Verträge sichten, Ressourcen sichern!

Alarmstimmung in der Wirtschaft: Nach einer Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) klagen 83 Prozent der Unternehmen hierzulande über Nachschubprobleme und Preisanstiege bei Rohstoffen und Vorprodukten. Viele Betriebe haben ihre Fertigung bereits gedrosselt oder sogar ganz gestoppt, der erhoffte Konjunkturaufschwung nach Corona scheint ausgebremst.

Das Problem stockender Lieferketten, fehlender Materialien und steigender Einkaufspreise wird die weltweite Wirtschaft noch eine Weile beschäftigen. Die Unternehmen sollten daher schleunigst handeln und ihre strategischen und operativen Beschaffungsprozesse auf die verschärften Anforderungen einstellen. Als kurzfristige Maßnahme empfiehlt sich der Aufbau einer strategischen Taskforce, der Vertreter aus Einkauf, IT, Logistik, Supply Chain und Rechtsabteilung angehören. Im Fokus der Anstrengungen sollte der Aufbau einer integrierten Systemlandschaft aus SAP Ariba, dem Ariba Network und innovativen Drittanbieter-Tools stehen. Diese Werkzeuge bieten den Unternehmen mehrere wirksame Ansätze, um den drohenden Lieferrisiken entgegenzusteuern und damit profitabel und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Transparenz ist alles. Dies gilt gerade für Betriebe, die von verschiedenen Lieferanten eine große Bandbreite an Materialien oder Dienstleistungen beziehen. Zeichnen sich bestimmte Lieferengpässe oder Preis-steigerungen ab, ist es hilfreich, schnell und gezielt die relevanten Zulieferer und Liefervereinbarungen zu identifizieren. 

Mit dem Lieferanten- und Vertragsmanagement von Ariba stehen die benötigten Informationen zeitnah zur Verfügung. Da Ariba nahtlos in die unternehmensweiten SAP-ECC- und Supply-Chain-Planungsanwendungen integriert ist, lässt sich zudem auf Knopfdruck analysieren, welche Auswirkungen die zu erwartenden Nachschubprobleme auf die Lieferkette haben können. Das versetzt ein einkaufendes Unternehmen rasch in die Lage, wirksame Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Mengen und Preise absichern

Eine davon ist die proaktive Ansprache der betroffenen Zulieferer mit dem Ziel, die vereinbarten Liefermengen und Lieferpreise abzusichern. Die in Ariba gespeicherten Lieferanten- und Vertragsdaten bieten die Grundlage für gezielte Verhandlungen, um bestehende Vereinbarungen anzupassen oder gemeinsam nach neuen Lösungen zu suchen. Durch die digitale Anbindung der Zulieferer können beide Seiten medienbruchfrei mitei-nander kommunizieren. 

Für die verbleibenden Lieferprobleme empfiehlt es sich, dass die Unternehmen die verfügbaren Rohstoffe und Vorprodukte ausgewählten eigenen Produktionseinheiten zuteilen, Stichwort: Allokation. Wer dabei jeweils den Zuschlag bekommt, sollte sich nach rein geschäftlichen Kriterien richten, zum Beispiel bestehenden Kundenverträgen oder zu erzielenden Margen.

Um der wachsenden Volatilität im Einkaufsmarkt generell zu begegnen, bietet sich der Aufbau alternativer Bezugsquellen an. Auch dafür sind Ariba-Anwender gut aufgestellt. Als Teil des neuen SAP Business Networks stellt Ariba den Unternehmen ein einheitliches B2B-Portal zur Verfügung. Sie können damit unter Millionen weltweiten Lieferanten neue Partner finden, sich mit ihnen nahtlos vernetzen und schnell und unkompliziert Aufträge abwickeln.  

Wer gezielt nach geeigneten Zulieferern suchen möchte, sollte seine SAP-Procurement-Plattform um spezielle Drittanbieter-Tools erweitern. So werden im Markt KI-basierte  Softwarelösungen angeboten, die Millionen im Netz verfügbare Lieferantenprofile und Milliarden Datensätze durchforsten. Dabei wird nicht nur die Recherche nach den passenden Lieferanten unterstützt, sondern auch deren Vertrauenswürdigkeit überprüft. Unternehmen erhalten fundierte Marktinformationen, um strategischer einkaufen zu können. 

Weitere nützliche SAP-Add-ons finden Einkaufsorganisationen innerhalb des SAP.iO-Innovationsprogramms. Mit diesem Fonds unterstützt SAP weltweit interne und externe Start-ups bei der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen, die das SAP-Ökosystem vergrößern und vielfältiger gestalten. Ein Beispiel ist das Ausschreibungstool Archlet, mit dem Angebote von Lieferanten eingeholt und validiert sowie Preise ausgehandelt werden können. 

IT-Integration

Der Einsatz einer SAP-basierten Procurement-Plattform verschafft Einkaufsorganisationen die notwendige Agilität, um der Lieferkrise zu begegnen, ist jedoch mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. So stehen die IT-Abteilungen vor der Mammutaufgabe, die neuen Tools in die vor-handenen IT-Systemlandschaften, SAP-Einkaufsprozesse und -lösungen zu integrieren. Darüber hinaus müssen die Innovationen mit einem Change-Management-Ansatz im Unternehmen etabliert und nachhaltig betreut werden.

Die Einkäufer wiederum haben die Qual der Wahl, unter der Vielzahl innovativer Lösungen und Add-ons im Ariba-Umfeld genau diejenigen zu identifizieren, die für ihr Unternehmen geeignet sind. Damit Unternehmen diese äußerst komplexen Aufgaben meistern können, sollten sie einen erfahrenen SAP- und Ariba-Beratungspartner holen. Denn nur Spezialisten sind in der Lage, aus der Fülle neuer Ideen gezielt genau diejenigen Werkzeuge herauszufiltern, die die individuellen Einkaufsanforderungen eines Unternehmens unterstützen.

Ebenso kann der Beratungspartner für eine nahtlose Einbindung der neuen Lösungen in die Ariba-Plattform sorgen und damit Anwendung und Betrieb spürbar erleichtern. Den Nutzern steht eine SAP-basierte Einkaufslösung „aus einem Guss“ zur Verfügung, anstatt zeitraubend zwischen den einzelnen Programmen wechseln zu müssen. Zudem steht ihnen im alltäglichen IT-Betrieb ein leistungsstarker technischer Support zur Seite, der sie bei Fragen, Problemen und Störfällen unterstützt.

Neben einer kurzfristigen Taskforce sollte langfristig die Verbindung zwischen Einkauf und IT in der Organisation sichergestellt werden, und zwar in Form eines Procurement-Excellence-Teams. Diese Idee ist nicht neu, aber in der Lieferkrise aktueller denn je, um die richtigen Maßnahmen abzuleiten und die Einkaufsprozesse nachhaltig robuster zu gestalten.

Das Procurement-Excellence-Team sollte Einkaufs- und IT-Kompetenzen bündeln. Seine zentrale Aufgabe ist es, die integrierte Systemlandschaft aus Ariba und den ausgewählten Speziallösungen ständig auf Optimierungsmöglichkeiten für die strategischen und operativen Beschaffungsprozesse zu überprüfen. Daher sollten die Teammitglieder von Natur aus neugierig und technischen Innovationen gegenüber aufgeschlossen sein. Denn nur durch ständige Weiterentwicklung kann die Ariba-Plattform ihr vollständiges Potenzial entfalten, das in einer Kongruenz von realer Geschäftswelt und internen Einkaufsprozessen liegt.

Digitalisierung als Daueraufgabe

Da der Einkauf eine Schlüsselrolle für den Geschäftserfolg spielt, sollte seine Digitalisierung als fortwährende Aufgabe verstanden werden. Das heißt konkret: Auch wenn die aktuellen Nachschubprobleme zu einer Verschiebung der Prioritäten führen können, sollten die Einkaufsorganisationen dieses Thema nicht weiter aufschieben. So sind die Verantwortlichen gut beraten, aus den gegenwärtigen „Stresstests“ die richtigen Lehren zu ziehen und die digitale Transformation der Beschaffungsprozesse in geeigneten Initiativen voranzutreiben.