La opinión de los asesores expertos

¿Dónde y cómo funcionan los sistemas? ¿Cómo deben organizarse la arquitectura del sistema y la estructura de las sociedades y los clientes? ¿Cómo será la fase de anteproyecto y quién facilitará la información necesaria?

La organización del proyecto tenía que trabajar en paralelo con la actividad operativa. También estaba la cuestión de cómo se registraría la información necesaria sobre los cambios en el sistema. Al fin y al cabo, según SAP, Simple Finance es un "game changer" que permite gestionar una empresa de forma completamente distinta.

La decisión a favor de Hana se tomó rápidamente debido a la solución prevista y, en vista de la experiencia ya disponible, se eligió una solución en la nube con Microsoft Azure como proveedor. Esto significaba que los requisitos de hardware y las ampliaciones del sistema podían implementarse rápidamente con un clic del ratón.

Falta de coherencia

La fase inicial: personalizar y registrar los requisitos de la parte empresarial: La parte empresarial aportó rápida y fácilmente sus requisitos a la fase de anteproyecto. SAP era completamente nuevo para los empleados de la parte especializada, por lo que hubo que formarlos en los procedimientos y la terminología de SAP.

Esto permitió establecer procedimientos y procesos "simplificados" y modernizados, sobre todo en contabilidad financiera. La personalización inicial pudo llevarse a cabo rápidamente.

Sin embargo, cuando se trataba de los detalles de las estructuras y procesos, había cierta discrepancia entre el software entregado y la documentación disponible o localizable.

A veces el software era más avanzado que la documentación, a veces la documentación estaba más actualizada que el software. Dificultades durante la implementación: Los diversos cambios de nombre no facilitaron la tarea: "SAP Simple Finance add-on 2.0 for SAP Business Suite powered by SAP Hana" se convirtió en "SAP Simple Finance, on-premise edition 1503". La documentación hace referencia al nombre técnico SFIN 2.0 o sfin200.

Mientras tanto, los nombres de las pilas de paquetes de soporte también han variado y estos cambios sólo se han reflejado en partes de la documentación. Ya está disponible la nota SAP 2171868, que arroja algo de luz sobre los cambios en la denominación.

Una vez que los consultores certificados en Hana actualizaron periódicamente la pila de software suministrada, el funcionamiento y la aplicación de los requisitos técnicos resultaron mucho más sencillos.

Los planos se aplicaron con relativa rapidez; sin embargo, debido a una reorganización, algunas estructuras tuvieron que crearse y transportarse de nuevo.

Sin agregados

Los análisis entre divisiones se evaluaron y validaron con gran interés, ya que la elaboración de informes para el Grupo Alegri a través de las estructuras de la empresa fue una de las razones para introducir S/4 Hana Finance.

Ahora los informes se pueden crear, personalizar y ejecutar de forma rápida y sencilla, lo que significa que una de las ventajas anunciadas de S/4 Hana Finance entra en juego de inmediato: los agregados o incluso los procesos ETL ya no son necesarios y suponen un aumento significativo de la agilidad.

Como se han reducido significativamente las contabilizaciones de conciliación necesarias anteriormente entre FI y CO, el proceso de cierre de fin de mes es más ligero y rápido.

No hay introducción "normal

El propio equipo de desarrollo nearshoring de Alegri en Rumanía creó los formularios específicos de Alegri. Tras la coordinación en la gestión del proyecto, este también funcionó eficazmente, permitiendo que las solicitudes de cambio y los ajustes se aplicaran en paralelo al proyecto.

Se puede resumir que no ha sido una introducción "normal"; las conversiones y cambios en el sistema S/4 Hana Finance llevan asociada una cierta curva de aprendizaje. Los resultados positivos hacen que este esfuerzo pueda considerarse una inversión rentable para futuros proyectos.