Eficacia sin límites en la contabilidad

¿Holismo e integración de procesos en una empresa con nueve unidades de negocio y sedes en más de 40 países? ContiTech, líder mundial en productos de caucho y plástico, muestra el camino:

La división de Continental, con 185 sedes en 44 países, ha hecho más eficientes y transparentes sus procesos de tramitación de facturas recibidas en todos los ámbitos, con la ayuda del software Tangro IM, que se utiliza en muchas áreas diferentes.

La automatización coherente de los procesos, desde la captura hasta la comprobación y contabilización de las facturas recibidas en SAP, ha reducido los tiempos de procesamiento de los documentos y ha mejorado significativamente la transparencia y la trazabilidad.

"Tangro reconoce automáticamente el contenido de las facturas, de modo que ya no es necesario introducir los datos manualmente, sino sólo cotejarlos brevemente".

explica Frank Sündermann, Director de Sistemas Empresariales de TI de ContiTech.

"Al mismo tiempo, tenemos una visión general de todas las facturas. Sabemos dónde están actualmente los comprobantes para su liberación y podemos seguir todo el proceso".

ContiTech desarrolla y fabrica componentes y sistemas para los sectores de construcción de maquinaria e instalaciones, minería y automoción, entre otros. Los departamentos de cuentas por pagar de las distintas divisiones reciben cada día una avalancha de facturas que deben introducirse y contabilizarse en SAP.

La tramitación manual de estos documentos requería muchísimo tiempo, entre otras cosas, porque los documentos tenían que pasar por muchas estaciones y tenían que ser trasladados de un lugar a otro: de las oficinas de correos de las distintas localidades a la oficina principal para su registro, de allí otra vez por el mismo camino para su comprobación y refrendo fáctico y profesional y, por último, otra vez a la oficina principal para ser escaneados y archivados electrónicamente. Se necesitaba una enorme cantidad de tiempo, que además iba acompañada de falta de transparencia.

Enfoque holístico como gran ventaja

Esta situación insatisfactoria llevó a buscar una solución para el procesamiento automatizado de facturas. La elección recayó en Tangro IM y, por tanto, en un software compacto que captura electrónicamente el contenido de las facturas, pone inmediatamente a disposición la imagen del documento como imagen digital y procesa electrónicamente todas las aprobaciones. Como ventaja especial, Tangro está integrado en SAP y, por tanto, ofrece una integración total con el sistema SAP, sin problemas de interfaz.

Este enfoque holístico aporta ventajas a los informáticos y a los usuarios:

"Tangro se integra completamente en nuestro entorno de sistemas desde el punto de vista tecnológico. No tenemos que intercambiar datos con sistemas anteriores, como ocurre con otros sistemas".

dice Sündermann.

"Desde el punto de vista informático, Tangro se caracteriza por su manejo especialmente sencillo. Tenemos una buena visión de conjunto de lo que se necesita en el aspecto tecnológico y podemos mantener y controlar Tangro con poco esfuerzo."

Pero la integración total en SAP también ofrece ventajas para el usuario.

"Porque Tangro está integrado en SAP".

Continúa Sündermann,

", los usuarios encontrarán las mismas interfaces para el procesamiento de facturas con las que ya están familiarizados por su trabajo diario con el sistema SAP. La interfaz gráfica de SAP hace que la solución de Tangro sea especialmente fácil de usar desde el punto de vista del usuario.

Con este concepto convincente, Tangro se ha establecido en ContiTech como el software para procesar las facturas recibidas. El software ya se utiliza en 20 emplazamientos de Europa y América Central, y pronto habrá más.

"Con Tangro, hemos conseguido desplegar un producto con un enfoque de solución uniforme y estandarizado en muchas empresas a la vez que compartimos una infraestructura"

dice Sündermann.

Todos los tipos de facturas

ContiTech utiliza Tangro para procesar todo tipo de facturas, es decir, facturas de compras directas e indirectas, así como documentos con y sin referencias de pedido. El volumen asciende actualmente a 300.000 documentos procesados al año, que se reciben por correo postal en papel o en formato PDF por correo electrónico.

Por el momento, la proporción sigue siendo de 50:50, pero la tendencia es cada vez más hacia el procesamiento por correo electrónico, una evolución que ContiTech celebra porque elimina el paso intermedio del escaneado y, por tanto, acelera aún más el procesamiento.

En cualquier caso, Tangro reconoce automáticamente el contenido relevante de la factura. Por un lado, se incluyen los datos del acreedor, como la dirección del proveedor y los datos bancarios, así como todos los datos de cabecera, como el número de factura, la fecha de factura y el importe bruto de la factura. En el caso de las facturas relacionadas con pedidos, el pedido también se extrae del albarán y se establece la entrada de mercancías.

El libro de recepción de facturas ofrece una visión completa de todas las facturas recibidas y su estado. Aquí, los empleados pueden comprobar específicamente qué facturas pueden contabilizarse directamente, en qué casos es necesario un tratamiento posterior y qué documentos están en el flujo de trabajo para su liberación.

Esto garantiza una mayor claridad en todo el procedimiento de tratamiento. Y en toda la empresa, ya que los libros contables también pueden consultarse a través de las sociedades.

"Con Tangro hemos conseguido un grado muy alto de transparencia".

dice Sündermann,

"y en todos los sectores".

Esto por sí solo se traduce en un menor tiempo de tramitación por documento. Además, el tiempo de tramitación se ha reducido gracias a la eliminación de la introducción manual de datos.

"ContiTech ahorra una media de medio minuto por recibo gracias al procesamiento automatizado de facturas. Esto ha reducido el tiempo de procesamiento a tres minutos".

Sündermann pone el éxito en cifras.

Requisitos del proceso

Otro factor importante para una mayor eficiencia en la tramitación de facturas es la gestión electrónica de los procesos de aprobación. Se acabó la circulación de documentos en papel y las molestas llamadas telefónicas posteriores cuando faltan aprobaciones.

Todo el proceso está ahora digitalizado y automatizado, teniendo en cuenta los requisitos específicos de la empresa y relacionados con su ubicación. De este modo, Tangro traza un mapa completo de todas las etapas de aprobación que se requieren en ContiTech para la verificación factual y técnica de las facturas.

Entre otras cosas, un flujo de trabajo en dos fases con revisión de los hechos en la primera y aprobación en la segunda. El proceso está totalmente automatizado y cuenta con una duración de planificación almacenada.

Esto también aumenta la fiabilidad del proceso, porque en cuanto se supera la duración, los empleados reciben inmediatamente un aviso y pueden tomar contramedidas.

Incluso después de la aprobación, los flujos de trabajo electrónicos ofrecen más ventajas. Por ejemplo, todos los procesos se documentan en el registro de flujos de trabajo y, de este modo, pueden rastrearse rápida y fácilmente para consultas e investigaciones. Todos los documentos relacionados también se pueden encontrar inmediatamente porque Tangro vincula automáticamente los documentos a la transacción comercial en SAP. El holismo también caracteriza a la solución en este aspecto.