Mantenimiento directamente desde SAP

En el módulo de mantenimiento PM de SAP, el operador de la red de transporte gestiona sus sistemas técnicos y cartografía su estructura. Los sistemas están documentados, desde su construcción hasta su desguace, en casi 400.000 planos, dibujos, manuales de funcionamiento, etc.; con las versiones, hay casi un millón de documentos.

Estos documentos se almacenan en papel en los centros de documentación de once capataces repartidos por los estados federados del este. Antes también se almacenaban digitalmente en un sistema de gestión de documentos (DMS), pero este no tenía interfaz con SAP.

"La mayoría de los proveedores de DMS no pueden ofrecer una integración informática directa en los procesos SAP debido a la gran complejidad lógica de las interfaces"

afirma Jens Scheffczyk, director de proyecto y especialista responsable de documentación técnica y SAP PM en el área de gestión del mantenimiento.

Para armonizar el contenido de SAP ERP y la documentación de la planta utilizando convenciones terminológicas, el departamento de mantenimiento añadió entidades como pedidos, proyectos, equipos, números de material y lotes al SGD externo.

Esto significaba que las ubicaciones técnicas y los equipos se mantenían en dos sistemas paralelos. Esto obligaba a sincronizar manualmente ambos constantemente, lo que suponía un gran esfuerzo de mantenimiento y, a pesar del mayor cuidado, siempre había diferencias de contenido entre los dos paisajes de sistemas.

Solución SAP DMS integrada

Con el Centro de Control de Documentos (DCC) de BDF, Ontras introdujo por tanto a finales de 2015 una solución que complementa con funciones esenciales el propio módulo DMS de SAP. Junto con SAP PM, esto permite a Ontras gestionar su documentación en el DMS de SAP, con plena integración y conexión en red con otros objetos de negocio de SAP.

Ontras sólo tiene que mapear la estructura de los equipos una vez en SAP PM y el DMS puede acceder a ella automáticamente. Los documentos del DMS están directamente vinculados a las ubicaciones técnicas y los equipos en SAP PM.

En el departamento de mantenimiento hay unos 150 usuarios de SAP, de los cuales unos 70 utilizan regularmente el DMS. El departamento central de documentación de Leipzig llena el sistema con nuevos documentos y actualiza los existentes; el personal de mantenimiento y los jefes de proyecto sobre el terreno lo utilizan para acceder a los documentos.

Esto funciona tanto desde una perspectiva técnica como organizativa. La perspectiva técnica es de nivel superior y organiza la red de líneas a través de la estructura de ubicaciones técnicas de SAP.

Por tanto, las ubicaciones técnicas están vinculadas a los documentos; cada pieza del equipo (reductor, motor, válvula de bola, etc.) de una válvula se asigna a su certificado correspondiente (certificado del fabricante), documento CAD, etc. en el SGD.

Adquisición: Origen de la documentación

Los equipos se colocan en el momento de la compra y se instalan posteriormente en el emplazamiento técnico. Jens Scheffczyk:

"Esta integración de la gestión documental en el proceso de aprovisionamiento logístico era un punto clave del proyecto. El aprovisionamiento es la fuente de parte de la documentación, por eso es importante una cadena documental sin fisuras."

La posición de pedido constituye la base para ello. Mediante un proceso especialmente desarrollado, el departamento de compras puede vincular los documentos creados en aprovisionamiento con los equipos en SAP PM e integrarlos directamente en las operaciones logísticas de mantenimiento, nueva construcción y remodelación.

La segunda vista de los documentos técnicos se basa en su estructura organizativa. Está pensada para que la utilice el técnico de mantenimiento in situ y asigna la ubicación física o lógica de los documentos. BDF ha realizado esta vista sobre la base del componente SAP para la ingeniería integrada de productos y procesos (iPPE).

Con la solución DCC, Ontras también ha recibido un nuevo panel de búsqueda que amplía considerablemente la vista estándar de documentos SAP. Se puede buscar en cualquier tipo de objeto documental, y el usuario puede buscar libremente utilizando consultas de búsqueda combinables.

No se tienen en cuenta las mayúsculas y minúsculas, ya no hay límite de caracteres y el rendimiento también es mayor que con las sentencias abap select convencionales. La lógica para ello se realizó sobre la base del motor de búsqueda T-Rex de SAP.

La migración del antiguo al nuevo sistema supuso un reto para Ontras, ya que el fabricante del antiguo sistema había interrumpido su asistencia técnica. Hubo que transferir documentos y equipos que no existían en SAP.

Éstos debían establecerse en relación con datos que ya existían en el ERP (ubicaciones técnicas, proyectos, contabilizaciones de entrada de mercancías). Gracias a una herramienta de exportación especial de una empresa asociada, fue posible transferir los datos de forma estructurada a un formato de archivo definido y personalizado para SAP, cargarlos en una capa intermedia específica de SAP y convertirlos o revisarlos al mismo tiempo.

A continuación, se generaron alrededor de un millón de registros de información de documentos y otros objetos asociados a partir de esta capa y se vincularon a los datos SAP existentes.