ABB ahorra 300.000 euros - el antiguo sistema se apagó en seis semanas

Las adquisiciones y desinversiones de empresas se han impuesto como un medio popular para reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado y aumentar la propia fuerza innovadora. Sin embargo, la agilidad empresarial debe reflejarse a todos los niveles para lograr efectos de sinergia óptimos al fusionar y escindir empresas y partes de empresas. Esto es especialmente cierto en el caso de las TI.

En 2018, la división de turbocompresores de ABB adquirió Tekomar, una pequeña empresa de ingeniería con sede en Winterthur. Su software de diagnóstico y consultoría permite optimizar el rendimiento y la vida útil de los motores diésel marinos y encaja perfectamente con la oferta de ABB Turbocharging.

"El software y la experiencia de Tekomar son muy valiosos para ABB Turbocharging. Sin embargo, en octubre del año pasado, el departamento de fusiones y adquisiciones se puso en contacto con nosotros y nos informó de que las licencias de la solución ERP en la nube de Tekomar expirarían a finales de febrero de 2019."

informa Hock-Ann Tan, Directora de Proyectos de SI en ABB.

"En consecuencia, nuestra tarea consistía en encontrar una solución más rentable y sencilla para el periodo posterior a la transferencia de los datos de Tekomar al sistema SAP central en sólo cuatro meses".

La solución tenía que ser convincente tanto desde el punto de vista técnico como empresarial. Por motivos legales, los sistemas heredados no pueden desconectarse sin más tras la migración de sus datos.

Por último, los datos y documentos heredados deben conservarse sin cambios durante los periodos de retención legalmente prescritos, en este caso durante un total de 13 años.

En consecuencia, Hock-Ann Tan y su equipo se enfrentaron al reto de encontrar una solución técnica al problema de los datos heredados que, además, fuera bastante más barata que seguir explotando la solución heredada en la misma medida que antes.

"Técnicamente, en principio teníamos tres opciones".

dice Hock-Ann Tan.

"En primer lugar, un funcionamiento continuado muy reducido de la solución heredada, si el proveedor lo permite. En segundo lugar, una solución de archivo para los datos antiguos que se adapte a la tecnología del proveedor y pueda garantizar así la seguridad de revisión de los datos.

Y en tercer lugar, un planteamiento independiente del fabricante y del sistema que nos permite extraer los datos heredados y almacenarlos de forma legalmente conforme, independientemente de la migración a nuestro sistema SAP".

Como la primera opción habría sido demasiado cara y ABB no disponía de una solución de archivo adecuada debido a la estrategia de SAP, sólo quedaba la tercera opción.

"Sin embargo, una recomendación nos llevó rápidamente a la solución JiVS de Swiss Data Migration Services".

La plataforma de gestión de la información se basa íntegramente en Java, por lo que es independiente del sistema y de la plataforma. Su procedimiento de extracción y almacenamiento de datos a prueba de auditorías está certificado por auditores suizos, por lo que la seguridad jurídica está garantizada para auditorías internas y auditorías externas.

Esto se debe a que JiVS almacena todos los datos y documentos heredados junto con su contexto de negocio y documentos en cada paso. Esto permite una prueba completa de que la información heredada se transfirió completamente y sin cambios desde el sistema heredado.

En caso necesario, los usuarios especializados, como los auditores, sólo tienen que acceder a esta información a través de un navegador, que se les muestra como si estuvieran trabajando con el sistema original. Sin embargo, sólo tienen derechos de lectura. Otra ventaja del acceso mediante navegador: JiVS puede utilizarse como servicio en la nube y no es necesario implantarlo en las instalaciones del cliente.

"Técnicamente, JiVS nos convenció de inmediato. Pero la solución también era económicamente superior a las alternativas.

informa Hock-Ann Tan.

Esto se debe a que los costes anuales de licencia de la antigua solución rondaban los 50.000 euros. En cambio, las tarifas de JiVS as a Service son de un máximo de 10.000 euros al año. Así, el proyecto JiVS se amortiza en un año.

El contrato se cerró a principios de diciembre para que pudieran comenzar los trabajos de transferencia de los datos heredados. Un análisis del stock de información puso de manifiesto que, para algunos datos de facturación, los documentos de facturación correspondientes aún debían imprimirse como archivos PDF.

Básicamente, la información que había que transferir eran datos y documentos sobre pedidos, facturas, cuentas por cobrar y pasivos.

Una vez finalizados todos los trabajos preparatorios, incluida la impresión en PDF y la implantación de un método seguro de transferencia de datos mediante FTP seguro, la transferencia de la información antigua a JiVS podría realizarse también antes de Navidad.

El día de San Valentín de 2019, se eliminaron las cuentas de usuario del sistema heredado en la nube. Esto permitió cumplir el proyecto antes de que expiraran los plazos de las licencias, por lo que no se incurrió en más gastos por el sistema heredado, como estaba previsto.