SAP Rollout Chile

Con la adquisición de la empresa de Santiago de Chile, el fabricante de alimentos Brüggen persigue el objetivo de producir localmente en el futuro mueslis y cereales para el mercado sudamericano.

Para integrar la empresa en la estructura organizativa de Brüggen, fue necesario crear un entorno SAP in situ e integrarlo en la estructura SAP anterior. Para Brüggen, ésta es la primera ubicación en Sudamérica. Otras plantas se encuentran en Wilga (Polonia) y Thiers (Francia).

Éxito de la ampliación

Debido a los requisitos legales específicos de Chile, se encargó a cbs que apoyara el proyecto. El equipo del proyecto tuvo que considerar las especificidades de la facturación electrónica en Chile.

Por encima de todo, el equipo tenía que garantizar la fluidez de los informes a una empresa de facturación electrónica. Según la legislación chilena, esta empresa debe encargarse de la correspondencia necesaria con las autoridades fiscales.

cbs ya ha implantado con éxito más de 100 proyectos SAP en Latinoamérica y ha creado soluciones para centros de producción y ventas. La empresa de consultoría ha aprendido a lidiar con las peculiaridades culturales y legales in situ. Por lo tanto, cbs fue capaz de proporcionar a Brüggen un apoyo óptimo en la creación de un entorno de TI integrado y funcional en Chile.

Para ello, el equipo de proyecto del cliente tuvo que adquirir primero conocimientos básicos de SAP. Hasta entonces, el personal local solo había trabajado con SAP Business One y Microsoft Excel y no había recibido formación en el uso de SAP.

Sin embargo, los objetivos del proyecto no se limitaban a establecer una estructura SAP moderna y la conexión con el sistema global de Brüggen. Por primera vez, también debían registrarse detalladamente los costes reales de producción.

"El nuevo sistema está diseñado para ayudarnos a definir nuestros costes con precisión"

afirma Axel Schrader, jefe de proyecto de Brüggen.

"Por tanto, también sirve de modelo para nuestras otras sedes en Polonia, Francia y Alemania".

Los costes a la vista

En una reunión inicial celebrada en Lübeck, el equipo del proyecto analizó en detalle qué procesos debían mapearse utilizando la nueva plantilla. Además, se discutieron las características especiales que se aplican a la facturación electrónica en Chile. A continuación, el equipo del proyecto comenzó a desarrollar un primer prototipo.

Para comprobar si la plantilla reflejaba también los procesos empresariales deseados, se realizaron periódicamente análisis de ajuste. A continuación, el prototipo se adaptó en Alemania y, por último, se comprobó en una prueba de integración utilizando un proceso de trabajo claramente definido.

Por último, se llevó a cabo una exhaustiva prueba de aceptación por parte de los usuarios. Los empleados de Brüggen in situ utilizaron y probaron el sistema y se aseguraron de que también cumplía los requisitos reales en la práctica.

La plantilla de Brüggen, ya existente, fue implantada por la propia Brüggen. cbs se encargó de los conocimientos técnicos específicos del país y de los requisitos legales. La tarea consistía en analizar cómo se podían adaptar los requisitos legales a la plantilla existente y, a continuación, ampliar la plantilla en determinados ámbitos.

En varias sesiones de formación, el equipo del proyecto impartió las funcionalidades esenciales de SAP a los empleados in situ. Se prestó especial atención a las nuevas funciones de facturación electrónica.

La conexión con el proveedor de servicios externo para la facturación electrónica se realizó a través de E-Document Framework, que el equipo del proyecto implantó en SAP ERP. El equipo del proyecto utilizó SAP Process Integration (SAP PI) como middleware, que permite el intercambio entre SAP y los sistemas externos.

Los costes reales son un parámetro importante en el control de los procesos empresariales. ¿Qué costes se han producido realmente? ¿En qué medida se desvían del cálculo original?

Para permitir un análisis preciso de los costes reales, el equipo del proyecto creó el módulo Libro de materiales con cálculo de costes reales en el sistema y organizó la transferencia de los valores a la Cuenta de resultados CO-PA.

Ahora Brüggen puede evaluar segmentos de mercado clasificados por productos, clientes, pedidos o una combinación de ellos en función de su importe de cobertura en la empresa. El libro de materiales también puede utilizarse para mantener inventarios de materiales en múltiples monedas y valoraciones.

Reconstruir los conocimientos de SAP

Además, hubo que tener en cuenta y salvar las diferencias de mentalidad entre los métodos de trabajo alemanes y chilenos. Desde el punto de vista técnico, el desarrollo de la facturación electrónica supuso un reto especial para el equipo del proyecto.

En Chile no se utiliza un único documento para la facturación, sino media docena. Para poder procesar cada documento y controlarlo siempre correctamente, hubo que adaptar el proceso de plantillas en SD a las especificidades locales.

Aquí es donde la experiencia de cbs en el desarrollo de las interfaces y formularios necesarios fue necesaria a la hora de establecer nuevas líneas de sistemas en los países americanos.

Antes de que Brüggen se hiciera cargo de la sede chilena, los procesos no estaban suficientemente estandarizados. Para la mayoría de los procesos, los empleados utilizaban SAP Business One y Microsoft Excel.

Allí también se registraban, por ejemplo, datos importantes relativos a la producción. Aquí era necesario iniciar un cambio de conciencia y sensibilizar a los empleados para el nuevo trabajo.

Una dificultad añadida era que los empleados tenían que utilizar un sistema ya establecido en Alemania. Al mismo tiempo, la integración de la planta de Santiago de Chile debía realizarse lo más rápidamente posible y había que aplicar procesos de plantilla. Como Brüggen no es el único accionista de la nueva empresa, la disponibilidad de datos e información se vio afectada adicionalmente.

El equipo del proyecto supo hacer frente a todos estos complejos requisitos y llevó a cabo la implantación de SAP con confianza. Los expertos implantaron con éxito el eDocument Framework y SAP PI y dominaron en todo momento la complejidad del proyecto. El intercambio con el proveedor de facturación electrónica funcionó sin problemas al cabo de poco tiempo.

Toda la información en un solo lugar

A pesar de la gran premura de tiempo, el proyecto se ejecutó en cuatro meses y dentro del presupuesto. La nueva empresa se integró con éxito en la estructura SAP existente de Brüggen. En el proceso, las particularidades jurídicas se implantaron al cien por cien en el sistema.

cbs pudo aportar su profunda experiencia sudamericana, fruto de numerosos proyectos en el continente. El intercambio con las autoridades a través del proveedor externo para la facturación electrónica funciona sin problemas.

"El hecho de que ahora también utilicemos en Chile el mismo sistema que en nuestras otras sedes supone para nosotros una gran mejora de la eficiencia".

afirma Axel Schrader, jefe de proyecto de Brüggen.

"Ahora tenemos una visión general de nuestros costes reales en todo momento a través del componente de la aplicación Material Ledger.

añade el responsable.

Brüggen está tan satisfecha con la introducción del nuevo sistema en Chile que también se está planteando utilizar una solución con las funcionalidades correspondientes en Alemania.

La implantación marcó el exitoso comienzo de la sucursal en Sudamérica. Se ha superado el reto especial de familiarizar a los empleados locales con la nueva forma de trabajar. Ahora Brüggen también puede operar en Chile con un sistema SAP plenamente funcional.

Trabajar con SAP se ha convertido en algo natural. Además, la empresa tiene ahora una mejor visión de conjunto de sus costes y la oportunidad de tomar el control en una fase temprana.

Conclusión:

Con el nuevo centro de producción totalmente integrado, Brüggen está ahora en condiciones de explotar óptimamente el potencial local de creación de valor en el mercado sudamericano de cereales.