Technology Intelligence und SAP-Lizenzen

Aber hinter dem englischen Begriff Technology Intelligence verbirgt sich ein Trend, den SAP-Verantwortliche im Blick haben sollten. Konkret auf einen SAP-Bestandskunden angewendet bedeutet diese Aktivität nicht nur, absehbare Technologietrends im Markt für Enterprise- Software zu bewerten und die Planung daran auszurichten, sondern auch konsequent aktuell verfügbare Technologien zu nutzen, um den eigenen IT-Betrieb zu optimieren.

Wie beim sprichwörtlichen Schuster, der selbst die schlechtesten Schuhe trägt, nutzen IT-Abteilungen leider allzu oft nicht die am Markt verfügbaren IT-Tools, um ihre Ziele zu erreichen. In einem typischen SAP-Betrieb machen oftmals weder die Hardware- noch die Personalkosten den größten finanziellen Einzelposten aus – es sind die SAP Lizenzkosten. Dieser Trend wird sich sogar noch verstärken, denn es werden immer mehr Funktionen in die Cloud verlagert.

Heute existiert jedoch überwiegend noch eine Vielzahl von On-premises-SAP-Systemen. Und die Lizenzkosten setzen sich bei SAP zusammen aus den Kosten für Named User und Engines (offiziell auch Packages genannt) plus den Kosten der indirekten Nutzung der SAP-Systeme. Der Einsatz eines geeigneten Tools kann sich hier schnell bezahlt machen.

SAP-Verantwortliche sollten sich regelmäßig die Frage stellen, ob sich in ihrem System nicht „tote“ User-Accounts verbergen, die Lizenzkosten verursachen, aber nicht (mehr) genutzt werden. Die Erfahrung zeigt leider, dass es trotz scheinbar vollständig implementierter und dokumentierter interner Prozesse nicht gelungen ist, diese User zu eliminieren. Auch eine falsche Klassifizierung eines Users ist leider keine Seltenheit.

Der enorme Preisunterschied zwischen den Lizenztypen und die komplizierte Ermittlung der tatsächlichen Nutzung des Systems durch einen User bergen einerseits erhebliches Potenzial für Einsparungen – andererseits ein hohes Risiko wegen Nichteinhaltung der Lizenzbedingungen. Auch bei der jährlichen SAP-Systemvermessung schlummern Potenziale, die vorhandenen Ressourcen effektiver zu nutzen und Hektik sowie daraus resultierende schlechte Ergebnisse zu vermeiden.

Dies schützt auch vor bösen Überraschungen bezüglich der indirekten Nutzung, denn mit Digital Access wird SAP irgendwann jeden Kunden hierzu befragen. Tools unterstützen auch bei der Planung einer S/4-Hana-Migration, indem sie Informationen zur Nutzung gegenwärtiger SAP-Komponenten und Lizenzen liefern.

Aber nicht nur der einmalige, auch der langfristige Einsatz eines solchen Tools ist sinnvoll. Neben der erheblichen Zeitersparnis bei der Vorbereitung und Durchführung der Systemvermessung wird es ohne ein kontinuierliches Monitoring und Gegensteuern mithilfe eines spezialisierten Tools zu einer raschen Verschlechterung des Zustands kommen: SAP-Benutzer scheiden aus, neue werden eingestellt und bestehende wechseln Aufgaben und Tätigkeiten. SAP-Funktionalitäten kommen hinzu oder werden außer Dienst gestellt, Unternehmensteile werden verkauft, stillgelegt oder hinzugekauft.

Ohne konstante Überwachung kommt es damit zu einem schleichenden Kontrollverlust und unbekannten Risiken bei der nächsten Begegnung mit der SAP-Auditabteilung. Es ist ein bisschen wie im Hafen der Heimatstadt Hamburg des Autors: Wird dieser nicht regelmäßig ausgebaggert, kommt es zur Verschlickung – und der Hafen müsste seinen Betrieb irgendwann einstellen.

Oft hört man das Argument, SAP stelle bereits die Vermessungsprogramme LAW und USMM zur Verfügung. Warum solle man da noch zusätzliche Tools einsetzen? Dieses Argument kann man leicht entkräften, wenn man sich detailliert die Fähigkeiten der Software anschaut. Die SAP-Vermessungsprogramme bieten schlichtweg nicht die notwendige Tiefe der Analyse und die Automatisierungsmöglichkeiten, die ein guter Technology-Intelligence-Ansatz und ein Software-Asset-Management-Tool bieten.

USMM und LAW können nur die Frage nach dem Ist-Zustand beantworten. Aber nur sehr begrenzt, ob dies auch der richtige Zustand ist. Und nicht das „Warum?“ und nicht das „Wie komme ich zum richtigen und optimalen Zustand?“. Der Kürze halber konnte hier auch nur ein Bruchteil der Fähigkeiten eines guten Tools angerissen werden.

Ein solches kann zum Beispiel auch helfen, die SAP-Verträge zu managen, Compliance-Analysen zu erstellen, Kostenverrechnungen durchzuführen, automatisch zu warnen, wenn bestimmte Lizenzbestände überschritten sind, und vieles mehr. Dies alles geht dann weit darüber hinaus, was die SAP-Vermessungsprogramme ermöglichen. Es ist jedoch sehr wichtig, die SAP-Umgebung nicht nur zu monitoren, sondern diese auch gut verwalten zu können, insbesondere im Hinblick auf die Komplexität der SAP-Lizenzstruktur.