Schöne, bunte S/4-Migration

Eine Migration auf S/4 Hana ist mittelfristig für alle SAP-Kunden notwendig, da SAP die Wartung für die bisher eingesetzte Lösung am 31. Dezember 2025 beendet. Viele Unternehmen haben die Migration bereits begonnen oder stecken in den Vorbereitungen.

Eines haben all diese Unternehmen gemeinsam: Sie sprechen über eine „Farb“-Methode. Doch obwohl sie über dieselbe „Farbe“ reden, sind die Inhalte für jedes Unternehmen unterschiedlich. Ein Greenfield-Ansatz bei Firma A ist nicht zwingend identisch mit einem Greenfield-Ansatz bei Unternehmen B.

Konfektion passt oft nicht

Hinzu kommt, dass sich nur wenige Unternehmen in den SAP-Szenarien wiederfinden, dafür sind die Anforderungen und auch die Systeme zu individuell. Das belegen folgende Fakten, die aus einer gemeinsamen Befragung von Datavard und West Trax stammen.

Befragt wurden über 2000 Bestandskunden: Mehr als 47 Prozent der Anwendungen in SAP-Systemen sind Eigen­entwicklungen. 70 Prozent der Eigenentwicklungen werden nicht genutzt oder sind veraltet. 30 Prozent der Eigenentwicklungen könnten durch Standard ersetzt werden. 75 Prozent der Daten haben Qualitätsdefizite oder sind ungenutzt. 60 Prozent des vorhandenen Customizing werden nicht mehr aktiv genutzt.

Das bedeutet: Über 90 Prozent der etablierten Geschäftsprozesse sind nicht transparent für Entscheider, Projektleiter, Projektmitarbeiter und Partner. Anstehende Entscheidungen werden aus einem reinen Bauchgefühl getroffen und mögliche Vereinfachungen nicht beachtet. (Quelle: West Trax Benchmark und Datavard Datenbank: 2000+ Benchmark Analysen in 15 Branchen)

Systemanalyse hilft, Projektumfang festzulegen

Empfehlenswert ist es daher, im Vorfeld eine technische Analyse vorzunehmen und den Projektumfang zu definieren, bevor die Entscheidung für einen Ansatz fällt. Dabei geht es einzig und allein um die Festlegung des Projektumfangs. Hierbei helfen fünf Leitfragen:

1. In welchem Umfang ist ein Prozess-Reengineering zu S/4 Hana gewünscht? Auf dem Weg zu S/4 sind einige Prozessanpassungen nötig, wie die Einführung des Material Ledger für die Materialbewertung, die Einführung der Business Partner und der neuen Anlagenbuchführung.

Diese Anpassungen sind technisch orientiert, da sie aufgrund der neuen S/4-Architektur erforderlich sind. Solange keine Geschäftsprozesse geändert werden müssen, sprechen wir von einem technisch motivierten Projekt, das einem Upgrade gleichkommt. In der Regel startet dies mit einer Lean-Systemkopie, welche Repository und Customizing ohne Stamm- und Bewegungsdaten kopiert.

2. Möchten Sie alle oder nur einen Teil Ihrer Daten migrieren? Basierend auf unserer Datenqualitätsanalyse empfehlen wir, nur die aktiv genutzten Daten über eine selektive Migration nach S/4 Hana zu migrieren. Die zurückgelassenen Daten können dann mit einem Stilllegungsverfahren (data decommissioning) für zukünftige Audits vorgehalten werden.

3. Möchten Sie Ihr System zukünftig „on cloud“ oder „on premise“ betreiben? Ein Umstieg auf S/4 Hana wirft einige Fragen auf: Wer managt zukünftig die Hardware und kümmert sich um den Betrieb der Software? Welche Softwareversion soll genutzt werden – on premise oder cloud? Das ist abhängig von der gewünschten Flexibilität.

4. Planen Sie eine Systemlandschaftsoptimierung im Rahmen der Umstellung? Wenn lediglich ein produktives SAP-System genutzt wird, ist dieses Thema nicht von Relevanz.

Jedoch sollten mindestens zwei SAP-Systeme produktiv genutzt werden und wenn eine Zusammenführung beider Systeme kostentechnisch und businessseitig sinnvoll ist, schlagen wir vor, diese Frage im Detail zu beantworten.

5. Wie haben Sie Ihre Rollout-Strategie geplant? Die Rollout-Strategie ist abhängig davon, wie das Unternehmen und die IT aufgestellt sind. Möglich sind auch Mini-­Go-lives mit nur einer oder maximal drei Geschäftseinheiten gleichzeitig.

Faktenbasiert entscheiden

Unserer Erfahrung nach werden über 70 Prozent der SAP-ERP-Bestandskunden eine der Fragen so beantworten, dass ein System-Upgrade (System Conversion) für sie keine Lösung ist.

SAP-Kunden sind daher gut beraten, einen gründlichen Systemcheck durchzuführen und die Migration darauf aufbauend zu planen. Eine solche Datenbasis erlaubt eine faktenbasierte Entscheidung und maßgeschneiderte Lösungen.

Dabei sollten die Themen Datenbereinigung, Qualitätssteigerung der Daten, Aufbewahrung inaktiver Daten und Systemlandschaftsoptimierung als wesentliches Leistungspaket berücksichtigt werden.

Durch einen selektiven Umzug von lediglich relevanten Daten melden Kunden Einsparungen in Höhe von bis zu 60 Prozent der Projektkosten durch den Verzicht auf vorgelagerte Archivierungsprojekte oder Near-­Zero-Downtime-Lösungen, aber auch in der Hardwareausstattung durch geringere Datenbankgrößen.