Rollenbasierte Arbeitsprozesse

Daher ist es unerlässlich, die Logistik zu vereinheitlichen und zu zentralisieren. Karl Mayer, der internationale Hersteller von Textilmaschinen, hat sein bisheriges System um eine SAP-basierte Lösung erweitert, um die von SAP gesteuerten Prozesse zu optimieren. Die Rule Workbench (RWB) und das Role Administration Cockpit (RAC) von SAP-Partner GIB sorgen seitdem für verbesserte Bestände und reduzieren operative Bearbeitungszeiten durch rollenbasierte Arbeitsprozesse.

Dieses deutsche Maschinenbauunternehmen hat sich seit seiner Gründung 1937 zu einer internationalen Unternehmensgruppe entwickelt. Heute hat das Unternehmen Niederlassungen in den USA, England, Indien, Italien, Hongkong, Japan, China, Bangladesch und der Schweiz.

Das internationale Wachstum war eine Herausforderung für die logistischen Prozesse. Es gab unternehmensweit keine allgemeinen Regeln, wie ein Sicherheitsbestand zu berechnen ist. Die Sicherheits­bestände wurden nicht in regelmäßigen Abständen geprüft, sondern nur, wenn eine offene Bestellanforderung vorlag. Die Dis­ponenten organisierten den Tagesablauf nicht nach einheitlichen Vorgaben.

„Mit dieser Bestandsplanung bestand ein hohes Risiko zu geringer oder zu hoher Lagerbestände und damit auch das Risiko einer verzögerten Produktion“, erinnert sich Sonja Meyrose, Fachgruppenleiterin Materialwirtschaft bei Karl Mayer. Ziel: Tagesablauf der Disponenten strukturieren und Bestandsplanung optimieren.

„Uns wurde klar, dass wir eine einheitliche Lösung im Unternehmen brauchen, um den Tagesablauf der Disponenten besser zu strukturieren und so das Arbeiten effizienter zu machen. Die neu gewonnenen Zeitressourcen können dann zum Beispiel darauf verwendet werden, die Sicherheitsbestände professioneller zu planen, ebenfalls mit einer Software“, so Meyrose zur Ausgangssituation.

Da man bereits seit einigen Jahren erfolgreich mit den Modulen GIB-Operations und Controlling arbeitete, wurde auf den gleichen Entwickler gesetzt. Der SAP-Partner hat sich auf die Optimierung logistischer Prozesse spezialisiert und die Module Rule Workbench (RWB) sowie Role Administration Cockpit (RAC) sollten als ergänzende Lösung die Prozesse in der Logistikabteilung optimieren.

Lediglich sechs Monate vergingen vom Projektstart bis zum Go-live an den Standorten. Bis auf ein paar wenige Anpassungen verlief die Umsetzung reibungslos. Heute arbeiten rund 100 Anwender mit Operations, Controlling und RAC, und das an sämtlichen Standorten weltweit. RWB wird aktuell nur in Deutschland eingesetzt. Ein Rollout nach China ist in Planung.

Die User waren von der Anwenderfreundlichkeit der Module positiv überrascht. Die Benutzung ist annähernd selbsterklärend, sodass die Schulungsdauer für den Tätigkeitsnavigator rund einen halben Tag betrug. Operations ist etwas intensiver, erfordert ein bis zwei Tage Einweisung, sodass Mitarbeiter auch diese Lösung nutzen können. Ausländische Standorte wurden entweder vor Ort oder per Videokonferenz geschult.

Die Einführung hat positive Effekte für die internen Arbeitsabläufe erzeugt. Durch das Role Administration Cockpit fällt Suchen und Navigieren im SAP-System weg und es ermöglicht, Aufgaben in Rekordzeit abzuwickeln. Das RAC blendet ungenutzte Funktionen aus und erleichtert so die Navigation durch das System. Einmalig müssen regelmäßig wiederkehrende Aufgaben wie mit einem elektronischen Organizer geplant werden, damit der User in der personalisierten Maske alle To-dos sieht, die mit einem Doppelklick aufgerufen werden können.

Ein großer Gewinn für das Tagesgeschäft, findet Meyrose: „Die Schaffung einheitlicher Standards in der Disposition bringt viel Transparenz, eine gewisse Austauschbarkeit bei Krankheit oder Urlaub und vor allem erleichtert sie das tägliche Doing, da jedem Disponenten klar vor Augen geführt wird, welche Tätigkeiten zu erledigen sind.“

Die Bestandsplanung hat sich ebenfalls deutlich verbessert, vor allem bezüglich der Fehlteildarstellung, die komplett von Excel in GIB überführt werden konnte. Die einheitliche Nutzung der Module an allen Standorten hat die Transparenz in der Disposition erheblich gesteigert, weil sich die Disponenten nun konzernweit einen Überblick über Bestände verschaffen und diese so auch besser optimieren können. „Wir möchten die neuen Module nicht mehr missen, weil die Disponenten jetzt deutlich organisierter arbeiten können. Der Erfolg ist in allen Bereichen spürbar“, resümiert Sonja Meyrose.