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Nueva ley de la cadena de suministro: cómo ayuda un SGD a cumplir la normativa

Desde principios de este año, la nueva Ley de Deberes de Cuidado en la Cadena de Suministro está en vigor en Alemania para las empresas con más de 3000 empleados. A partir de principios de 2024, también será obligatoria para las empresas con más de 1000 empleados. A partir de ahora, las empresas deberán cumplir un amplio catálogo de prohibiciones, entre las que se incluyen el trabajo forzoso, el trabajo infantil y la desatención a la protección de la salud.

La novedad importante aquí es que las empresas no sólo son responsables de sus propias fábricas o sucursales, sino de toda su cadena de suministro. Por tanto, el deber de diligencia de la empresa se extiende también a las actividades de los socios contractuales y los proveedores. La ley establece obligaciones exhaustivas de documentación y mantenimiento de registros, cuya infracción puede acarrear graves sanciones. Pueden imponerse hasta ocho millones de euros o el dos por ciento de la facturación anual global.

Rápido y central

En las grandes empresas pueden generarse enormes cantidades de datos. Sin embargo, los responsables necesitan un acceso rápido y centralizado a toda la información relevante. Los sistemas de gestión de documentos les ayudan a garantizar todo esto. La estructura de la cadena de suministro, así como las posibles infracciones de las especificaciones y medidas, deben documentarse de forma continua y completa. La acumulación de documentos debe garantizar la transparencia de los procesos de producción, así como las relaciones con los proveedores, y deben conservarse durante siete años. Sin soluciones adecuadas que estructuren el archivado digital, puede producirse rápidamente el caos. Para controlar la complejidad resultante, las empresas deben confiar en un sistema de gestión de documentos que archive los documentos relevantes para la Ley de la Cadena de Suministro en archivos digitales de proveedores de forma transparente y rápidamente accesible y garantice así la obligación de almacenamiento requerida con independencia de su ubicación.

El cambio al sistema de gestión de contratos permite recuperar de forma rápida y práctica los contratos de los proveedores, procesarlos conjuntamente y cumplir los plazos de forma automática. Estos documentos contractuales desempeñan un papel importante a la hora de garantizar la transparencia en los procesos de producción. La gestión digital de estos documentos garantiza que se pueda acceder a ellos desde cualquier lugar, que los plazos se mantengan siempre a la vista y que los contratos puedan modificarse más fácilmente e incluso editarse en colaboración según sea necesario. 

Contratos con proveedores

La ley también exige que se registren los riesgos potenciales en los contratos con los proveedores para poder hacer afirmaciones sobre la probabilidad de ajustes dentro de una cadena de suministro. Esto puede llevarse a cabo, por ejemplo, mediante listas dentro del contrato con el proveedor, en las que se registren determinados riesgos, por ejemplo para el medio ambiente o las violaciones de los derechos humanos, y se cuantifique su gravedad. Un sistema moderno de gestión de contratos es también de enorme ayuda para la administración y adaptación de documentos tan complejos. 

Las empresas también deben establecer procedimientos de denuncia en virtud de la Ley de la Cadena de Suministro. Éstos se dirigen tanto a los directamente afectados como a los empleados de la empresa que tengan conocimiento de infracciones. Por tanto, las empresas se enfrentan al reto de establecer un sistema al que tengan acceso todas las partes interesadas a lo largo de la cadena de suministro. Para ello, los responsables deben buscar primero un intercambio con empleados y proveedores para analizar las circunstancias individuales. A continuación, todas las quejas deben registrarse y documentarse de forma transparente a efectos de elaboración de informes. También deben describirse medidas sobre cómo pueden evitarse en el futuro las infracciones en la cadena de suministro. A más tardar aquí, deben utilizarse soluciones digitales para facilitar la gestión de las entradas.