Uso indirecto nuevo - ¿solución justa o simple peaje?

A más tardar desde la sentencia en el caso contra el fabricante británico de bebidas Diageo y la demanda adicional de más de 60 millones de euros, los clientes de SAP temían que también ellos se vieran amenazados por el desastre en forma de una nueva y costosa concesión de licencias, provocada por el uso indirecto.

El uso en el sentido de los términos de la licencia incluye, por ejemplo, la ejecución de las funciones de un software, así como la carga o el acceso a los datos que gestiona el software.

El uso indirecto se produce cuando, por ejemplo, no se accede a las funciones del software o a los datos gestionados a través de la interfaz de usuario suministrada con el software o como parte del mismo, sino a través de interfaces técnicas, por ejemplo con la ayuda de software de terceros.

El análisis del uso indirecto es especialmente difícil porque existen numerosas y, en su mayoría, complejas dependencias técnicas entre los distintos sistemas de las estructuras informáticas de las empresas.

Esto es especialmente cierto en los entornos SAP. Los resultados de varios proyectos para determinar los riesgos de las licencias sugieren que más del 30% del software SAP tiene licencias inadecuadas o incorrectas en PYME y grandes empresas; un error que puede tener consecuencias financieras imprevistas en caso de auditoría por parte del fabricante del software.

SAP ha introducido recientemente un nuevo modelo de licencias y precios (ERP Pricing for the Digital Age) que pretende regular de forma más transparente la concesión de licencias de uso indirecto.

No estoy seguro de que el nuevo modelo de uso indirecto sea realmente justo y transparente y beneficie a los clientes de SAP.

Se basa en una métrica transaccional, es decir, desde el punto de vista de SAP, en determinados casos ya no son decisivos los usuarios o sistemas que intercambian datos SAP directa o indirectamente, sino los documentos generados por los usuarios o sistemas, en la terminología de SAP "documentos", y esto es una novedad en el mercado de ERP en esta consecuencia.

Mientras el cliente SAP necesite cada vez más licencias SAP para el número de documentos generados, por ejemplo, porque el número de pedidos (documento de ventas) aumenta, los costes adicionales de las licencias de software más las cuotas de mantenimiento asociadas pueden seguir tolerándose.

Se vuelve crítico a más tardar cuando el número de pedidos gestionados con SAP desciende de 1.000.000 a 500.000, por ejemplo, debido a la falta de pedidos o -en el sentido de la optimización- con la introducción de un nuevo proceso de pedido.

Por supuesto, SAP no reembolsa los costes de licencia pagados previamente, por muy mal que le vayan las cosas al cliente. En cambio, el requisito de licencia para los usuarios designados -independientemente de la cuestión del uso indirecto- era y es mucho más estable.

¿Qué pueden hacer las empresas?

La optimización continua de las licencias es necesaria para no correr el riesgo de comprar las licencias equivocadas o demasiadas y acabar siendo "castigado" con cuotas de mantenimiento durante años por estas decisiones erróneas.

Esperar y ver es sin duda el lema equivocado. Las empresas deben prepararse, analizar los puntos débiles y considerar alternativas.

Las herramientas sofisticadas que identifican el uso indirecto ayudan en el análisis. Son altamente especializadas y se han desarrollado para supervisar productos de software o fabricantes específicos. Además del Snow Optimizer para SAP y el Xpandion Profile Tailor License Auditor, también incluyen el ConSalt License Optimizer @ SAP.

Sin embargo, un inventario tal cual no es suficiente para un uso conforme a la licencia a largo plazo. La informática utilizada en la empresa está sujeta a cambios continuos, de forma análoga a los procesos empresariales, al igual que el número de datos o "documentos" gestionados.

También en este caso existen servicios especiales que ofrecen recomendaciones de actuación individuales e independientes adaptadas al cliente, como SAP GRC Monitoring de ConSalt.