Facturas electrónicas sin inhibiciones

Ifco Systems gestiona un parque mundial de más de 200 millones de contenedores reutilizables, que se utilizan principalmente para transportar productos frescos de los productores a los minoristas de alimentación.

En sus más de 50 sedes en 34 países, unos 1.200 empleados generaron unas ventas de 895,8 millones de USD en 2014. Ifco presta servicio a más de 150 minoristas de alimentación y a unos 9.200 productores de todo el mundo.

Esto convierte a la empresa en el principal proveedor mundial de soluciones de envases reutilizables.

Requisitos

El objetivo de Ifco era reducir la laboriosa y costosa impresión y envío de facturas en papel en las empresas nacionales y, en el futuro, generar y enviar principalmente facturas electrónicas de la forma más centralizada posible.

Dado que algunos países aún exigen firmas y que la impresión de facturas debe subcontratarse cuando sea necesario, se tomó la decisión de utilizar la solución de cuentas por cobrar de Esker, que no requiere infraestructura ni funcionamiento propios porque el proveedor de servicios la gestiona en el modelo de nube.

También debe existir una interfaz con el sistema SAP para garantizar un intercambio fluido entre SAP y la aplicación Esker.

La solución

Con la solución de Cuentas a Cobrar, es posible generar y enviar facturas según los requisitos del destinatario de la factura: electrónicamente -con o sin firma-, en papel a través de centros de impresión distribuidos por todo el mundo o depositándolas en un portal de facturas al que tienen acceso los clientes de Ifco.

Las facturas se generan en el sistema SAP de la empresa de logística, se transfieren a la plataforma a la carta y se procesan allí automáticamente.

En el portal de la plataforma, los clientes pueden especificar sus preferencias sobre el formato y el método en que desean recibir sus facturas.

Cinco semanas después del lanzamiento del proyecto, con una reunión conjunta en la sede de Ifco en Pullach, se inició la Fase I de Go-Live, con una exitosa implantación en España, Francia, Portugal y el Reino Unido.

Seis meses después, otras diez filiales europeas -entre ellas Alemania, Bélgica, Países Bajos y Suiza- podían enviar y archivar sus facturas a la carta. Estados Unidos también utiliza ahora la solución.

La realización

El proyecto se ejecutó directamente en la sede central de Pullach. Ifco Systems debía responsabilizarse de todo el proceso de facturación y crear las facturas para varias empresas nacionales en un plazo de tres meses y transferirlas a la plataforma bajo demanda para su envío y archivo.

Perspectivas: Mejora continua

La facturación para más de 20 países debería funcionar sin problemas, según los requisitos. Independientemente del idioma, debería ser posible generar, enviar y archivar facturas electrónicas de acuerdo con los requisitos legales específicos de cada país.

Aquí es donde entra en juego la solución en la nube con su plataforma modular a la carta. En primer lugar, la solución interpreta de qué empresa nacional procede la factura (país, idioma) y a qué país debe enviarse la factura.

Para ello, Ifco envía una factura como documento PDF a través de un servidor de correo electrónico a la plataforma a la carta y la analiza mediante tecnología de captura.

El remitente se identifica claramente mediante un número de identificación de cuatro cifras codificado en SAP. Esto determina el país del que procede la factura y el país al que debe enviarse.

Este proceso garantiza que la factura reciba una firma, por ejemplo -si es necesaria-, y que se seleccione automáticamente el idioma correcto para el correo electrónico de acompañamiento al destinatario.

El portal web hace transparente la facturación

La solución ofrece una ventaja adicional con su cómodo portal web. A través de una conexión segura a Internet, los empleados autorizados tanto de la empresa emisora como de la receptora pueden hacer un seguimiento de las facturas o consultarlas en pantalla en cualquier momento.

Ifco también ofrece a sus clientes, los destinatarios de las facturas, el servicio de archivo electrónico de sus facturas durante los periodos de conservación legalmente exigidos (normalmente once años en Europa).

El portal web les permite recuperar sus facturas en cualquier momento según criterios de búsqueda específicos. Esto también elimina una barrera más para la aceptación de facturas electrónicas por parte de los clientes.

Esto se debe a que tienen el control de sus facturas en todo momento, sin tener que realizar un trabajo adicional mediante su propio archivo electrónico, que consume mucho tiempo.

Correo de bienvenida

El portal web también facilita el paso a la recepción de facturas electrónicas. Cada destinatario de facturas recibe un correo electrónico de confirmación con todos los datos de acceso al inicio de la relación comercial.

Este denominado correo electrónico de bienvenida sustituye al complicado proceso habitual de declaración individual de consentimiento para la facturación electrónica.

Un proceso de facturación electrónica así aceptado por los clientes permitirá a Ifco aumentar aún más el volumen de facturas electrónicas y, por tanto, no sólo ahorrar costes, sino también optimizar aún más los plazos hasta el pago.