La metodología S/4 Booster

Los responsables de SAP se encuentran a menudo en un dilema: la conversión del sistema ERP existente a S/4 Hana (enfoque brownfield) no suele ser fácilmente posible a corto plazo, ya que las modernizaciones en S/4 Hana requieren un amplio proyecto en el que participan los departamentos especializados y los usuarios clave.

Sin embargo, una nueva introducción de S/4 Hana (enfoque greenfield) requiere un proyecto aún más extenso para crear primero un anteproyecto empresarial y decidir después qué procesos empresariales se asignarán al sistema y cómo.

Por otro lado, es deseable que el departamento empresarial se beneficie de los avances del sistema S/4 Hana en un futuro próximo: Además de las funcionalidades mejoradas, el cambio de paradigma de la GUI de SAP orientada a las transacciones a la moderna interfaz Fiori con elementos de flujo de trabajo, listas, control de plazos y también transacciones resulta muy atractivo para muchos usuarios.

Esto no es sólo por razones funcionales, sino también para proporcionar a los empleados una interfaz visualmente atractiva para el ERP que encaje en el mundo laboral y de experiencias de la generación más joven.

Con la metodología Alegri Booster, este dilema puede evitarse de forma elegante e inteligente: Se proporciona al departamento especializado una funcionalidad de vanguardia con una interfaz atractiva a corto plazo, para los procesos empresariales existentes y conocidos del sistema ERP existente con sus propios datos reales. Esto sucede sin un proyecto de conversión y sin una conversión del sistema que requiera mucho tiempo.

El proyecto Push se convierte en Pull

Estratégicamente, este enfoque es extremadamente inteligente: En lugar de tener que anunciar en toda la empresa un cambio a menudo costoso a S/4 Hana para obtener presupuesto y capacidad de personal, es posible mostrar cómo será el futuro a corto plazo con poco esfuerzo.

Esto significa que el caso de negocio ya puede estudiarse concretamente para un departamento. De este modo, un proyecto "push" que primero tiene que ser "empujado" internamente puede convertirse en un proyecto "pull" en el que los departamentos "tiran", y también tienen su propio interés en apoyar el proyecto.

Esto impulsa la transformación digital iniciada con S/4 Hana y ayuda así a la empresa a iniciar los cambios necesarios desde el principio y con un buen soporte de ERP.

Al fin y al cabo, el uso de interfaces modernas en dispositivos móviles de distintos orígenes y tamaños es un aspecto de la retención de empleados y de la percepción de las TI internas como motor de la modernización que no debe subestimarse.

¿Cómo ha aplicado Alegri esta metodología de refuerzo?

Un sistema S/4 actual se coloca delante de los sistemas ECC 6.0 existentes, como una especie de proxy. Las funcionalidades seleccionadas, por ejemplo de compras, se amplían mediante desarrollos propios, de modo que los datos necesarios se cargan selectivamente desde las tablas correspondientes de un sistema ECC 6.0 existente.

Esto se hace siguiendo el principio pull, de modo que los sistemas existentes pueden seguir funcionando sin verse afectados y sin cambios; ¡no es necesario cambiar el sistema central!

Esta conexión puede realizarse a través de RFC (Remote Function Call), pero también de otras interfaces como OData o IDocs, para que la intervención en los sistemas existentes sea la menor posible.

Técnicamente, este sistema de refuerzo puede realizarse de varias maneras: a través de otro sistema en las instalaciones o también a través de un sistema en una solución IaaS como Microsoft Azure.

Dado que los sistemas ECC 6.0 existentes siguen utilizándose en su totalidad y que el sistema S/4 Hana sólo recibe los datos esenciales para las funcionalidades modernizadas, este sistema de refuerzo es muy reducido.

El uso en una nube IaaS ofrece la ventaja adicional de que también se puede realizar una prueba de la metodología con copias de los sistemas existentes sin necesidad de invertir en hardware.

Esto significa que se puede abordar el inicio de un proyecto a corto plazo y sin riesgos, con una inversión mínima, y el uso posterior de la metodología de refuerzo también se puede llevar a cabo en modo "pago por uso".

Cockpits basados en Fiori 2.0

Ahora pueden utilizarse funciones modernizadas como la gestión centralizada de inventarios o la planificación de necesidades de material (MRP) entre plantas.

Del mismo modo, Fiori 2.0 permite crear cabinas específicas para cada usuario que muestran de un vistazo los elementos de la lista, los plazos incumplidos, las evaluaciones y las transacciones, todo ello con un diseño galardonado por reddot.

De este modo, es posible que el departamento ya adquiera experiencia y se adapte a las funcionalidades mejoradas y a las interfaces basadas en roles: con sus propios datos, con sus propias funcionalidades, algo que un sistema de demostración no puede hacer.

Alegri ha desarrollado la metodología Procurement Booster como primer paso para las compras. Las funcionalidades de aprovisionamiento existen en todos los sistemas de producción (uno o varios sistemas ERP, SRM y APO, soluciones descentralizadas de terceros).

Estos están bastante bien delimitados y, por lo tanto, tienen pocas interfaces con otros módulos del sistema ERP. Pueden optimizarse sincronizando los datos necesarios con un sistema central en S/4 Hana. Para ello, se utilizan los datos reales de la propia empresa y, a continuación, se pueden anunciar las siguientes mejoras.

Adquisiciones para centros de coste

• Posibilidad de apoyar los procesos de aprobación con interfaces modernas, por ejemplo, con aplicaciones Fiori estándar para aprobaciones.
• Tarjetas de compra centralizadas para material de oficina e informático, por ejemplo, ordenadores, monitores, impresoras, tóneres, licencias
• Suministro rápido de los departamentos con bajos costes de manipulación
• Pocas relaciones con los proveedores, pero intensas y con costes optimizados
• Posibilidad de que los proveedores gestionen los almacenes
• Para materias primas y componentes: menor riesgo de inventario con una disponibilidad más rápida de los componentes.
• Compras optimizadas en función del tamaño del lote y, por tanto, ventajas económicas
• Visión general del inventario y, por tanto, plazos de entrega más cortos
• Reducción significativa de los costes de manipulación en las compras
• Utilización de las funcionalidades SCM (anteriormente APO) para optimizar los procesos en todas las plantas.

No hay que subestimar el aumento de la productividad mediante el uso de cabinas de pilotaje automontables en las que se condensa una amplia variedad de información en una presentación basada en funciones y orientada a tareas concretas.

De este modo, se pueden llevar a cabo procesos menos complejos en el subsuelo, por ejemplo, y las evaluaciones necesarias ya están disponibles de forma agregada para la toma de decisiones estratégicas.

La adaptación a nuevos dispositivos, el desarrollo de la funcionalidad y el mantenimiento de estas interfaces corre a cargo de SAP, lo que significa que el usuario final se beneficia de ello de forma continua como parte del mantenimiento habitual del software.

Otro aspecto del cambio a S/4 Hana es la conversión a socios comerciales en sustitución de los clásicos deudor y acreedor. La metodología Alegri Booster también se presta a ello:

De este modo, puede crearse en una fase temprana un sistema S/4 Hana central que gestione el interlocutor comercial central y conecte los sistemas ECC 6.0 existentes como sistemas satélite.

Ahora ya se pueden aprovechar las ventajas de la central de interlocutores comerciales, como la nueva creación basada en flujos de trabajo con comprobación integrada y de alto rendimiento de duplicados de interlocutores comerciales y una interfaz central uniforme para herramientas de terceros, como la comprobación de embargos.

Con este enfoque, Alegri demuestra creatividad en la implantación eficaz de funcionalidades seleccionadas incluso antes de una transformación completa del sistema.

Este también ha sido galardonado por ISG, entre otros, con el premio "Rising Star Hana Services" de 2018, que destaca la pericia y experiencia de Alegri en la transición a Hana y S/4 tanto en el ámbito técnico como en el de las aplicaciones.

Alegri se ve a sí mismo como un socio de TI y el CIO en la próxima modernización de ERP y la interfaz de usuario en el camino hacia una integración de negocio y TI. Esto crea las condiciones para actuar como socio y catalizador de la transformación digital.

Junto con la parte empresarial, el potencial y las posibilidades de las nuevas tecnologías pueden examinarse y transferirse a nuevos procesos empresariales nunca antes soñados. Aquí se requiere creatividad y libertad para pensar, actuar y aplicar "fuera de la caja".