die Finanzbuchhaltungskomponente von SAP FI. Während das ERP-System den Großteil der Warenrechnungen automatisch der richtigen Bestellung zuordnet, erfordern Kostenrechnungen in der Regel eine manuelle Prüfung und Genehmigung. 

Der Aufwand war enorm. Daher entschied sich der Anbieter für das Invoice-Management-for-SAP-Solutions. Ziel war es, die Prozesse workflowbasiert zu automatisieren und damit reibungslos zu managen. Dazu fasst die Lösung von Easy Software sämtliche Belege in einem digitalen Rechnungseingangsbuch zusammen und filtert sie nach Kriterien wie Buchungskreis, Rechnungsdatum, Beleg-Art oder Status. 

SAP-Workflows

Beim Workflow für Warenrechnungen steht die Geschwindigkeit beim Bearbeiten von Preis- und Mengensperren im Vordergrund. Liegt etwa eine Preisdifferenz zwischen Bestellung und Rechnung vor, wird der Beleg umgehend an die zuständige Fachkraft im Einkauf weitergeleitet. Mithilfe des Easy-Prüfungsworkflows, in den rund 130 Beschäftigte eingebunden sind, lassen sich Ursachen im Handumdrehen ermitteln. So kann Schäfer rund 60 Prozent aller eingehenden Rechnungen automatisch („dunkel“) verarbeiten. 

Beim Workflow für Kostenrechnungen wird jeder Rechnung automatisch der für die Genehmigung zuständige Sachbearbeiter zugeordnet. Anschließend lässt sich der dreistufige Genehmigungsworkflow per Mausklick starten. In einer Steuertabelle stellt die Easy-Software-Lösung klar und transparent dar, wer Beträge in einer bestimmten Höhe abzeichnen oder Rechnungen nur sachlich prüfen darf. 

Bei unklaren Fällen informiert die Lösung umgehend die zuständige Fachkraft per E-Mail oder SAP-Office-Eingangskorb und fordert eine Rechnungsprüfung und -freigabe an. Die einzelnen Rechnungen lassen sich über einen Link aufrufen, die vorerfassten Daten auf einen Blick prüfen und bei Bedarf ergänzen, bestätigen oder ablehnen. Anwender können zudem individuelle Anmerkungen und Anlagen wie Leistungsnachweise, Prüfprotokolle oder Verträge per Drag-and-Drop hinzufügen. Definierte Eskalationsszenarien helfen bei der Priorisierung der zu prüfenden Rechnungen und zeigen an, wann Skontoverluste drohen. 

Bei der Archivierung setzt Schäfer Shop auf Easy Archive. Im zentralen Speicher sind sämtliche archivierten Dokumente vor Veränderungen und Manipulationen geschützt. Alle relevanten Systemaktivitäten werden automatisch protokolliert, Daten aus dem SAP-System mühelos aufbereitet und entsprechend eine Abgabenordnung bereitgestellt.

Gelingt die Kombination aus SAP-System und Software für die Rechnungsverarbeitung, gewinnen Unternehmen einen klar strukturierten SAP-Workflow: transparent, einfach in der Handhabe und effizient. Das automatisierte E-Invoicing ist dabei oft nur der erste Schritt. Denn die Digitalisierung erzielt über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess einen echten Mehrwert – von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und den Wareneingang bis zur Zahlung.