SOS-Kinderdorf Österreich automatisiert den Eingangsrechnungslauf in SAP

Insbesondere wenn Prozesse im Rechnungswesen noch händisch, zum Beispiel mit Papier und Stempel, gelöst werden, kann durch die Digitalisierung und Auto-matisierung ein deutlicher Mehrwert erreicht werden. Vor der Herausforderung, Eingangsrechnungen dezentral für die digitale Weiterverarbeitung in SAP bestmöglich vorzubereiten, stand auch die Non–Profit-Organisation SOS-Kinderdorf Österreich. Das Unternehmen mit rund 1900 Mitarbeitenden betreut aktuell etwa 1800 Kinder längerfristig sowie 2500 Kinder, Jugendliche und deren Familien präventiv und begleitend mit ambulanten Angeboten.

Um den Eingangsrechnungslauf zu digitalisieren beziehungsweise zu automatisieren, wurde gemeinsam mit Finmatics und KPMG ein neuer Prozess geschaffen, wie Eingangsrechnungen zukünftig an verschiedenen Standorten effizient und digital geprüft, freigegeben und weitergegeben werden können. Aufgrund der Finmatics–App konnte so eine Zeitersparnis von bis zu
70 Prozent in der Freigabe erreicht werden und die Belege treffen nun digital bei der Finanzbuchhaltung in Innsbruck zur weiteren Verarbeitung in SAP ein. Bei SOS-Kinderdorf Österreich wurden die Eingangsrechnungen bisher in den verschiedenen Standorten erfasst und entsprechend dem internen Kontrollsystem physisch gezeichnet. Nach postalischer Übermittlung an die Finanzbuchhaltung in Innsbruck wurden sie in SAP verbucht. Gerade die dezentrale Verarbeitung der Papierdokumente war überaus komplex und mühsam für alle Beteiligten.

Workflow und Richtlinien

Mit der neuen Anwendung können jetzt Kostenstellen digital eingetragen, der Freigabeworkflow nach IKS-Richtlinien einfach und mobil abgewickelt und Dokumente vollständig digitalisiert an die Finanzbuchhaltung übermittelt werden. Um einen reibungslosen Prozess zwischen der neuen App und SAP zu gewährleisten, wurde mit einem Add-on eine effiziente Lösung für den Datenaustausch geschaffen. Es wurde ein standardisiertes SAP-Add-on entwickelt, das eine nahtlose Integration in das SAP-ERP/ECC-System ermöglicht. Durch die Verwendung einer Rest-API über eine RFC-Verbindung kann direkt aus SAP auf die App zugegriffen werden, ohne zusätzliche Middleware wie NetWeaver PI/PO. Das Add-on wird in einem eigenen Namensraum bereitgestellt und kann daher pro-blemlos in jeder ECC-Installation verwendet werden.

Das Add-on bietet eine breite Palette von Funktionen. Dazu gehört der Import von Belegdaten und Belegbildern. Die Belege können entweder als FI-Beleg (ohne Bestellbezug) oder als Logistik-Rechnungsprüfungsbeleg (mit Bestellbezug) verbuchen. Darüber hinaus ermöglicht das Add-on die Ablage von Belegbildern als PDF über SAP-ArchiveLink und verknüpft sie mit dem gebuchten Beleg.

Eine weitere nützliche Funktion ist die Synchronisation von Stammdaten wie Kreditoren zwischen SAP und Finmatics. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten in beiden Systemen konsistent und auf dem neuesten Stand sind. Schließlich ermöglicht das Add-on die Übertragung von Bestelldaten, um den Abgleich bei -bestellbezogenen Eingangsrechnungen zu erleichtern. 

Durch umfangreiche Customizing-Einstellungen können wichtige Buchungsparameter wie Belegart, Buchungsschlüssel usw. einfach konfiguriert werden. Darüber hinaus wurden Erweiterungsmöglichkeiten berücksichtigt, die in Form von BADIs individuell implementiert werden können, um Einfluss auf Buchungslogiken und die Stammdatensynchronisation zu nehmen.

App und Add-on

Aufgrund der erfolgreichen Implementierung und Gewährleistung eines effizienten Datenaustauschs durch das Add-on konnte nun der Eingangsrechnungslauf bei SOS-Kinderdorf Österreich digitalisiert und optimiert werden. Um einen durchgängig digitalen Rechnungslauf zu ermöglichen, musste bereits beim Eingang der Dokumente angesetzt werden. Die Eingangsrechnungen werden flexibel nach Bedarf als PDF hochgeladen, per App abfotografiert oder von Lieferanten via E-Mail übergeben. Beim E-Mail-Eingang werden die Rechnungen dafür von Lieferanten an eine eigens erstellte Mail-Adresse übermittelt und gelangen dann direkt in den automatisierten Workflow zur Prüfung und Ergänzung (Kostenstellen). In einem mehrstufigen Prozess werden die Rechnungen geprüft, genehmigt und schließlich per Schnittstelle an SAP übergeben. Sobald die Rechnungen digital vorliegen, werden diese in den nächsten Schritten im mehrstufigen Prozess am jeweiligen Standort von den zuständigen Personen geprüft, Kostenstellen werden ergänzt und anschließend zur Zahlung freigegeben. Nachdem alle Freigabeschritte erfolgt sind, werden Belege automatisch an die Finanzbuchhaltung übermittelt, wo sie in SAP in digitaler Form aufliegen. Dabei werden gleichzeitig Belegbilder nach SAP übermittelt und revisionssicher archiviert. Für die automatisierten Zahlläufe in SAP werden die Zahlungskonditionen laut Kreditorenstamm berücksichtigt. Insgesamt konnte SOS-Kinderdorf Österreich ihren Eingangsrechnungslauf deutlich beschleunigen und durch die vollständig digitale Abwicklung sowohl sicherer, transparenter und zukunftssicher gestalten. Vor allem durch die Freigabe mit einer eigenen App und der KI-basierten Prüfung und Auslese von Rechnungsmerkmalen konnte für alle Beteiligten ein Mehrwert geschaffen werden.