S/4-Einführung im Turbogang: It’s the data, stupid!

Im Jahr 2022 wird die Migrations- und Transformationswelle nach SAP S/4 Hana richtig ins Rollen kommen. Wurden in den zurückliegenden Monaten pandemiebedingt Investitionen in Modernisierungen und Innovationen zurückgehalten, haben SAP-Bestandskunden – die meisten von ihnen wohl vergeblich – versucht, die Kapazitäten ihrer Produktentwicklung zu erhöhen und dafür neue Mitarbeiter einzustellen. Dadurch wollten sie sich auf das vorbereiten, was ihnen wie ein Mammutprojekt erscheint.

Je nach Umfang der S/4-Einführung ist ein solcher Migrationsprozess keine Frage von Monaten, sondern vielmehr eine Frage von Jahren. So rechneten 2020 laut der PWC-Studie „SAP S/4 Hana – Erfahrungen von Unternehmen in der DACH-Region“ 45 Prozent der befragten Unternehmen mit einer Projektdauer von einem bis drei Jahren, 35 Prozent hingegen mit einer Dauer von drei bis fünf Jahren.

Wertvolle Ressourcen, die eigentlich der Weiterentwicklung des Unternehmens und der Förderung von Innovationen dienen sollten, für einen so großen Zeitraum zu binden, ergibt wirtschaftlich überhaupt keinen Sinn. Dies umso weniger mitten in der digitalen Transformation, in der Innovation und Geschwindigkeit alles ist.

Knappe Ressourcen

Erfahrene SAP-Anwender erleben gerade ein Déjà-vu. Als die Migrationswelle von R/2 auf R/3 rollte, war der Markt für neue Mitarbeiter mit SAP-Wissen wie leer gefegt und die Tagessätze für externe SAP-Berater stiegen in astronomische Höhen. Und diejenigen, die bei diesem Bieterwettkampf nicht mithalten konnten oder wollten, mussten länger als geplant auf das neue System warten. Genau diese Situation droht sich ab dem kommenden Jahr zu wiederholen. Schlimmer noch: Ein solches Szenario käme völlig zur Unzeit. Der Digitalisierungsdruck, der auf den Unternehmen lastet, ist höher denn je, jede Verzögerung kann im internationalen Wettbewerb zum Existenzrisiko werden.

Eigentlich bieten die anstehende Migration und Transformation eine perfekte Gelegenheit, um aufzuräumen und alte Zöpfe abzuschneiden. Viele SAP-Bestandskunden stellen bei der projektvorbereitenden Bestandsaufnahme schnell fest, dass mindestens 50 Prozent der bisherigen Buchungskreise und Belegarten überflüssig sind und in der neuen S/4-Welt nichts zu suchen haben.

Hinzu kommt ein historischer Datenbestand, der in den Online-Datenbanken von SAP-Umgebungen bei vielen Kunden im höheren und hohen zweistelligen Terabyte-Bereich liegt und bei manchen sogar dreistellige Werte erreicht. Zu dieser Masse an Daten addieren sich noch die Bestände in den ADK-Archiven in ähnlicher Größenordnung, wobei deren Volumen nach der Dekomprimierung mit dem Faktor zehn zu multiplizieren ist.

Doch selbst das ist noch nicht alles. Zwar schlägt bei den allermeisten Kunden das Herz der IT in SAP. Doch ohne Umsysteme geht es nicht. Diese Erkenntnis gilt genauso für S/4-Umgebungen. Um Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche abzuwickeln und eine globale Sicht darauf zu erhalten, spielen die Umsysteme und ihre Daten auch in der neuen S/4-Welt ihre entscheidende Rolle. Dafür sind neue Schnittstellen ebenso nötig wie die aufwändige Transformation der Non-SAP-Daten – oder etwa doch nicht?

Was viele SAP-Bestandskunden nicht wissen, ist die Tatsache, dass historische Daten gar nicht in die neue Welt übernommen und somit auch nicht transformiert werden müssen – weder aus SAP- noch aus Non-SAP-Systemen. Was nach der Migration zählt, ist einzig und allein der Zugriff darauf. Was viele SAP-Bestandskunden ebenfalls nicht wissen, ist die Tatsache, dass sie für diesen fortwährenden Zugriff ihre Altsysteme, ob von SAP oder Drittherstellern, nicht weiterbetreiben müssen, sondern komplett stilllegen können. Denn worauf es ankommt, ist der Erhalt des Geschäftskontextes, in dem die historischen Informationen entstanden sind, und nicht der Legacy-Systeme.

Daten inklusive Kontext

Die Botschaft hör ich wohl, allein mir fehlt der Glaube, mag der geneigte Leser jetzt denken. Eben weil es auf den Geschäftskontext ankommt, sind die Legacy-Systeme weiter nötig, schon aus rechtlichen Gründen. Weder Finanzbeamte noch Revisoren erkennen Daten ohne Geschäftskontext als beweiskräftig an. Und um ihren Nutzen auch in der neuen Umgebung zu entfalten, müssen die historischen Informationen transformiert werden, ob es sich nun um SAP- oder Non-SAP-Daten handelt.

Compliance und Geschäftsnutzen von historischen Daten – genau hier liegen doch die Gründe für die zeitaufwändigen, kostentreibenden und innovationsverzögernden Transformationsprojekte! Und selbst wenn es möglich wäre, sämtliche historischen Daten aus den Legacy-Systemen zusammen mit ihrem Geschäftskontext herauszulösen, würde das allein in großen SAP-Umgebungen ein Jahr oder länger dauern. Wo läge also der Vorteil?

Genau wegen dieser Ungläubigkeit gestalten die meisten SAP-Bestandskunden ihre Ausschreibungen für Transformationsprojekte auf SAP S/4 Hana falsch. Sie suchen nach personellen und fachlichen Ressourcen, die am Markt fehlen. Sie suchen nach Lösungen, um die Altsysteme möglichst weit zurückzubauen, anstatt sie stillzulegen. Sie suchen nach Methoden, die historischen Daten zumindest zu einem großen Teil zu transformieren und in die neue Systemwelt zu migrieren, obwohl sie nur für den ungehinderten Zugriff darauf inklusive ihres Geschäftskontextes sorgen müssen. Und sie beschränken die Projekte allein auf die SAP-Daten, anstatt von Anfang an auch die historischen Informationen aus Non-SAP-Systemen zu berücksichtigen.

Wer den Kampf um die knappen Ressourcen und den Wettlauf gegen die Zeit gewinnen will, muss größer und vor allem neu denken. Gesucht ist der X-Faktor. Natürlich nicht die US-Mystery-Serie aus den 1990er-Jahren oder Musik-Castingshow aus dem vergangenen Jahrzehnt. Das ist alles Vergangenheit. Gesucht ist vielmehr die Zukunft, eine Lösung, mit deren Hilfe die historischen Informationen aus den Legacy-Systemen von SAP und Drittherstellern in der neuen S/4-Welt ein neues Leben führen können – also sich die Legacy-Systeme komplett stilllegen und dadurch 80 Prozent der für deren Betrieb notwendigen IT-Betriebskosten einsparen lassen.

Damit die Datenmigration zu einem rein technischen Projekt wird, weil die Fachabteilungen nicht mehr entscheiden müssen, welche Daten übernommen werden sollen und welche nicht. Sowie die Daten zusammen mit ihrem Geschäftskontext herausgelöst und revisionssicher aufbewahrt werden und für Rechtssicherheit über den gesamten Lebenszyklus der historischen Informationen hinweg bis zu deren rechtssicherer Löschung auf der Ebene des einzelnen Datensatzes gesorgt ist. Letztendlich sich selbst größte Datenbestände innerhalb von Tagen oder Wochen statt Monaten und Jahren migrieren lassen und sich die historischen von den operativen Daten trennen und sich nur die operativen nach SAP S/4 Hana transformieren lassen, damit historische SAP-Daten in S/4 angezeigt werden, als ob sie dort entstanden wären. Dann wird der Weg in die Cloud, aber auch wieder zurück jederzeit möglich.

Datenmigration im Turbogang

Eine für die intelligente Datenmigration aus SAP- und Non-SAP-Systemen konzipierte Lösung ist die Plattform JiVS IMP, die Java-basierende und damit systemunabhängige Plattform für Informationsmanagement der Schweizer Data Migration International. Die Plattform überspielt sämtliche Daten und Dokumente aus Online-Datenbanken unterschiedlichster Hersteller sowie aus ADK-Archiven und ermöglicht dadurch einen vollständigen und rechtssicheren Zugriff auf die historischen Informationen im Lesemodus.

Aufgrund eines neu entwickelten Turboverfahrens zur Extraktion von Daten und ihres Geschäftskontextes ist es möglich, auf Knopfdruck auch Mengen von zehn, hundert und mehr Terabyte an Informationen in sehr kurzer Zeit völlig automatisiert aus Legacy-Systemen herauszulösen, auf die Plattform zu überspielen und, wie von Wirtschaftsprüfern zertifiziert, dort rechtssicher bis zu deren Löschung aufzubewahren.

JiVS IMP entkoppelt die Applikations- von der Datenebene bei den historischen Informationen konsequent. Dadurch lassen sich die ehemals getrennten Welten der operativen und der historischen Daten miteinander kombinieren und aus Anwendersicht sogar vereinen. Denn diese können von der Oberfläche ihrer Wahl – SAP GUI oder Webbrowser – auf die historischen Informationen aus SAP- und Non-SAP-Systemen zugreifen, als ob sich die Daten und Dokumente weiter in den Ursprungssystemen befänden.

Zudem bietet die Plattform die Möglichkeit, den Aufwand für den Umstieg auf die neue Softwaregeneration S/4 Hana insgesamt zu halbieren. Denn weniger Datenvolumen bedeutet um bis zu 80 Prozent weniger Transformations- und Migrationsbedarf. Darüber hinaus trägt JiVS IMP dank nahtloser Integration zu einer dauerhaften Reduktion der Gesamtbetriebskosten von SAP S/4 bei, ob die neue Softwaregeneration aus Walldorf nun in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum implementiert und betrieben wird. Einsparungen bei den Gesamtbetriebskosten von 25 Prozent sind realistisch.

Intelligentes Informationsmanagement à la JiVS IMP ist der richtige Ansatz, um den Kampf gegen die Ressourcenknappheit und den Wettlauf gegen die Zeit in der Digitalisierung zu gewinnen. Denn beim Umstieg auf S/4 gilt: It’s the data and the economy, stupid!