Zentrale Rechnungsverarbeitung mit Multi-SAP-Anbindung

Hintergrund

Engel & Völkers, eines der bekanntesten Dienstleistungsunternehmen zur Vermittlung von Immobilien im Premium-Segment, bearbeitet monatlich rund 1200 Rechnungen aus mehreren Ländern und verschiedenen Standorten in einem zentralen Shared Service Center (SSC) in Hamburg. Gebucht werden die Rechnungen in zwei ERP-Systemen: Während die größeren Standorte SAP R3 verwenden, kommt in kleineren Standorten SAP Business One zum Einsatz. In der Vergangenheit erwiesen sich dabei die manuelle Erfassung der Papier- und E-Mail-Rechnungen sowie der beleghafte Freigabeprozess als zeitaufwändig und wenig transparent. Engel & Völkers begann die Suche nach einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung (AP): Die Anwendung sollte nicht nur den standortübergreifenden Genehmigungsworkflow vereinfachen, sondern ebenso in beide ERP-Systeme integrierbar sein.

Lösung

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer Lösung war ein individuell zu gestaltender Workflow, um die Rechnungsfreigaben aus der Anwendung heraus für beide SAP-Systeme anzustoßen, je nach Buchungskreis und ERP-Zugehörigkeit. Die cloudbasierte Accounts Payable Lösung von Esker erfüllte die Anforderungen von Engel & Völkers und konnte nach dreimonatiger Implementierung in den Praxisbetrieb übergehen.

Dank der Multi-ERP-Fähigkeit der Esker-Applikation lassen sich die ERP-Systeme, die beide aus dem Hause SAP stammen, aber technologisch komplett unterschiedlich aufgebaut sind, unter einer Oberfläche zentral verwalten. Eingehende Lieferantenrechnungen werden nun automatisch zur Verarbeitung und Genehmigung an die Esker-Plattform übertragen. Dort wird die Zuordnung zu Buchungskreisen und ERP vorgenommen. Wesentliche Rechnungsinformationen werden ausgelesen und, wo möglich, mit automatischen, logikbasierten Vorkontierungen versehen. Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Freigabe über einen E-Mail-gestützten Workflow, der individuell anpassbar ist, mehrere Stufen berücksichtigt und sich nach Rechnungshöhe und Buchungskreis richtet. Zudem wird die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips sichergestellt, sodass fachlicher und finanzieller Freigeber immer unterschiedliche Personen sein müssen.

Sobald die Rechnungen den Freigabeprozess durchlaufen haben, übergibt die Esker-Anwendung die Daten je nach Buchungskreis an das entsprechende SAP- System, wo der Rechnungsdatensatz automatisiert gebucht wird. Die jeweilige SAP-R3- bzw. SAP-B1-Rechnungsnummer wird an die Esker-Anwendung zurückgegeben und mit dem Rechnungsvorgang und der Rechnung im revisionssicheren Archivmodul für elf Jahre archiviert.

Vorteile und Highlights

Die Implementierung der Esker Accounts Payable Anwendung bringt für Engel & Völkers eine Reihe von Vorteilen mit sich, darunter:

• Erhöhte Effizienz durch deutliche Reduzierung der manuellen Dateneingabe, verbesserte Transparenz durch Nachverfolgbarkeit von Rechnungen und Bearbeitungsständen.
• Schnelle und nachvollziehbare Freigabe durch Workflows außerhalb der SAP- Systeme. Die E-Mail-gestützte Freigabe lässt sich zentral aufgrund eines hinterlegten Berechtigungsschemas starten; die Freigabe erfolgt dezentral in den jeweiligen Standorten.
• Einfache Rechnungsrecherche: Rechnungen lassen sich nicht nur anhand verschiedener Suchkriterien im Esker- Archiv finden, auch in den SAP-Systemen wird in der jeweils gebuchten Rechnung ein Link auf den Beleg im Esker-Archiv erzeugt.
• Individuell anpassbare Freigabe-Workflows, abgestimmt auf interne Regeln.

Die Esker Accounts Payable Lösung

Die Esker Accounts Payable Lösung für die Kreditorenbuchhaltung ermöglicht papierfreie Prozesse und bietet eine intelligente Erfassung, Touchless-Funktionen und einen elektronischen Workflow auf der Basis künstlicher Intelligenz.

Die cloudbasierte Lösung von Esker automatisiert jede Phase der Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung – vom Empfang des Originaldokuments bis zur Erstellung eines Buchhaltungseintrags im SAP-System –, indem sie manuelle Vorgänge vereinfacht und den Mitarbeitern dabei hilft, effizienter zu arbeiten.

Über Engel & Völkers

Engel & Völkers ist ein weltweit führendes Dienstleistungsunternehmen in der Vermittlung von hochwertigen Wohn- und Gewerbeimmobilien sowie Yachten und Flugzeugen im Premium-Segment. An insgesamt mehr als 800 Standorten bietet Engel & Völkers privaten und institutionellen Kunden eine professionell abgestimmte Dienstleistungspalette. Beratung, Verkauf und Vermietung sind die Kernkompetenzen der über 11.000 Personen im E&V Netzwerk. Derzeit ist Engel & Völkers in mehr als 30 Ländern auf vier Kontinenten präsent.

Über Esker

Als Cloud-Pionier bietet Esker im SAP-Umfeld globale Automatisierungslösungen für die gesamten Order-to-Cash- und Pur­chase-to-Pay-Prozesse. Esker setzt hier mit seiner bewährten Document Automation Suite for SAP an, die moderne Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), roboter­gesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und mobile Apps nutzt, um sämtliche Dokumentenprozesse zu automatisieren:

• Auftragsverarbeitung
• Rechnungsverarbeitung
• Bestellwesen
• E-Invoicing mit internationaler
• Compliance, Cash Collection
• EDI-Integration

Sie möchten mehr erfahren? Besuchen Sie unseren Fachvortrag „Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Multi-SAP-Anbindung“ zusammen mit Herrn Dr. Christian Bosse, Director Group Finance and Con­trolling, Engel & Völkers, und Herrn Dr. Rafael Arto-Haumacher, Country Manager, Esker Deutschland, am 18. September 2019 auf dem DSAG-Jahreskongress um 18.45 Uhr.

Besuchen Sie uns vom 17. bis 19. September in Nürnberg auf dem DSAG-Jahreskongress am Stand E8.