Tareas de integración

Desde finales de 2014, SAP ha invertido mucho en estandarizar la conexión con las soluciones internas. En el futuro, también debería ser más fácil conectar sistemas ERP ajenos a SAP.

Anteriormente, la planificación de viajes, las reservas y los informes de gastos de Concur se conectaban a los sistemas circundantes mediante la carga/descarga de datos de archivos planos SFTP. Como alternativa, Concur proporcionó una API para el intercambio de datos a través de servicios web.

En la mayoría de los casos, los propios clientes han creado la integración en su entorno de sistemas con una de estas tecnologías. SAP ha simplificado y normalizado esta integración. El producto lo ofrece SAP "Integración de SAP con las soluciones Concur" y para Concur se llama simplemente "Conector nativo a SAP".

Centrarse en el flujo de datos

La integración permite un flujo de datos fluido a varios niveles. Por un lado, para los datos maestros de personal y, por otro, para los objetos de coste, así como para los desembolsos, las contabilizaciones y la información de estado.

Los datos maestros de RR.HH. con información organizativa son necesarios principalmente para crear usuarios de Concur. Además, el sistema debe ser capaz de identificar a los supervisores para el procesamiento del flujo de trabajo.

Concur Travel, Request y Invoice requieren información adicional que tradicionalmente no se almacena en un sistema de RH. Por lo tanto, es imperativo tener en cuenta el panorama general.

También es necesario pensar qué información debe mantener quién, lo que a su vez depende en gran medida de los procesos vividos en la empresa.

Para la correcta imputación de los gastos, los objetos de coste como centros de coste, órdenes internas y proyectos se transfieren del sistema SAP a Concur.

Al final del proceso de gastos, toda la información pertinente, como las cuentas de mayor, los acreedores de los empleados, los importes totales, los tipos de pago y los códigos de IVA, se transfiere al sistema financiero SAP para su pago.

La información de estado se envía entonces desde el sistema SAP ERP de vuelta a Concur para proporcionar información al empleado sobre el proceso de desembolso.

Requisitos

Sin embargo, para que el flujo de información se produzca con éxito, deben cumplirse algunos requisitos. El sistema SAP ERP debe tener activado Unicode y a partir de la versión ECC 6.0 se puede instalar el Asistente de Integración nativo.

La configuración de la interfaz en SAP puede realizarse posteriormente. Concur debe solicitar la integración nativa como complemento.

Para los clientes existentes de Concur, esto se hace a través de Concur Support, y para los clientes nuevos, esto se toma en cuenta como parte del proceso de determinación del alcance. Además, debe definirse en Concur por grupo de empleados si esta población debe ejecutarse a través de la integración nativa o no, ya que el proceso de pago así como la contabilización pueden tener lugar en diferentes sistemas ERP.

Para los clientes existentes de Concur con configuraciones existentes, una nota: La integración nativa también tiene requisitos específicos para la jerarquía de empresas configurada en Concur. Por lo tanto, el cambio de un sistema Concur existente a la integración nativa debe ser verificado primero por SAP.

¿Qué funciona y qué no?

La integración nativa lleva la información de los empleados del sistema SAP HCM a Concur y los objetos de cuenta también se envían a Concur desde el sistema SAP FI.

La información de la nómina también se encamina desde Concur a SAP FI. El escenario de pago de gastos a los empleados directamente a través de sus salarios está actualmente en desarrollo.

Por lo tanto, la integración de SAP HCM Payroll es posible en un futuro próximo y la integración de SuccessFactors Employee Central también se encuentra en la fase de early adopter. Sin embargo, estos temas ya se pueden mapear con los escenarios de integración disponibles.

Otros puntos, como el pluriempleo y los destinos en el extranjero, representan aquí los mayores retos, que no están cubiertos por la integración nativa.

¿Y ahora qué?

SAP trabaja continuamente en la integración en el variado panorama de sistemas SAP y seguirá haciéndolo en el futuro. Así lo demuestra el hecho de que SAP confíe en gran medida en Concur para la gestión de viajes y gastos. Esto promete nuevos avances en términos de integración.

Sin embargo, todavía hay requisitos que actualmente no se pueden resolver o no se resuelven completamente mediante la integración nativa. También desempeña un papel importante el hecho de que la integración se realice en un entorno de Concur existente o en un proyecto nuevo.