Saubere Stammdaten für S/4

Darüber hinaus kann es auch im Greenfield-Ansatz Sinn ergeben, vorab in ECC 6.0 auf den Business-Partner umzustellen. In den Adesso-Projekten zur Business-Partner-Konvertierung und den dazu geführten Gesprächen mit unseren SAP-Kunden tauchen immer wieder zwei zentrale Fragen auf, die zur Einschätzung des Projektumfangs geklärt werden müssen: Wie gut ist die Datenqualität der Debitoren, Kreditoren, Ansprechpartner und Mitarbeiter? Und, sind die Stammdaten gemäß den Anforderungen von SAP S/4 Hana gepflegt?

Data Cleansing

Diese Fragen können ohne vorherige Evaluation der Stammdaten nicht zufriedenstellend beantwortet werden. Die richtigen Antworten auf diese Fragen beeinflussen jedoch den Aufwand der Fachbereiche für die Stammdatenbereinigung (Data Cleansing) und den unterbrechungsfreien Ablauf des Gesamtprojektplans für die -Geschäftspartnerumstellung in ECC.

Ist man am Säubern der Stammdaten, stellt sich des Weiteren die Frage, ob es Dubletten-Probleme in den Stammdaten gibt. Sie können zwar mit Dubletten nach S/4 konvertieren. Der Datenschrott würde so allerdings ins neue System mitgenommen werden. Die Übernahme von Datenschrott in die neue S/4-Welt ist nicht sinnvoll. Das Versprechen von SAP S/4 Hana: Die vollständige Digitalisierung von Geschäftsprozessen gelingt nur mit sauberen Stammdaten. Für uns bei Adesso liegt die Lösung für dieses Problem auf der Hand: Die Stammdaten müssen vor der Umstellung auf ein entsprechendes Qualitätsniveau gehoben werden. Mit dieser Erkenntnis entwickelten wir das Stammdaten-Evaluierung Tool, CVI Q-Check-Tool (CVI, Customer Vendor Integration), welches in unseren Projekten erfolgreich zur Anwendung kommt und in unser Vorgehensmodell Active Transformation zur Business-Partner-Umstellung voll integriert ist. Das CVI Q-Check-Tool unterstützt auf drei Ebenen: Identifikation von nicht S/4-konformen Stammdaten-Feldern; Dubletten-Prüfung (scharf und unscharf sowie auf Wunsch mit unterschiedlichen phonetischen Suchmethoden); und Auswertung des Verwendungsnachweises.

Das Tool wird via Transportauftrag in das ECC-System des Kunden übertragen und liefert einfach zu verwendende Excel–Arbeitslisten aus, welche checklistengleich in den Fachbereichen bearbeitet und in ECC 6.0 bereinigt (Data Cleansing) werden können. Ein weiterer Vorteil ist, dass keine Hinweise in das ECC-System eingespielt werden müssen, wie es bei den Standardwerkzeugen von SAP der Fall ist.

In manchen Projekten wurden auch weitere Themen wie eigene Nummernkreise etc. durch das CVI Q-Check-Tool aufgedeckt, die vor Jahren einmal Einzug in das ERP-System fanden, aber nie wirklich zur Verwendung kamen oder in Zukunft nicht mehr genutzt werden sollen.

Das CVI Q-Check-Tool baut auf einem mächtigen Framework (Q-Check) auf. Über die in CVI Q-Check enthaltenen Analysemethoden hinaus können wei-tere Methoden, zum Beispiel zur Dubletten-Prüfung im Materialstamm oder anderen Stammdatenobjekten, implementiert und genutzt werden.

Weiterhin können Methoden des Q-Check-Frameworks in operative Prozesse oder Workflows eingebunden werden, um zum Beispiel bei der Anlage von Stammdaten ihre Regeln zu prüfen und den Anwender vor der Anlage unsauberer Stammdaten zu schützen. Damit werden die Stammdaten nachhaltig sauber gehalten.

Business Partner Conversion

Unser Vorgehensmodell zur Business-Partner-Umstellung integriert die Evaluation der Stammdaten gleich in die erste Phase unseres Vorgehensmodells „Projektvorbereitung und Analyse“. Basierend auf den Erkenntnissen kann das Business-Partner-Umstellungsprojekt ohne weitere Risiken geplant und die Auslastung der Fach-bereiche für die Datensäuberung frühzeitig bestimmt werden. Nachdem die Fachbereiche die Bereinigung der Stammdaten abgeschlossen haben, findet die Business-Partner-Umstellung entsprechend dem Adesso-Vorgehensmodell mit den weiteren Projektphasen seine Fortsetzung. 

Das Vorgehensmodell, welches alle Aktivitäten zur Business-Partner-Umstellung beinhaltet, bietet den Vorteil, dass zu Beginn gemeinsam mit dem Kunden auf dem Level der durchzuführenden Aktivitäten abgestimmt werden kann, wer für welche Aktivitäten verantwortlich ist und diese durchführt. Somit kann sich der Kunde in die Umstellung einbringen und erhält maximale Transparenz über die durchzuführenden Aktivitäten. 

Ist ein Data Cleansing der relevanten Stammdaten beabsichtigt, steigert sich mit dem Einsatz des CVI Q-Check-Tools die Projekteffizienz und Transparenz für den Kunden erheblich. Damit ist sichergestellt, dass mit sauberen Stammdaten die Digitalisierung der Geschäftsprozesse erfolgreich durchgeführt werden kann.

Die Kombination des Adesso-Active-Transformation-Vorgehensmodells für die Business-Partner-Umstellung und des CVI Q-Check-Tools liefert alle Inhalte, um mit sauberen Stammdaten und den notwen-digen Aktivitäten ein ECC-System für die S/4-Umstellung optimal vorzubereiten.

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