¿Pagar más por lo que no se utiliza?

E-3: Sympatex es cliente de SAP desde hace muchos años. Qué versión de software se utilizó para lanzar SAP?

Hasso Ercelebi: El Grupo Sympatex lleva más de 20 años utilizando SAP. Empezamos con SAP R/2 y hoy en día utilizamos SAP ERP ECC 6.0 en toda la empresa junto con un entorno típico de tres sistemas SAP.

E-3: ¿Podría darnos una idea general del número de usuarios y los tipos de licencia que utilizan?

Ercelebi: Nuestros aproximadamente 150 usuarios se dividen en los tipos de usuario "Profesional" y "Usuario profesional limitado".

E-3: ¿Cuándo y cómo conoció Rimini Street?

Ercelebi: En una época en la que Rimini Street ni siquiera ofrecía mantenimiento para sistemas SAP. Ya entonces me gustaba el modelo de negocio, aunque más bien especulaba con que las casas de software reducirían sus márgenes por el mantenimiento de su software ERP.

E-3: ¿Cómo se produjo el contacto?

Ercelebi: Introduje mis datos de contacto en el sitio web de Rimini Street, aunque en aquel momento Rimini Street aún no tenía representación en Alemania. Entonces recibí una llamada desde Inglaterra.

E-3: ¿Qué le convenció al principio para plantearse el mantenimiento por terceros?

Ercelebi: Esto se desencadenó a raíz de una petición a SAP para que diera de baja algunas licencias que no utilizábamos de forma permanente.

La negativa tajante y la insistencia en seguir pagando por un mantenimiento de usuarios inexistente coincidió con el mismo momento en que SAP quería obligar a sus clientes a abandonar el soporte estándar de SAP y pasarse al soporte para empresas.

En la práctica, esto significaba más costes para servicios menos utilizados. Y a nosotros nos surgió la duda de si SAP seguía siendo el socio adecuado para nosotros.

E-3: ¿Cuáles fueron los argumentos decisivos y cómo se llegó al contrato?

Ercelebi: En 2009, Rimini Street era la única alternativa real al mantenimiento regular de SAP. Por desgracia, prácticamente no había clientes de referencia que tuvieran más experiencia con el mantenimiento de terceros para un sistema SAP en Alemania.

Nos preguntamos si Rimini Street podría no sólo cubrir todos los cambios legales con prontitud, sino también prestar primeros auxilios con poca antelación si nuestro sistema de producción no funcionaba correctamente.

Al final, el riesgo era demasiado grande, sobre todo para el módulo de RRHH, para el que había que instalar la mayoría de los parches. En ese momento, decidimos externalizar RRHH de SAP y confiar todos los demás módulos al mantenimiento externo de Rimini Street.

E-3: ¿Cuándo y cómo informó a SAP? ¿Y cuál fue la reacción inicial del SAP?

Ercelebi: Incluso antes de ponernos en contacto con Rimini Street, anunciamos repetidamente a través de nuestro proveedor de servicios SAP que nos veríamos obligados a buscar alternativas si SAP se negaba a retirar licencias individuales.

E-3: Se dice que hace unos años Siemens también se planteó ceder el mantenimiento del software a Rimini Street, tras lo cual Gerd Oswald, miembro de la junta directiva, subió al jet privado de SAP para volar a Múnich. ¿Ha experimentado algo similar?

Ercelebi: Probablemente seamos un cliente demasiado pequeño para eso. La reacción de SAP fue más bien de "comer o morir".

Sólo oímos verdaderos lamentos de nuestro proveedor de servicios SAP intermediario. SAP no buscó el contacto directo y en algunos aspectos nos hizo el vacío.

E-3: Mirando hacia atrás: ¿qué expectativas se han cumplido, qué es mejor, qué es peor?

Ercelebi: Nuestro sistema está en marcha y el statu quo se ha mantenido sin mayores dificultades. Estábamos y seguimos estando gratamente sorprendidos por la calidad de la asistencia:

Todos los empleados de Rimini Street con los que tratamos estaban dispuestos a facilitar información y tenían muchos años de experiencia en SAP. Yo ya había experimentado esto de forma diferente en SAP.

La mayor desventaja es, sin duda, la falta de acceso a las notas de OSS. No sólo para nuestra propia investigación. A los consultores externos de SAP también les gusta consultar notas de SAP a las que ya no podemos acceder.

E-3: ¿Han calculado el ahorro que supondrá para Sympatex el contrato con Rimini Street en cuanto a la cuota de mantenimiento?

Ercelebi: Rimini Street sigue anunciándose hoy con la sencilla fórmula: "¿Cuánto pagas hoy? Con nosotros, sólo cuesta la mitad". De hecho, el ahorro es aún mayor, porque los costes de mantenimiento de SAP no dejan de aumentar.

E-3: ¿Cuántos contactos o solicitudes se realizan a Rimini Street al mes? ¿Cuáles son las tareas y solicitudes de apoyo típicas?

Ercelebi: Nuestro sistema funciona de forma bastante estable y durante muchos meses no ha habido ninguna consulta a Rimini Street. Solo cuando nos encontramos con errores que no se deben a desarrollos internos recurrimos al servicio de asistencia.

E-3: ¿Qué actualizaciones y EHPs necesita hoy y cómo las obtiene?

Ercelebi: Como cliente de mantenimiento externo, hay que liberarse del corsé SAP de las actualizaciones prescritas. Si es necesaria una actualización -como la nueva legislación sobre gastos de viaje del año pasado-, recibimos una solución de Rimini Street que funciona en nuestro sistema. Técnicamente, es como una programación a medida para nuestro sistema.

E-3: ¿Cuál es la demanda de licencias de uso en Sympatex?

Ercelebi: La cifra se ha mantenido constante durante varios años.

E-3: ¿Y qué aspecto tiene su hoja de ruta SAP? ¿Se prevén cambios en las versiones?

Ercelebi: Nuestra versión cubre todas las necesidades conocidas actualmente. Por lo tanto, no está previsto ningún cambio.

E-3: ¿Recomendaría Rimini Street a un amigo CIO? Según su experiencia, ¿a qué circunstancias deberían prestar especial atención?

Ercelebi: Sin duda, el mantenimiento por terceros no es adecuado para todas las empresas y en todas las situaciones. Si, por ejemplo, un módulo SAP se va a utilizar por primera vez en un futuro próximo, yo primero estabilizaría el sistema debido a los vínculos con otros módulos.

Sin embargo, si, como nosotros, está utilizando un sistema ERP establecido y no tiene previstas ampliaciones importantes, puede que merezca la pena considerar Rimini Street.