Fuera del caos de las facturas

Lista de comprobación para una facturación electrónica SAP inteligente

Las compras de las empresas se enfrentan a retos cada vez mayores: costes crecientes, mercados de contratación muy dinámicos y cadenas de suministro interrumpidas. Al mismo tiempo, la tramitación de la recepción de facturas es uno de los procesos administrativos más importantes. Los recursos humanos y financieros implicados son considerables. Por este motivo, las empresas dicen adiós a los flujos de trabajo manuales basados en papel y optan por la gestión electrónica de las compras con SAP.

Potencial de digitalización P2P

Quienes confían en un sistema SAP para las compras ya están bien posicionados en términos de digitalización. No obstante, existe potencial de optimización. Porque el proceso de compra digital incluye el procesamiento automatizado de las facturas entrantes en SAP. Las soluciones Purchase-to-Pay (P2P) pueden integrarse como complementos de SAP en la caja de herramientas de TI existente y optimizar los procesos de compra de SAP en un punto decisivo. La facturación electrónica está orientada a todo el flujo documental de los procesos SAP. En primer lugar, se registran las facturas entrantes y se extrae la información.

No importa si los documentos están en papel, en PDF o en formatos normalizados. Las soluciones P2P escanean las facturas y reconocen automáticamente su contenido, que se valida y comprueba. Sólo entonces las facturas pasan al libro de recepción de facturas central, basado en SAP, para su posterior procesamiento. 

El alto grado de automatización no sólo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también genera datos de gran calidad y transparencia. Las consultas de los proveedores sobre el estado de tramitación de una factura pueden responderse con un solo clic. Los mecanismos de escalado almacenados en el sistema también recuerdan a los usuarios los periodos de descuento, las fechas de vencimiento y las aprobaciones que faltan. Por último, el archivado automático y a prueba de auditorías simplifica el cumplimiento de las normas.

Gestión de facturas 

La integración en SAP es un requisito básico para este tipo de soluciones complementarias. Sin embargo, las empresas deben prestar atención a otros criterios a la hora de elegir. La captura electrónica de facturas es la base del procesamiento electrónico de facturas. Los sistemas deben ser capaces de procesar y leer cualquier tipo de factura, independientemente de si se trata de una factura en papel o de un archivo adjunto a un correo electrónico. Según la asociación digital Bitkom, la mayoría de las facturas electrónicas llegan en formato PDF no estructurado. Le siguen formatos estructurados como EDI, ZUGFeRD y XInvoices. Una solución inteligente de gestión de facturas debe admitir todos estos formatos, ser capaz de escanear documentos en papel sin errores y reconocer automáticamente el contenido de las facturas.

Correspondencia con los datos maestros de SAP

Una vez recibida la factura, todos los datos importantes se leen y extraen de forma totalmente automática. Esto incluye los datos de cabecera y las partidas de la factura. Aquí es donde las ventajas de la interacción entre SAP y el procesamiento de facturas recibidas se hacen especialmente evidentes. Porque con el sistema complementario adecuado, los datos leídos pueden cotejarse automáticamente con los datos maestros del sistema ERP. Esto aumenta significativamente la precisión del reconocimiento y la calidad de los datos. Además, los datos pueden enriquecerse con información adicional, por ejemplo, pedidos y entradas de mercancías almacenados en el sistema SAP. Esto, a su vez, simplifica el proceso de verificación para los empleados.

Otra función importante de las soluciones es la validación automática de los datos de las facturas. Por ejemplo, se comprueba si los números de factura se asignan dos veces o si la cantidad indicada en la factura supera la cantidad de entrada de mercancías del aviso de entrega. La validación suele realizarse directamente en la interfaz gráfica de SAP. Sin embargo, con la solución complementaria adecuada, la validación puede realizarse por adelantado directamente en el cliente de escaneado. Las nuevas soluciones para el procesamiento de facturas entrantes también ofrecen los primeros enfoques de IA y ML. Los sistemas aprenden en segundo plano tanto durante la extracción como durante la validación y aplican automáticamente los conocimientos adquiridos a las siguientes facturas. 

Cumplimiento en materia de archivo 

Las empresas tienen que cumplir multitud de normativas legales cuando reciben facturas. El software debe ser compatible con estas normativas. Además del HGB y la UstG, la GoBD desempeña un papel especial. Las facturas deben documentarse, almacenarse a prueba de auditorías durante diez años y protegerse contra el acceso ilícito. Las normas correspondientes deben estar firmemente integradas en las soluciones P2P. También es imprescindible archivar los documentos a prueba de auditorías. Por ejemplo, los documentos y los datos históricos relacionados (p. ej., modificaciones, versiones de flujos de trabajo) pueden almacenarse en un archivo conectado a través de SAP ArchiveLink. 

Las funcionalidades relacionadas con el análisis de los flujos de trabajo son fundamentales para hacer transparente y optimizar todo el proceso de recepción de facturas. Las estadísticas exhaustivas proporcionan KPI relevantes, como los tiempos de procesamiento, las tasas de procesamiento automático o el potencial de descuento. Los datos desempeñan un papel importante en la elaboración de informes y el control, y también proporcionan una base importante para la toma de decisiones para futuros procesos empresariales. 

800 facturas con MM y FI

El ejemplo de Schäfer Shop muestra cómo es en la práctica la interacción de SAP y el complemento P2P. Esta empresa B2B de venta por correo de tecnología y mobiliario de oficina lleva más de quince años confiando en las soluciones de Easy Software para el procesamiento electrónico de facturas en SAP. Esta mediana empresa tiene que procesar unas 200.000 facturas recibidas al año. El 80 por ciento de ellas son facturas de mercancías con una referencia de pedido de compra, que se contabilizan a través de SAP MM. Las facturas de costes restantes se procesan a través del componente de contabilidad financiera de SAP FI. Mientras que el sistema ERP asigna automáticamente la mayoría de las facturas de mercancías al pedido de compra correcto, las facturas de costes suelen requerir una comprobación y aprobación manual. 

El esfuerzo era enorme. Por ello, el proveedor decidió utilizar Invoice Management for SAP Solutions. El objetivo era automatizar los procesos basados en flujos de trabajo y gestionarlos así sin problemas. Para ello, la solución de Easy Software resume todos los documentos en un libro de recepción de facturas digital y los filtra según criterios como la sociedad, la fecha de facturación, el tipo de documento o el estado. 

Flujos de trabajo SAP

En el flujo de trabajo de las facturas de mercancías, la atención se centra en la rapidez a la hora de procesar los bloques de precio y cantidad. Si, por ejemplo, hay una diferencia de precio entre el pedido y la factura, el documento se remite inmediatamente al especialista en compras responsable. Con ayuda del flujo de trabajo Easy check, en el que participan unos 130 empleados, las causas pueden determinarse en un abrir y cerrar de ojos. Schäfer puede procesar automáticamente alrededor del 60% de todas las facturas entrantes ("a oscuras"). 

En el flujo de trabajo para facturas de costes, la persona responsable de la aprobación se asigna automáticamente a cada factura. A continuación, el flujo de trabajo de aprobación en tres fases puede iniciarse con un simple clic del ratón. En una tabla de control, la solución de software Easy muestra de forma clara y transparente quién está autorizado a dar el visto bueno a importes de una determinada cuantía o a comprobar únicamente los hechos de las facturas. 

En los casos poco claros, la solución informa inmediatamente al especialista responsable por correo electrónico o en la bandeja de entrada de SAP Office y solicita una comprobación y aprobación de la factura. Las facturas individuales pueden consultarse mediante un enlace, los datos pregrabados pueden comprobarse de un vistazo y, en caso necesario, completarse, confirmarse o rechazarse. Los usuarios también pueden añadir comentarios individuales y archivos adjuntos como registros de rendimiento, informes de inspección o contratos mediante arrastrar y soltar. Los escenarios de escalado definidos ayudan a priorizar las facturas que deben comprobarse e indican cuándo son inminentes las pérdidas por descuento. 

Schäfer Shop confía en Easy Archive para el archivado. En el almacén central, todos los documentos archivados están protegidos contra cambios y manipulaciones. Todas las actividades relevantes del sistema se registran automáticamente, los datos del sistema SAP se preparan sin esfuerzo y se ponen a disposición de acuerdo con un código fiscal.

Si la combinación del sistema SAP y el software de procesamiento de facturas tiene éxito, las empresas obtienen un flujo de trabajo SAP claramente estructurado: transparente, fácil de manejar y eficiente. La facturación electrónica automatizada suele ser sólo el primer paso. Porque la digitalización consigue un verdadero valor añadido a lo largo de todo el proceso de compra hasta el pago: desde la solicitud hasta el pedido, pasando por la entrada de mercancías y el pago.