Factores de rentabilidad de la tecnología fiscal integrada en SAP

¿Debe crearse manualmente una tecnología fiscal S/4 y mantenerse a largo plazo? ¿O tiene sentido la integración de una tecnología fiscal centralizada? Al fin y al cabo, el cumplimiento de las obligaciones fiscales debe garantizarse de forma global y, cada vez más, casi en tiempo real. La práctica lo demuestra: Varios criterios son esenciales a la hora de considerar la rentabilidad de la tecnología fiscal.

Sólo por razones técnicas, está claro que las funciones desarrolladas internamente en SAP para la determinación del IVA no pueden copiarse sin más en S/4. Esto exige tomar una decisión: ¿debe reprogramarse la lógica fiscal necesaria de forma nativa en SAP? Esto requiere una decisión: ¿debe reprogramarse la lógica fiscal necesaria de forma nativa en SAP? A continuación, debe calcularse el esfuerzo adicional para el equipo de SAP. No hay que olvidar los costes de seguimiento: investigación fiscal continua y las correspondientes actualizaciones del sistema para todas las áreas fiscales relevantes. Esto debe sopesarse frente a la alternativa: implementar un motor fiscal certificado por SAP o una tecnología fiscal de terceros.

Cálculo del IVA con normas

Los motores fiscales suelen estar disponibles en sistemas externos para la determinación automatizada del IVA en el sistema ERP. El proveedor mantiene la normativa fiscal global actualizada de forma permanente. Como unidad central, la normativa puede conectarse a cualquiera de los sistemas transaccionales de la empresa, además de a SAP. El efecto: la determinación de impuestos se estandariza en todos los ámbitos e incluso los cambios a corto plazo en la legislación fiscal están disponibles en todos los ámbitos. Esto simplifica el cumplimiento fiscal, que puede ser verificado por auditorías internas y por las autoridades fiscales. 

No existe una respuesta general sobre cuándo merece la pena recurrir a una solución de terceros totalmente integrada para la determinación automatizada del IVA. Depende menos del volumen de negocios total de una empresa. Más bien influye la complejidad del área de negocio, así como el número de países en los que una empresa opera o lo hará en el futuro.

Sin embargo, los siguientes aspectos ponen rápidamente de manifiesto un posible punto de rentabilidad. Esto se debe a que los no expertos en fiscalidad no suelen tener una idea de lo elevados que son realmente los costes de la determinación y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Al menos, los equipos informáticos que tuvieron que aplicar los cambios de tipos impositivos relacionados con Covid, comparativamente sencillos, en todos los sistemas de transacciones tienen una vaga idea de ello. 

Es obvio que la decisión a favor o en contra de un motor fiscal es mejor tomarla antes de una conversión a S/4. Esto le da la oportunidad de integrarlo en el proceso de planificación e implantación en una fase temprana y modernizar la gestión del IVA de forma global desde el principio.

Las autoridades fiscales confían en el tiempo real

Las autoridades fiscales de todo el mundo exigen cada vez más todo tipo de informes en tiempo real. Esto está obligando a los departamentos financieros de las empresas a digitalizar y automatizar la determinación de impuestos y la elaboración de informes. Esto también se refleja en la reforma prevista del IVA de la UE "IVA en la era digital", o ViDA para abreviar.

Al mismo tiempo, la introducción de la facturación electrónica o e-factura obliga a los socios comerciales a transmitir electrónicamente sus datos de facturación del IVA a las autoridades fiscales. Esto significa para las empresas Los datos fiscales deben cumplir la normativa legal desde el principio. Ya no habrá, por ejemplo, un segundo intento de corregir errores a posteriori tras el análisis de los datos. Tampoco será posible intervenir manualmente en las operaciones cuya determinación fiscal no esté contemplada en el propio sistema de la empresa. 

Menos investigación fiscal

Como cualquier otro sistema ERP, SAP no proporciona ningún contenido para los tipos de IVA globales, la codificación del IVA o las normas de deducción limitada del impuesto soportado. En su lugar, existen motores fiscales con el objetivo de calcular automáticamente el IVA incluso para transacciones y territorios fiscales complejos. Por lo demás, las empresas multinacionales se enfrentan a dos retos: Contratar a expertos para su propia investigación del IVA y adaptar su entorno SAP en consecuencia. Estos ajustes pueden ser profundos y frecuentes. Cada cambio en la legislación sobre fiscalidad indirecta de cada país en el que la empresa desarrolla su actividad debe revisarse continuamente. Los cambios empresariales como las expansiones geográficas, las fusiones y adquisiciones, las nuevas unidades de negocio, el comercio digital o la ampliación de la oferta de productos con una fiscalidad compleja también son relevantes desde el punto de vista del IVA. 

La investigación del IVA para casos como estos requiere mucho tiempo y, a menudo, asesoramiento fiscal adicional, costes que deben incluirse en el cálculo del ROI de un motor fiscal.

Libere a los equipos SAP de la personalización

Cuando se utilizan funciones de IVA nativas en SAP, el departamento de TI debe trabajar con los equipos fiscales para registrar y actualizar manualmente cada cambio legal, asignarlo a los registros de materiales o condiciones en el sistema y probar la correcta implementación. Este proceso también debe llevarse a cabo para todos los demás sistemas de transacciones de la empresa.

Se requiere una previsión combinada de los requisitos fiscales y de software para evitar errores posteriores. Los equipos fiscales e informáticos deben colaborar estrechamente y de forma continua, con un alto nivel de comprensión técnica mutua.

Además, los cambios en el IVA suelen producirse en poco tiempo, mientras que los ajustes manuales llevan su tiempo. Esto plantea preguntas adicionales: ¿Qué ocurre durante el tiempo en que los equipos informáticos están realizando ajustes del sistema relacionados con los impuestos, lo que ocurrirá con regularidad? ¿Los problemas fiscales paralizarían las ventas? ¿En qué medida se verían afectados los procesos de pago? ¿O se emitirían facturas potencialmente no conformes?

Más automatización

A la hora de decidirse por un motor fiscal, también hay que tomar una decisión fundamental: ¿debe sustituirse la "confianza del usuario" por la "certidumbre del sistema" basada en la automatización por reglas en el proceso de cuentas por pagar a la hora de determinar los impuestos indirectos? 

Tanto si se trata de contabilizar facturas como de calcular el coste de los bienes recibidos, cuanto más estandarizados estén los procesos automatizados, más fácil será garantizar la coherencia de un TCMS (Tax Compliance Management System) operativo. Como sistema de control interno, el TCMS se utiliza para la evaluación de riesgos y la creación de informes y documentación fiscal. Para ello, incluye funciones para automatizar los procesos fiscales y supervisar el cumplimiento de las leyes y normativas fiscales. Los motores fiscales proporcionan documentación válida para este fin.

Con la ayuda de los motores fiscales, TI puede garantizar que el IVA se gestiona correctamente en SAP en todo momento sin ningún esfuerzo adicional. Si se introducen o añaden sistemas de transacciones adicionales como resultado de adquisiciones, éstos pueden conectarse simplemente al motor fiscal central. Por tanto, la gestión del IVA es fácilmente escalable en lugar de crear una complejidad adicional con nuevos requisitos.

Al mismo tiempo, el departamento fiscal gana más autonomía si puede probar y mantener por sí mismo las normas personalizadas a través de un entorno intuitivo.

Cadenas de suministro complejas

La mayoría de las empresas multinacionales se caracterizan por cadenas de suministro y procesos de producción complejos. Además, las operaciones de compra, producción y entrega cambian constantemente, y las responsabilidades geográficas también se desplazan con frecuencia. Esto hace que al departamento fiscal le resulte cada vez más difícil identificar y analizar las transacciones relevantes para el IVA desde el sistema SAP. 

Por lo tanto, al seleccionar un motor fiscal, también debe comprobarse si permite visualizar las cadenas de suministro, incluido un resumen de los parámetros utilizados para la determinación de los impuestos. 

Sólo así los departamentos fiscales adquirirán la comprensión necesaria del proceso, lo que les facilitará enormemente la gestión y el control de la correcta determinación del IVA.

Motor fiscal certificado por SAP

Las empresas del mercado medio superior en adelante con modelos empresariales internacionales más complejos se benefician de la tecnología fiscal. Un motor fiscal centralizado y certificado por SAP suele reducir con el tiempo el coste total de propiedad (TCO) en comparación con la gestión del IVA con funciones nativas de SAP. También crea ventajas estratégicas para el departamento fiscal, al tiempo que libera a los equipos de TI de tareas adicionales. Las empresas multinacionales que operan en EE.UU. o quieren hacerlo en el futuro suelen utilizar ya un motor fiscal. Sin él, sería imposible calcular los impuestos sobre ventas y uso en los más de 10.000 distritos fiscales de EE.UU.. Utilizar el mismo motor fiscal para los impuestos sobre las ventas y el uso en Europa o Asia permite maximizar el rendimiento de esta inversión y reducir el coste del cálculo de los impuestos indirectos globales en toda la empresa.

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