Diseño ágil de plantillas para S/4 Hana

La mayoría de las sillas de la sala de proyectos "Vancouver" siguen vacías. No es de extrañar, el lunes es día de llegada. Aprovechamos el silencio. Con el Director de Excelencia Operativa y el Jefe de Ventas de Italia, jugamos con los nuevos procesos de ventas para los Apeninos. Nuestra plantilla está casi lista: Order to cash en S/4 Hana. Puesta en marcha en seis días.

La empresa tecnológica está retocando el One Digital Core: en el proyecto greenfield, el cliente debe recibir un paisaje de procesos limpiamente orquestado. No es fácil, con 170 entidades jurídicas. Cada empresa nacional tiene sus propios procesos.

Al mismo tiempo: reestructuración de la organización, de varias divisiones a tres unidades de negocio. Existen 40 sistemas ERP SAP y 25 sistemas ERP no SAP. Esto significa que los procesos no armonizados se ejecutan en un entorno informático heterogéneo. Muchas adquisiciones de empresas que se injertaron en lugar de integrarse realmente.

Procesos digitales integrales en la mitad de tiempo

Así lo ha decidido el consejo de administración del grupo industrial con 15.000 empleados: Se reorganizará el panorama de procesos y sistemas. La base: un sistema ERP global One. Procesos uniformes, tanta armonización como sea posible. ¿Está claro el objetivo? ¿Está el cliente en su sitio? En la fase de definición de objetivos aclaramos las condiciones marco necesarias.

¿Qué necesitamos realmente? Antes, la gente se sentaba a escribir anteproyectos durante al menos tres meses. Luego se construía un sistema, se definían todos los procesos importantes.

El clásico método en cascada. Mucho papeleo, muchas discusiones sobre diagramas de procesos sin analizar un sistema SAP. Desde el inicio del proyecto hasta la primera puesta en marcha pasaron al menos entre 15 y 18 meses, a ciegas, por así decirlo. Al fin y al cabo, ¡hasta entonces no había información de la empresa! ¿Encaja o no?

Eso ya no funciona hoy en día. Hay que implicar a la empresa desde el principio. Es importante crear "productos" rápidamente, reunir paquetes de procesos adecuados sobre cuya base se pueda dar una respuesta directa.

Puede tratarse, por ejemplo, de todos los procesos que necesita una pequeña unidad de ventas. No describimos todos los requisitos de todos los procesos de la A a la Z, sino que los inventariamos. Luego decidimos: ¿Qué parte queremos implantar en el primer producto?

Creamos un microcosmos S/4. La ventaja: en el siguiente paso, la empresa puede ponerlo en marcha inmediatamente y probarlo en el mundo real. Desarrollamos una nueva plantilla SAP en poco tiempo, de forma dinámica y orientada a los objetivos. Exactamente con la agilidad que permite la construcción de plantillas en el entorno ERP. Para averiguarlo: ¿Vamos por buen camino? ¿Qué opinan los responsables de los procesos?

Por supuesto, el alcance total del proyecto siempre permanece en el punto de mira. Pero es demasiado grande. Tomamos pequeños trozos, una sección del enorme paisaje de procesos de una empresa con 90 años de historia y 2.300 millones de facturación. Según el lema: ¿Cómo comerse un elefante? ¡Córtalo en trozos!

Sólo cuando esta plantilla está en funcionamiento pasamos al siguiente producto. Utilizamos un enfoque de plantillas en iteraciones. Un producto se desarrolla en solo tres meses, en estrecha coordinación con los departamentos.

Y: podemos procesar los comentarios de compradores, planificadores de producción, expertos en logística y controladores al mismo tiempo. Optimizamos la plantilla ya en la fase de creación, lo que llamamos Mejora Continua.

En alemán: Optimierung im laufenden Prozess. Esto ya ha funcionado bien para el producto inicial. Sólo quedan tres días de ajustes y ya estará lista la primera plantilla pequeña para Ventas Italia. El jefe de ventas nos ha proporcionado valiosas aportaciones. Tiene su "traje a medida" para ello. Más alineación comercial no es posible.