Un 90% digital no es suficiente

Y a menudo es sólo el último diez por ciento lo que falta en el camino hacia una oficina sin papel. Sin embargo, hace tiempo que existen en el mercado soluciones para que los expedientes electrónicos del personal sean cien por cien sin papel, es decir, sin necesidad de volver a imprimir, firmar y escanear.

Y esto es independiente de si una empresa utiliza SAP HCM o el sistema de RRHH de otro proveedor o ha almacenado sus documentos en el sistema de archivos.

Veamos el problema utilizando el ejemplo de la incorporación: El ciclo de vida del empleado en la empresa comienza con la firma del contrato de trabajo.

La mayoría de las veces analógica, con un bolígrafo sobre un papel, y en contadas ocasiones digital, con una firma en la tableta de firmas. Se crea el expediente personal y comienza el tour de force. Se entrega el carné de empleado, la llave, la tarjeta de acceso, el teléfono móvil y el cuaderno y se confirma la recepción. Además, hay acuerdos de confidencialidad, instrucciones de seguridad y confirmaciones de participación, todo lo cual también debe documentarse.

Comienza una animada danza circular entre el almacenamiento en papel y el digital, gran parte acaba en servidores de archivos y en sistemas, parte en el armario de acero del departamento de RRHH. Y con cada nómina, cada solicitud de vacaciones y cada baja por enfermedad -la mayoría en papel- crece el archivo híbrido de personal.

No cabe duda de que la documentación y la protección de datos son pilares esenciales de la gestión moderna de los recursos humanos. El actual Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea ha dificultado aún más la situación de las empresas.

Pero esta no es la única razón por la que los expedientes de personal híbridos o en papel puro hace tiempo que superaron los límites de la eficiencia económica y la administrabilidad. Muchas empresas han digitalizado con éxito sus procesos, pero el último paso -el último diez por ciento- no suele ser posible.

Por eso, si hay que imprimir los documentos almacenados digitalmente para firmarlos y escanearlos de nuevo, o si la nómina llega por correo postal. Por tanto, también tiene sentido digitalizar completamente estos procesos.

La gestión integrada del capital humano (HCM) de SAP ya ayuda a los departamentos de RRHH en sus numerosas tareas. Con un expediente de personal electrónico, ya sea en la nube o in situ, los procesos pueden hacerse móviles y, por tanto, más eficientes; la automatización de las actividades manuales ofrece un potencial de ahorro adicional.

Por último, pero no por ello menos importante, también son cruciales unos procesos de autorización y firma legalmente conformes y trazables. Debido a aspectos legales, esto requiere diferentes métodos de firma para diferentes documentos.

En r>IT hemos desarrollado la cartera de productos e-Sign precisamente para este tipo de requisitos. Funcionan como complementos para aplicaciones existentes como SAP HCM, pero también pueden utilizarse de forma más sencilla, por ejemplo, en combinación con sistemas de archivos.

Esto permite generar un expediente de personal electrónico y seguro para cada empleado. Los documentos pueden firmarse digitalmente de forma biométrica/avanzada mediante un signpad/certificado o cualificarse con la firma de un teléfono móvil o una tarjeta ciudadana.

Si, por ejemplo, se expide una tarjeta de acceso, e-Sign se encarga de que la firma digital se aplique sin problemas y, a continuación, archiva correctamente el documento PDF en el expediente del empleado en cuestión.

Y e-Sign también puede funcionar como microservicio en la nube. Con él, las nóminas, por ejemplo de SAP HCM, pueden cifrarse y entregarse personalmente por correo electrónico. Así, el proceso puede gestionarse de forma 100 % digital.

Esto ahorra tiempo y dinero, evita la apertura no autorizada y permite comprobar que la entrega se ha realizado correctamente. Lo mismo se aplica, por supuesto, a otros documentos que deban enviarse simultáneamente y de forma segura a un gran número de personas, como extractos de gastos de viaje, nóminas anuales o cartas de gratificación.

Esto significa que incluso el último diez por ciento mencionado, que aún se realiza en papel, puede digitalizarse. Ganancias rápidas para las empresas, y a un coste moderado.