Estructuras de datos con optimización SAP

Quien descuide el tema de la gestión de datos maestros corre el riesgo de fracasar en la transformación digital. Maschinenfabrik Berthold Hermle reconoció pronto la importancia de una gestión estructurada de los datos maestros. Gracias a la introducción de software especializado, la empresa ha mejorado significativamente la calidad de sus datos maestros de clientes y proveedores y ahora puede iniciar nuevos proyectos digitales.

Durante años, en Hermle AG, uno de los principales fabricantes mundiales de centros de mecanizado y soluciones de automatización, faltaron procesos estandarizados, responsabilidades centrales, derechos limitados y la sincronización de varios canales de entrada. Dado el tamaño de la fábrica de maquinaria en particular -Hermle cuenta con 1.400 empleados-, el resultado era un archivo maestro de datos de clientes caótico. "Eso nos cayó de bruces en el curso de la digitalización", recuerda Julian Hermle, Director de Proyectos y Procesos de Ventas de Digitalización de Hermle.

Deficiencias en la calidad de los datos

A principios de 2021, Hermle lanzó una campaña de combinación de correspondencia y se dio cuenta de que la calidad de los datos maestros de los clientes tenía un importante potencial de mejora. "Todavía hoy tenemos muchas devoluciones", dice Hermle. Por tanto, el proyecto de "portal del cliente", que debía lanzarse por esas mismas fechas, se pospuso por el momento. Hermle informa: "Nos dimos cuenta de que primero teníamos que poner orden en el caos de los datos maestros antes de iniciar nuevos proyectos cuyos procesos se basan en datos maestros correctos." Por tanto, la fábrica de maquinaria se enfrentó al gran reto de analizar la situación actual. Había que formar un equipo de proyecto, definir los procesos e identificar a las personas con experiencia y responsabilidad. Una vez dibujada la situación actual, el siguiente paso fue determinar los procesos objetivo para la creación y modificación de los datos maestros de clientes y proveedores. El resultado fue un catálogo concreto de requisitos, que Hermle utilizó para buscar la solución de software adecuada. Mediante un análisis de mercado clásico, el director de proyectos y procesos y su equipo identificaron varios proveedores, "pero no había muchos que causaran buena impresión". El socio de SAP, FIS, destacó positivamente en el análisis y la empresa ya lo conocía de proyectos en otras áreas de negocio. Debido a las experiencias positivas y también a que la solución de software FIS/mpm -una optimización de SAP para la gestión de datos maestros- era la más convincente, se eligió a FIS como socio para el proyecto de datos maestros.

El proyecto conjunto comenzó con un kick-off en octubre de 2022 y FIS inició la realización en diciembre. "Hermle AG realizó un trabajo conceptual preliminar muy bueno, por lo que pudimos pasar rápidamente a la realización e implementación de nuestro software", elogia Sandro Pfister, Consultor de Gestión de Información Empresarial de FIS. La buena cooperación entre ambas empresas también contribuyó a la rápida implantación. "Hermle y Pfister coinciden: "Siempre fue una buena combinación, tanto profesional como personalmente.

A principios de 2023, Pfister estuvo in situ para la formación de usuarios y personalización, y los nuevos procesos empresariales se pusieron en marcha a principios de abril. Desde entonces, los procesos de creación y modificación de datos maestros de clientes y proveedores están claramente definidos y Hermle dispone de registros de datos normalizados de una calidad definida y elevada. Las dificultades de sincronización debidas a los diferentes canales de entrada son cosa del pasado: antes, los datos maestros podían crearse y editarse tanto en el sistema ERP como en el CRM. Ahora, los datos maestros se fusionan en la interfaz central del nuevo software y sólo se transfieren al sistema productivo una vez validados correctamente y completadas las rutinas de comprobación.

"La creación de nuevos clientes y proveedores está clara, y cada empleado responsable puede volver a procesarla por sí mismo", explica Hermle. Anteriormente, el uso de la transacción "BP" (Business Partner) en SAP ERP era obligatorio. Sin embargo, se requería un cierto nivel de conocimientos para crear registros de datos maestros. La optimización SAP de FIS evita este complejo procedimiento y facilita enormemente el mantenimiento de los datos maestros a los usuarios gracias a una usabilidad intuitiva, interfaces claras y vistas basadas en roles. Al mismo tiempo, los derechos de edición ya no son ilimitados, es decir, no todos los usuarios pueden hacerlo todo. Este era precisamente el escollo del proyecto de datos maestros. "Después descubrimos quién había editado previamente qué registros de datos y en qué medida", explica Hermle. Como esto ya no es posible -y la empresa tampoco lo desea-, fue necesaria una cierta gestión del cambio. Hermle afirma: "Dialogamos con todos los implicados, les explicamos el trasfondo de los nuevos procesos y les ganamos para la causa".