SAP-basierte Konfigurationsprozesse optimieren

Henry Ford meinte einst:

„Jeder Kunde kann einen Wagen in jeder von ihm gewünschten Farbe haben, solange sie Schwarz ist.“

Dieser Ausspruch des Industriepioniers wirkt heute anachronistisch. Ob im B2C- oder im B2B-Bereich: Mehr denn je bestimmen die Anforderungen und Wünsche des Kunden, woran produzierende Unternehmen wie Getriebe-, Spritzguss-, Leuchten-, Möbel- oder Gefahrstoffcon­tainerhersteller ihre Produkt- und Modellpalette ausrichten.

Fast grenzenlos konfigurieren

Und die Anzahl der möglichen Varianten steigt stetig. Grenzen bei der Konfiguration sind in der Regel nur dort gesetzt, wo eine bestimmte Variante aus technischen oder vertrieblichen Gründen nicht möglich ist.

Selbst bei Standardausführungen, etwa von Gefahrstoffcontainern, Lkw-Aufliegern, Windanlagen, Pumpen, Getrieben oder Möbeln, gibt es eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten und damit von Varianten, die im ERP-System verwaltet und gepflegt werden müssen.

Für mittelständische Industriefirmen stellt dies eine enorme Herausforderung dar. Schon bei einem einfachen Stuhl, der „nur“ aus vier Polsterfarben, drei Gestellen, drei Sitzhöhen sowie mit und ohne Armlehne zusammengestellt werden kann, sind 72 verschiedene Kombinationen möglich.

Erweitert man die Auswahl um drei Rückenlehnen, gibt es bereits 216 Konfigurationsmöglichkeiten. Trotz der hohen Variantenvielfalt muss jedes Produkt möglichst kostengünstig hergestellt werden, denn im globalen Wettbewerb drängt immer mehr Konkurrenz in den Markt und drückt auf Preise und Gewinnmarge.

Kernprozess mit Optimierungspotenzial

Produzierende Unternehmen drehen daher an vielen Stellschrauben, damit sie flexibel auf Markt- und Kundenanforderungen reagieren und neue Produkte in immer kürzeren Zyklen entwickeln und zur Marktreife führen können, immer unter der Maßgabe, dabei auch die Kosten zu senken:

Lean-Methoden verschlanken die Fertigung und Geschäftsprozesse werden mithilfe einer inte­grierten Business-Software wie SAP ERP durchgängig gestaltet und leistungsfähiger gemacht.

Die Erfahrung zeigt, dass gerade im Bereich der Produktkonfiguration, einem der Kernprozesse innerhalb von SAP ERP und beim Vertriebsprozess in SAP CRM, noch viel Optimierungs- und Einsparpotenzial schlummert.

Für nahezu alle Abläufe im Unternehmen werden Konfigurationsdaten benötigt, im Vertrieb genauso wie im Einkauf, in der Produktion oder in der Finanzbuchhaltung und im Controlling.

Die Anforderungen an eine effiziente und praxisgerechte Produktkonfiguration lassen sich mit den SAP-Standardwerkzeugen wie dem Variantenkonfigurator (LO-VC), der Configuration Engine (früher SAP IPC) oder der Lösung SAP Configure, Price and Quote (SAP CPQ) jedoch nicht immer zufriedenstellend erfüllen.

Einfache Konfiguration direkt in SAP

Abhilfe schafften hier Anwendungen wie Treorbis Variant. Die modular aufgebaute Variantenlösung ist flexibel, denn sie unterstützt Abap- und Java-basierte Konfigurationsszenarien im SAP-Umfeld.

Fertigungsunternehmen aller Branchen und Größen, die SAP-Software einsetzen, erhalten auf diese Weise durchgängig IT-Unterstützung bei der Produktkonfiguration und können sie damit effizient, schnell, flexibel und in hoher Qualität erledigen.

Als Abap-basiertes Add-on, das zu 100 Prozent auf NetWeaver-Technologie basiert und zertifiziert ist, ist die Lösung komplett und nahtlos in SAP ERP inte­griert und uneingeschränkt releasefähig.

Zudem ist sie für den Betrieb auf der In-memory-Datenbank Hana optimiert. Zugleich kann die Variantenlösung für die Produktkonfiguration in Verbindung mit der Configuration Engine (SAP IPC) in SAP CRM oder mit SAP CPQ in der Hybris Commerce Suite eingesetzt werden und unterstützt so die nachhaltige Optimierung der Prozesse im Vertrieb.

In SAP ERP ist Treorbis Variant eng mit den Prozessen für den Vertrieb, den Einkauf und die Produktionsplanung und -steuerung verwoben. Das gewährleistet eine hohe Prozesssicherheit und die schnelle Abwicklung eines Auftrags von der Erstellung des Angebots bis zur termingerechten Auslieferung des fertigen Produkts.

Die strukturierte Projekt­abwicklung über Netzpläne mit dem SAP-Projektsystem wird gleichfalls unterstützt. Jede einzelne Komponente der Variantenlösung kann mit den SAP-Standardfunktionen im LO-VC kombiniert werden.

Mit tiefgehender Beratungs- und Prozesskompetenz, die auf mehr als 15 Jahren Erfahrung basiert, und einer mehrstufigen Implementierungsmethodik unterstützen die Experten von Treorbis ihre Kunden sehr effizient bei der Einführung des Add-ons und bei der Optimierung der Konfigurationsprozesse. (Welche Erfahrungen der Treorbis-Kunde Denios mit der Variantenlösung gesammelt hat, lesen Sie auf Seite 61.)

Datenpflegeaufwand: minus 60 Prozent

Die Verwaltung und Pflege des SAP-Beziehungswissens im Variantenkonfigurator (LO-VC) ist oft unübersichtlich und erfordert, da es in einer speziellen Syntax erfolgt, zudem Spezialwissen, über das die Mitarbeiter in der zuständigen Fachabteilung, wie etwa Konstruktion, Vertrieb oder Einkauf, nicht verfügen.

Diese Aufgaben werden deshalb gerne an die IT-Abteilung oder an ein Team von Spezialisten übergeben. Oft hakt es dann mit dem Informationsaustausch und der Abstimmung zwischen der Fachabteilung, die die Konfigurations- und Kombinationsmöglichkeiten der Produkte genau kennt, und den Mitarbeitern, die die Regelpflege in SAP durchführen.

Das ist zeitaufwändig und der Kunde wechselt zur Konkurrenz, denn es dauert zu lange, bis ein Angebot vorliegt. Die zeitnahe Erstellung eines technisch geprüften und preislich korrekt kalkulierten Angebots in hoher Qualität ist somit ein wettbewerbsrelevanter Faktor.

Genau hier setzt Treorbis Variant an, denn für die Modellpflege ist kein spezielles Syntaxwissen erforderlich. Der Prozess lässt sich somit vollständig in den Fachbereich zurückverlagern und wird erheblich gestrafft.

Der Aufwand für den Support der Konfiguration kann um bis zu 80 Prozent, der für die Stammdatenpflege um bis zu 60 Prozent gesenkt werden. Auch die Anschaffung des Add-ons amortisiert sich damit sehr schnell.

Möglich ist dies, weil die Merkmale und Merkmalsbewertungen der einzelnen Varianten eines Produkts mit ihren wechselseitigen Beziehungen in sogenannten Entscheidungstabellen zentral hinterlegt werden.

Sie ersetzen das materialabhängige Beziehungswissen durch ein wertneutrales. Dadurch reduziert sich die Anzahl dieser Objekte im SAP-System, die Datenstruktur wird vereinfacht und übersichtlicher.

So kann selbst eine sehr große Zahl von Regelwerken mit geringem Aufwand gepflegt werden, neue Datenmodelle lassen sich zügig aufbauen. Die Entscheidungstabellen ermöglichen den Aufbau von Regelwerken sowohl für die interaktive High-Level- wie auch für eine Low-Level-Konfiguration der Produktstrukturen wie Stücklisten und Arbeitsplänen.

Dank der nutzerfreundlichen Oberfläche der Variantenlösung, die unter anderem Kopier-, Filter- und Sortierfunktionen bereitstellt, kann der Endanwender die Konfigurationsdaten komfortabel und schnell erstellen und bearbeiten.

Leistungsfähige Suchalgorithmen helfen beim Aufspüren und Berichtigen von Fehlern. Auch die Qualität der Daten steigt, denn logische Prüfroutinen unterstützen die Dateneingabe und gleichen die Eingabewerte automatisch mit den SAP-Stammdaten sowie mit Stücklisteninformationen wie Materialnummer oder Stücklistenposition ab.

Zudem gibt es die Möglichkeit, die Tabelleneinträge auf einer Microsoft-Excel-Oberfläche außerhalb von SAP ERP zu bearbeiten. Ein Upload-Programm von Treorbis prüft sie auf ihre Konsistenz und lädt sie in die SAP-Software.

Auch beim Einsatz in Verbindung mit der Configuration Engine oder mit SAP CPQ bleibt der Aufwand für die Datenpflege gering. Die Konfigurationsdaten werden auch hier direkt in den Treorbis-Entscheidungstabellen verwaltet und müssen nicht repliziert werden. Darüber hinaus ermöglicht das Add-on die Anbindung von externen Lösungen, zum Beispiel von Vertriebs-Tools und CAD-Systemen.

Produktionsplanung mit Fertigungspaketen

Da die Variantenlösung die konfigurierbaren Daten eng mit betrieblichen Abläufen verzahnt, erhöhen sich die Flexibilität und die Effizienz von Prozessen wie der Produktionsplanung bei der Eigenfertigung.

Wer auch die Herstellung von Einzelstücken bei optimierten Rüstzeiten durchführen will, muss verschiedene Arbeitsprozesse zu sinnvollen Losgrößen zusammenfassen.

Mit Treorbis Variant lassen sich gleichartige SAP-Fertigungsaufträge, etwa eine identische Oberflächenfarbe oder gleiche Abmessungen bei Produkten, nach frei definierbaren Merkmalsausprägungen auswählen und nach diesen Selektionskriterien in einem prozessorientierten Fertigungspaket bündeln und bearbeiten. Dabei werden der Belegfluss und – gerade bei Änderungen – die Anzahl der Prozessschritte deutlich reduziert.

Die in einem Paket gebündelten Informationen für die Produktion können auf eigenen Fertigungspapieren ausgedruckt oder auf elektronischem Weg an angebundene Maschinen im Shop-Floor übermittelt werden, was eine beleglose Fertigungssteuerung ermöglicht. Die in einem Fertigungspaket gebündelten Aufträge lassen sich flexibel einteilen, freigeben, rückmelden oder nach Bedarf löschen.

Verkaufspreis für jede Variante exakt ermitteln

Andere Module unterstützen den Endanwender bei der Erledigung von Spezialaufgaben. Der Vertrieb kann die Herstellungskosten und den Deckungsbeitrag für jede einzelne Produktvariante weitgehend automatisch und sehr genau kalkulieren und so den Verkaufspreis exakt ermitteln.

Die Vertriebskonditionen für mitunter sehr viele Produktvarianten können anhand frei definierbarer Schlüssel schnell und unkompliziert als Stammdaten angelegt werden.

Mit der Treorbis-Kopfkonfiguration lassen sich Produkte mit identischen Merkmalswerten für einzelne Auftragspositionen direkt auf Auftragskopfebene konfigurieren und der Aufwand für die Anlage von Aufträgen wird deutlich reduziert.

Die Merkmalswerte werden dazu einmalig – und nicht für jede Position – im Auftragskopf eingegeben und von dort direkt an die relevanten Vertriebsbelegpositionen übergeben.

In einem „Cockpit“ kann der Einkauf den kompletten Beschaffungsprozess mit externen Lieferanten schnell und effizient durchführen. Die erforderlichen Daten für konfigurierte Produkte werden hierzu übersichtlich und transparent zusammengeführt und visualisiert – von der Umwandlung der Bestellanforderung bis hin zum Wareneingang und zur Rechnungsprüfung.

Im Cockpit kann der Einkauf zudem individuell festlegen, welche Informationen zu jedem einzelnen konfigurierbaren Einkaufsmaterial angezeigt werden sollen.

Verfügbarkeiten automatisch prüfen

Wird ein Kundenauftrag erfasst, ermöglicht Treorbis Variant zudem die automatisierte und werksübergreifende Verfügbarkeitsprüfung (ATP-Check) aller Materialien und Komponenten, die zur Herstellung oder Konfektion des Endprodukts benötigt werden.

So kann der Vertrieb Liefertermine mit Kunden zuverlässig vereinbaren und zeitnah auf Engpässe reagieren, indem er die Lieferung gegebenenfalls neu terminiert.

Der ATP-Check bezieht unter anderem den Lagerbestand, die Produktionskapazität aller Komponenten in der generierten, mehrstufigen Stücklistenstruktur ein und gleicht diese Daten mit den Bedarfen ab.

Das Ergebnis wird übersichtlich visualisiert, wobei dem Anwender über eine Ampelfunktion der kritische Pfad, das heißt fehlendes Material oder ein sehr niedriger Bestand, angezeigt wird.

In der Detailtiefe analysieren

Das Modul „Treorbis Variant Analytics“ hält umfassende Analysefunktionen zur Auswertung von Konfigurationsdaten bereit und ermöglicht so ein effektives Controlling der Produktvarianten.

Welche Konfigurationskennzahlen analysiert werden sollen, etwa Merkmale oder Bewertungen, legt der Endanwender vorab in SAP ERP fest. Mit dem Analyse-Werkzeug können Vertriebsauswertungen einer Produktvariante dann zuverlässig und detailliert direkt im SAP Business Warehouse (SAP BW) durchgeführt und grafisch ansprechend visualisiert werden – ein echtes Highlight.

Diese Daten werden dann extrahiert und in das Business Warehouse geladen, wo sie in einer speziellen Tabellenstruktur abgelegt und nach verschiedensten Kriterien ausgewertet werden können – nach besonders häufigen, seltenen, rentablen oder kostenintensiven Konfigurationen.

Wurden die Konfigurationsdaten durch neue Merkmale und Varianten ergänzt oder erweitert, werden die Änderungen mithilfe des Analyse-Tools direkt in die Struktur der BW-Tabelle übernommen und somit der Aufwand auf ein Minimum reduziert.

Die Abfragen erfolgen mit dem SAP Business Explorer (SAP BEx) oder den Reporting-Werkzeugen von SAP Busi­nessObjects. Treorbis Variant Analytics kann auch in Verbindung mit einem auf der SAP-Hana-Datenbank installierten SAP-BW-System eingesetzt werden. Damit sind auch Auswertungen von sehr großen Mengen von Konfigurationsdaten im Handumdrehen erledigt.

Formulare und 3-D-Modelle

Neue, praxisorientierte Prozessanforderungen fließen zudem zeitnah in die Add-on-Lösung ein, denn Treorbis hat stets die Hand am Puls des Kunden und ist Mitglied der Configuration Workgroup (CWG) (siehe Textkasten).

Besonders hervorzuheben ist in diesem Zusammenhang die Optimierung formularbasierter Prozesse im Angebotswesen mit einer interaktiven Drucksteuerung auf Basis der SAP-Lösungserweiterung Interactive Forms by Adobe.

Das gibt dem Vertrieb die Möglichkeit, abhängig von den Konfigurationsinformationen auch individuelle Texte sowie Fotos, Grafiken oder Zeichnungen in die Vertriebsbelege einzubinden.

Um Prüfprozesse zu vereinfachen und die Auftragsbearbeitung im Vertriebs­außendienst effizienter zu machen, wird die Produktkonfiguration künftig auch in einem 3-D-Modell dargestellt.

Da das 3-D-Modell und die Konfigurationsdaten im SAP-System über eine bidirektionale Schnittstelle miteinander verknüpft sind, wird jede Änderung der 3-D-Konfiguration sofort in die SAP-Daten übernommen und im Gegenzug jede Änderung in SAP umgehend im 3-D-Modell angezeigt.

Anhand des 3-D-Modells kann der Vertriebsaußendienst auf einem Mobilgerät zusammen mit dem B2B-Kunden das gewünschte Produkt konfigurieren. Auf diese Weise hat der Kunde im geschäftlichen Bereich das gleiche komfortable Einkaufserlebnis wie beim privaten Online-Shopping.

Ist der Auftrag erteilt, werden die Daten automatisch an das SAP-System übermittelt, wo sie umgehend verarbeitet und die Folgeprozesse in Einkauf und Fertigung direkt angestoßen werden.

Dieses Vorgehen beschleunigt die Auftragsbearbeitung, es verkürzt die Lieferzeit, und die Kundenzufriedenheit steigt. Genau darauf kommt es letztendlich an.