Workforce Management: Mit Sicherheit in die Cloud

Laut Lünendonk-Studie „Fit für die digitale Transformation“ ist ein schlagendes Kriterium pro Cloud die Tatsache, dass On-premises-Systeme viele neue Technologien, zum Beispiel KI oder Big Data Analytics, gar nicht unterstützen.

Aktuell setzen zwar noch viele der befragten Mittelständler vor allem für geschäftskritische Anwendungen auf die Private Cloud – aber auch die Public Cloud hat starken Aufwind. Fakt ist, auch das Human Resources Management kommt um die Cloud nicht mehr herum.

Die gute Nachricht ist, dass inzwischen jede Unternehmenssoftware in einer anderen Public oder Private Cloud laufen kann. Das gilt auch für Workforce-Management-Lösungen, die Zeiterfassung, Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung kombinieren.

Der Begriff für diesen bunten Mix an verschiedenen Cloud-Lösungen und Anbietern ist die Multi-Cloud. Die Voraussetzung ist allerdings, dass die Integration dieser Systeme einfach und nach gängigen Standards möglich ist.

Das ist ein äußerst komplexer Prozess, der viele Unternehmen abschreckt. Bei einer Workforce-Management-Software sollte auf jeden Fall die reibungslose Anbindung an cloudbasierte HCM-Systeme wie SAP SuccessFactors Employee Central oder bestehende ERP-, Lohn- und Zeitwirtschaftssysteme gesichert sein.

Denn nur dann lassen sich die Plattformen effizient und ohne Produktivitätsverlust zusammenführen. Cloudbasiertes Workforce Management muss aber nicht nur über Standardschnittstellen verfügen, die Software muss auch den immer strengeren Anforderungen an die Compliance gerecht werden.

Mit neuen Arbeitszeitgesetzen sowie dem EuGH-Urteil zur systematischen Arbeitszeiterfassung stellt der Gesetzgeber den Schutz des Arbeitnehmers an erste Stelle. Auch Tarifänderungen, zum Beispiel bei der IG Metall, und die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) im Gesundheitswesen sollen die Work-Life-Balance und damit auch die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter verbessern bzw. erhalten. Die hohe Komplexität, die durch eine flexible und mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung entsteht, ist ohne digitale Hilfsmittel ganz einfach nicht mehr zu bewältigen.

Im Workforce Management werden vor allem Mitarbeiterstammdaten, zeitwirtschaftliche Informationen wie An- und Abwesenheiten sowie Daten aus der Personaleinsatzplanung und dem Zutrittsmanagement gespeichert und archiviert.

Obwohl seriöse Cloud-Anbieter umfassende Maßnahmen für die Sicherheit von Daten und Kommunikation treffen, bleibt laut der Mindsquare-Studie „Softwaretrends im Personalwesen“ die Autorisierung oft eine Schwachstelle.

Umso mehr steht es im Verantwortungsbereich des Anbieters, den nicht autorisierten Zugriff zum Beispiel durch eine differenzierte Berechtigungssteuerung oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu verhindern. Compliance lässt sich auch durch hochgradig individualisierbare Konfiguration sowie parametrierbare Dialoge und Ansichten sicherstellen. Verschiedene Reporting-Formate, ein umfassendes Änderungsprotokoll sowie direkte Löschbefehle sichern außerdem die Betroffenenrechte, die in Artikel 13 bis 21 DSGVO normiert sind.

Software as a Service und darauf aufbauende Managed Services rücken immer mehr in den Fokus von Unternehmen. So können sie Komplexität und Kosten reduzieren und sich stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Ein Fünftel der von Lünendonk befragten Unternehmen setzt bereits auf eine Cloud-first-Strategie, ein Viertel plant sie.

Personalstammdaten und Informationen rund um die Arbeitszeit sind jedoch äußerst sensibel. Gerade im Personalbereich ist es deshalb von Vorteil, wenn Software und Hosting aus einer Hand kommen. Der gewählte Anbieter sollte in jedem Fall mit einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum zusammenarbeiten. Erfüllt die Software alle Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz, Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit, steht auch dem Fachbereich Human Resources der Weg in die Cloud offen.