¿Adiós al escáner?

Lo que se ha convertido en norma en muchas empresas en los últimos años pronto será cosa del pasado. Esto incluye el proceso de "escanear las facturas entrantes y leerlas mediante OCR para reenviarlas a un flujo de trabajo de aprobación electrónica".

Las facturas se transmiten cada vez más por medios puramente electrónicos. El papel ya no es necesario. Esta evolución ha sido posible gracias a la Ley de Simplificación Fiscal aprobada en 2011.

En sólo un año, el porcentaje de facturas en PDF ya ha aumentado hasta el diez o el quince por ciento. Por lo tanto, en un plazo de cinco a diez años, el mercado de soluciones de escaneado en el ámbito de la captura y clasificación automática de facturas ya no existirá; entonces, casi el 100% de las facturas entrantes llegarán a la empresa de forma digital.

Las anteriores soluciones de recepción de facturas de las empresas con flujo de trabajo de liberación posterior están orientadas al reconocimiento OCR, las funciones para la recepción y el envío de facturas electrónicas se ofrecen como mucho como componentes adicionales.

Sin embargo, un enfoque contemporáneo debería prever el traslado del flujo de trabajo de publicación de nuevo al lugar que le corresponde -en el sistema SAP- y la adaptación de todos los procesos anteriores a las circunstancias.

Esto significa instalar un lector de facturas que ya no se limita al reconocimiento óptico de caracteres, sino que determina si el formato electrónico entregado es válido y la factura también, y que a continuación inicia un flujo de trabajo de aprobación específico.

Con el KGS DocumentRouter, KGS ha desarrollado una solución que es la única del mercado que puede procesar todos los canales de entrada relacionados con la transmisión IP, incluidas las facturas electrónicas. La herramienta aprende a manejar nuevos formatos de entrada y nuevos canales en función de los parámetros de trama modificados.

Si en el futuro los documentos entrantes están disponibles esencialmente en formato digital, se plantea la siguiente pregunta: ¿Qué valor añadido pueden generar los usuarios de SAP a partir de ellos y cómo pueden vincularse a los documentos SAP?

Para ello, se extraen los metadatos de las fuentes electrónicas y se utilizan para identificar los objetos empresariales SAP pertinentes. A continuación, los documentos se vinculan a ellos. De este modo, una empresa consigue un procesamiento de entrada totalmente automatizado con una calidad de datos extremadamente alta, sin escaneado ni OCR.

Esto es exactamente lo que ocurre, por ejemplo, con las facturas ZUGFerD: los datos estructurados que contienen pueden extraerse y vincularse a transacciones SAP. De este modo, la empresa puede realizar reservas en gran medida "en la oscuridad", es decir, sin más intervención manual.

O los datos se enriquecen con información hasta tal punto que ya se puede determinar el responsable adecuado e iniciar el flujo de trabajo correspondiente.

El documento real o sus datos ya no tienen que pasar por SAP. En su lugar, se dirige directamente al sistema de archivo y sólo se transmiten a SAP los metadatos, es decir, la información más pequeña. El resultado es una generación de carga visiblemente menor.

Escanear clientes con nuevas tareas en papel

El escaneado, eso sí, no se eliminará por completo. Sin embargo, las tareas de una solución de escaneado pasarán del procesamiento masivo por lotes de facturas y albaranes a tareas especializadas.

La futura tarea de los clientes del escáner consistirá en escanear documentos contractuales o correspondencia de clientes de forma rápida y espontánea en el lugar de trabajo. Hasta ahora, los oficinistas siempre tenían que recurrir a la impresora multifunción (MFD) más cercana.

Por tanto, los componentes de escaneado se trasladan de la bandeja de entrada central al puesto de trabajo del empleado. Los empleados del departamento de RRHH u otros usuarios clave disponen de un escáner en su mesa, mientras que los usuarios con menores necesidades de digitalización siguen utilizando su MFD para escanear originales en papel.

Ambos necesitan el cliente de escaneado para el procesamiento sencillo de imágenes. La integración SAP del cliente de escaneado es importante. Permite archivar en SAP cualquier objeto a través de los servicios SAP para el objeto haciendo clic con el botón derecho del ratón. El almacenamiento simultáneo en SAP es especialmente importante para el escaneado del nuevo puesto de trabajo.

Por lo tanto, el ScanClient de KGS permite el control directo y el almacenamiento/archivo de los documentos escaneados desde la GUI de SAP. De este modo, pueden realizarse escenarios de correo entrante centralizados o descentralizados.

Por ejemplo, los documentos sensibles pueden capturarse directamente en la estación de trabajo SAP mediante un escáner de documentos y asignarse automáticamente al objeto empresarial SAP correspondiente. También es posible el escaneado masivo con reconocimiento automático de códigos de barras o la captura de documentos para su reenvío automático a un flujo de trabajo SAP.

Administración de perfiles de escaneado y licencias

Sin embargo, más escáneres utilizados por diferentes usuarios ocasionales también significan más trabajo de administración. En este sentido, los servidores de escaneado permiten gestionar los perfiles de escaneado y las licencias de forma rápida e intuitiva desde una ubicación central.

KGS ha desarrollado su KGS ScanServer precisamente para este fin. Gestiona los perfiles creados localmente en los llamados grupos de perfiles. Estos pueden asignarse adicionalmente a cualquier usuario con solo unos clics del ratón.

De este modo, los nuevos usuarios pueden utilizar los perfiles existentes en un abrir y cerrar de ojos. Esto elimina la necesidad de volver a configurar los perfiles de escaneado después de sustituir el hardware.

Gracias al versionado automático, todos los clientes de escaneado reciben siempre los perfiles más recientes en un proceso "pull"; no es necesaria la distribución manual. Las licencias de escaneado se gestionan por estación de trabajo y pueden asignarse o liberarse de forma fácil y directa.

Adiós no a cualquier precio

Cuando se trata de aceptar la información entrante y procesarla posteriormente, ya es evidente hoy en día que el enfoque tradicional de escaneado y OCR pronto quedará obsoleto. Cada vez son más los documentos que se reciben electrónicamente y que, por tanto, pueden procesarse automáticamente y vincularse a procesos internos.

En el futuro, las soluciones de escaneado se utilizarán principalmente en puestos de trabajo individuales para realizar tareas especiales. Ya no será el profesional a tiempo completo el que escanee en el escáner de alto rendimiento, sino el usuario ocasional en el escáner de estación de trabajo.

Para evitar mayores costes de administración, es aconsejable utilizar servidores de escaneado especiales. Con ellos, los perfiles de escaneado y las licencias pueden gestionarse de forma rápida e intuitiva desde una ubicación central.