BRIM, SD, BW y Fiori

Un moderno entorno de sistemas y arquitectura SAP en Swiss Post

SD se utiliza siempre que no se trata de servicios ni de datos masivos, como la ropa de los empleados postales o para los procesos típicos de contratación interna. Todos los servicios que no son tangibles se facturan a través de BRIM. De este modo, ambas soluciones SAP coexisten en los ámbitos más diversos como opciones híbridas de facturación. En algunos casos, sólo se utilizan módulos individuales de BRIM junto con SD. "Lo que mucha gente no sabe es que SAP BRIM también puede acceder a los precios en SD para realizar cálculos sencillos".Christoph Granig comenta las posibilidades de aplicación híbrida. "Para casos de uso más complejos, CC, Carga Convergente, está disponible como módulo en la cadena BRIM".

Informes con sólo pulsar un botón

Como solución integral en SAP, BRIM mapea todo el proceso del pedido al cobro o de la oferta al cobro. Esto hace que todo sea trazable y transparente a lo largo de toda la cadena del proceso: si una unidad de consumo procede de algún sitio, es posible navegar hasta el documento FI o CO en contabilidad. El usuario dispone de una navegación completa de adelante hacia atrás en un solo sistema. Además, el sistema de facturación es extremadamente rápido en la base de datos Hana; procesos como la evaluación de partidas abiertas, que antes tardaban a veces varias horas, son completados por BRIM en pocos segundos. "En Swiss Post, teníamos el requisito de que todo lo que se contabilizara en una sociedad debía ejecutarse a través del libro auxiliar de SAP BRIM, es decir, FI-CA. En ningún caso queríamos contabilizar en FI-AR por un lado y en FI-CA por otro, porque eso sería un caos para los empleados de la gestión de deudores".Christoph Granig lo sabe.

Al final, todos los datos de la BRIM van a parar a un sistema central de informes, cuando antes se utilizaban tres sistemas BW. De este modo, los empleados de la gestión de deudores de hoy también tienen un solo cliente en el libro auxiliar. Esto proporciona una visión de 360 grados de todos los servicios que se generan con un cliente. Esto permite que los informes centrales, las reclamaciones y las ejecuciones de facturación se completen en pocos minutos, lo que hace que todos los directores financieros se queden perplejos. Por último, BRIM también libera al departamento de TI de las solicitudes de análisis e informes. Dado que todos los datos se almacenan de forma centralizada en una base de datos, pueden analizarse y evaluarse muy rápidamente.

"Ciertamente, antes se podían crear ciertos informes pulsando un botón, pero tenía once sistemas y tenía que hacer once clics, mientras que en BRIM es un solo clic".afirma Philipp Muri. Después, hubo que colocar los once informes uno al lado del otro y compararlos porque en cada sistema se crearon datos maestros y números de cliente diferentes para un mismo cliente. Del mismo modo, las clases de coste, los productos, etc. tenían nombres diferentes en los distintos sistemas. "Las evaluaciones eran entonces como una especie de rompecabezas para los directivos"dice el experto en TI. E incluso un comercial que quisiera volver a tener una visión global del cliente antes de una visita tenía que preguntar hasta a once colegas en el peor de los casos.

"Si ahora lo tenemos todo en un solo sistema -con solo pulsar un botón, el informe está disponible, en el mejor de los casos todavía en línea en el sistema-, entonces el vendedor está óptimamente equipado para la reunión con el cliente".afirma Philipp Muri, que se congratula de este alivio para el departamento de ventas y finanzas. 

El hecho de que ahora hayamos integrado la misma base y también los mismos datos maestros en S/4 Core y en el sistema de facturación hace que el proceso de facturación sea mucho más fácil y notablemente más rápido para poder facturar nuevos servicios digitales de forma flexible.

Philipp Muri, Socio de Negocio ERP, Swiss Post

Intuitivamente hacia el futuro con Fiori Launchpad

La introducción simultánea de SAP Fiori con S/4 también supuso un reto, Christoph Granig: "Con el proyecto Post, fuimos los primeros en Suiza en introducir Fiori con SAP BRIM al mismo tiempo que el cambio a Hana". Quienes asumen el papel de pioneros siempre tienen que aceptar imponderables, porque no todo funciona a la primera y no todas las funciones necesarias están disponibles en el Launchpad. No todo el mundo en los departamentos se entusiasmó enseguida, ya que muchos llevaban años acostumbrados a su interfaz GUI. "Por supuesto, vemos que los más jóvenes, acostumbrados a trabajar con apps, aceptan inmediatamente Fiori como front-end móvil. Pero también es comprensible que un contable que lleva 25 años trabajando con máscaras cliente-servidor lo pase mal."dice Markus Hägele, que conoce el problema de la aceptación. "Pero también deberíamos mirarlo desde el otro lado: Si siguiéramos trabajando con GUI rígidos, difícilmente podríamos inspirar a los jóvenes para que se unieran a nosotros."

Los usuarios se familiarizaron con la nueva e intuitiva interfaz de trabajo, y a partir de una fecha clave trabajaron en el Launchpad. Los usuarios fueron tomados en serio desde todos los ángulos con sus requisitos y sus temores, pudieron expresar sus preocupaciones e incluso influir en el diseño. Para ello, los expertos en diseño UIX de SAP participaron en el proyecto. "Cuando se trata de Fioris, hay que distinguir si se trata de verdaderas transacciones Fioris o de GUI integradas. Con los verdaderos Fioris, están los que funcionan bien y aquellos en los que aún no se ha agotado el potencial"explica Christoph Granig. En el transcurso del proyecto se informó a SAP de las funcionalidades o errores que faltaban y, en la mayoría de los casos, se recibió una solución: "La coordinación con SAP funcionó de maravilla y las soluciones aportadas acabaron por convencer incluso a los usuarios más escépticos".

"En los dos últimos años, hemos comunicado a SAP unas 200 incidencias para corregir errores e inclinar nuestros requisitos"afirma Christoph Granig, experto de la BRIM. La estrecha colaboración con SAP es una enorme ventaja. Mientras tanto, algunos informes estándar del entorno BRIM también están disponibles en Fiori. En una especie de cabina de control, por ejemplo, se pueden visualizar las existencias de facturación o los BIT (artículos facturables) abiertos a final de mes con sólo pulsar un botón.

Markus Hägele está entusiasmado: "Tengo que decir que este Launchpad es un sueño, Fioris nos ha catapultado al mundo moderno de las apps". Pero como en todas partes, cuando llegan los procesos de cambio, hay personas que pueden adaptarse y otras que no. "No hay alternativa al uso de SAP Fiori. Tienes que seguir el camino, si no, en algún momento te quedarás anticuado".

Después del deber, el patinaje libre

Entretanto, otras subáreas también se han pasado a la facturación BRIM. Con la solución de facturación integrada en SAP, Swiss Post pudo crear una plataforma de facturación uniforme en la que todos los servicios imaginables que no pueden clasificarse como producto o material pueden facturarse de forma automática y flexible. "También se han armonizado los procesos clásicos del libro auxiliar, como la reclamación, el pago, los planes de pago a plazos, el cálculo de intereses, el cobro, es decir, los procesos del libro auxiliar", afirma Markus Hägele, que se muestra satisfecho con lo conseguido hasta ahora. "En última instancia, todas las áreas utilizan ahora procesos estándar en SAP BRIM". Muchas otras cosas también han mejorado con S/4 Hana. Un ejemplo es la gestión de datos contractuales: en SAP ERP, siempre se necesitaba un CRM para los datos contractuales, ahora están integrados, por así decirlo. "Se llama SOM, Subscription Order Management, y también lo usamos en el negocio de las sucursales, algo así como un mini-CRM para gestionar contratos y datos maestros de contratos". 

Y de paso, el equipo de la BRIM también ha establecido un formulario central de facturación para los servicios logísticos, de modo que hoy en día hay que generar el menor número posible de formularios de facturación separados y no hay proliferación de formularios creados internamente. "¿De qué sirve que ahora la facturación esté automatizada y se ejecute con extrema rapidez y que los formularios de facturación que aparecen al final sean confusos e incorrectos?".señala Markus Hägele.  

A día de hoy, ya se han sustituido por completo tres sistemas BW y tres soluciones de facturación, y se han asumido y armonizado los procesos de facturación de tres sistemas logísticos.  "Todavía no lo hemos conseguido del todo, seguimos utilizando otros sistemas de facturación además del BRIM y, por tanto, tenemos trabajo de conciliación en muchos rincones".Philipp Muri lo explica. "Nuestro gran objetivo con SAP BRIM es conseguir una solución uniforme, centralizada y ágil en el mayor número posible de áreas de negocio". 

El mayor cambio está aún por llegar: la sustitución del sistema interno de facturación postal KUREPO (KUndenREchnungPOst). El sistema se utiliza para la parte del negocio de cartas y paquetes que no pasa por las sucursales asociadas. Los datos de ingresos ya se transfieren a la BRIM a través de una interfaz, se introducen y se contabilizan. Este es el primer gran paso para poder transferir completamente este gran sistema de facturación a SAP BRIM. Sin embargo, pasarán algunos años antes de que la lógica completa de precios y condiciones, así como la lógica de datos maestros, se integren en la plataforma de facturación. "Es entonces cuando la solución de facturación puede mostrar su verdadera fuerza. El cambio durará al menos los próximos cinco años".Markus Hägele lo explica. "Eso es probablemente donde todos vamos a conseguir BRIM-.
Utiliza módulos".

Dondequiera que se desarrolle Swiss Post en el futuro, está perfectamente equipado para ello con SAP BRIM. Los futuros servicios digitales y los nuevos modelos de facturación también pueden integrarse de forma muy rápida y flexible y facturarse automáticamente, y quizás pronto haya DaaS, drone as a service, o RaaS, robot as a service.

BRIM, una solución y su historia

SAP BRIM ya ha recorrido un largo camino: a lo largo de los años, no sólo la solución ha evolucionado de forma flexible y dinámica, sino también su nombre. Durante mucho tiempo, las funcionalidades básicas de la solución universal actual se conocieron con el nombre de SAP Hybris Billing. En la versión original, la facturación convencional se creaba a partir de SAP SD y diversas soluciones sectoriales, por ejemplo. El trasfondo era satisfacer las crecientes exigencias tecnológicas en cuanto a velocidad de procesamiento de datos, volumen de datos a manejar y flexibilidad (configurable, modular y neutra para el sector). Los componentes básicos del SAP BRIM modular son:

• Mediación convergente de DigitalRoute
• Gestión de pedidos de suscripción (SOM)
• SAP Business Suite 7 o S/4 Hana con Cuentas por Cobrar y Pagar por Contrato (SAP FI-CA) y Facturación Convergente (SAP CI) incluidas en el mismo.
• Carga convergente (SAP CC)