Convertir los datos maestros de clientes y proveedores para S/4

La "S" de S/4 Hana, la suite de software para la gestión empresarial con ERP en tiempo real basada en la plataforma in-memory Hana, significa "simple". Se refiere, por un lado, al modelo de datos simplificado de la tecnología y, por otro, a la usabilidad mejorada de las aplicaciones.

Simple" no se refiere a la introducción. Pero esta introducción es inminente. A partir de 2025, SAP dejará de mantener y seguir desarrollando su actual sistema ERP.

Así pues, no cabe duda de que el paso a S/4 debe producirse. Hay distintas opiniones sobre cuándo y cómo. Pero una cosa puede darse por sentada: el cambio no será "fácil" y llevará bastante tiempo.

S/4 Hana es mucho más que una actualización o una migración de base de datos. Implica a todo el entorno del sistema de TI.

No es ninguna novedad que existen diferentes vías para llegar al S/4. Se trata de los enfoques greenfield y brownfield. Se denominan enfoque greenfield y brownfield (además, también existe el camino de la transformación del panorama informático).

En el enfoque greenfield, se planifica un sistema desde cero -en un emplazamiento greenfield-, se redefinen todos los procesos empresariales en S/4 y sólo se transfieren los datos.

El enfoque brownfield consiste en la conversión de un sistema ERP existente al nuevo S/4. Los procesos y los datos se transfieren a S/4 Hana y se adaptan y mejoran de forma evolutiva.

Tanto en zonas verdes como en zonas industriales abandonadas:

"Es importante que los datos maestros utilizados sean de alta calidad. Lo ideal es que la normalización y armonización de los objetos de datos maestros comience ya en paralelo con el diseño del proceso".

escribe Computerwoche.

Con la conversión de un sistema ERP existente, la puesta en marcha del nuevo entorno S/4 es más rápida porque se asumen en gran medida los procesos existentes.

Al mismo tiempo, continúa la migración de zonas industriales abandonadas "presupone una elevada calidad de los datos maestros y encierra diversos escollos, por ejemplo, en lo que respecta a la integración cliente-proveedor o al análisis de los desarrollos propios".Alexander Haas, consultor de logística SAP en Gisa, subraya.

De hecho, la integración de los datos maestros de clientes y proveedores es un punto importante. En el sistema ERP anterior, los clientes y proveedores se crean como "deudor" y "acreedor", es decir, dos veces.

En S/4 es obligatorio mapear ambos como "interlocutores comerciales". Por lo tanto, hay que realizar un cambio en el modelo de datos. Así que no se trata sólo de la migración de los datos, sino también del tipo de cambios en la gestión de los datos.

El problema es fácil de entender si, por ejemplo, la empresa X tiene una relación tanto de cliente como de proveedor con la empresa Y. Por lo tanto, la empresa Y se crea dos veces en el sistema ERP anterior. Por lo tanto, la empresa Y se crea dos veces en el sistema ERP anterior.

Todos los cambios deben realizarse dos veces. En el nuevo S/4, la empresa Y se crea como "socio comercial", pero con dos funciones: "cliente" y "proveedor".

De este modo, una empresa puede utilizarse en diferentes funciones, pero el mantenimiento de los datos maestros comunes sólo tiene que hacerse una vez. Técnicamente, la conversión de SAP antiguo (cliente, proveedor) a SAP nuevo (interlocutor comercial) significa que los datos creados dos veces en el sistema antiguo deben fusionarse.

Se trata de un esfuerzo que no debe subestimarse. Puede reducirse considerablemente con la ayuda de una solución de software (como SPoT de ZetVision) que conecte los mundos antiguo y nuevo.

La ventaja: el nuevo modelo de datos ya se puede utilizar con la solución, pero al mismo tiempo también se puede mapear el antiguo. Las empresas con las que existen relaciones comerciales pueden crearse como "socios comerciales" (con las funciones respectivas); al mismo tiempo, los datos de "deudor" y "acreedor" pueden seguir transfiriéndose al antiguo sistema ERP.

Por tanto, las empresas pueden crear datos de la nueva forma y seguir utilizando su mundo ERP conocido. De este modo, se puede adelantar el paso de adaptación necesario antes de la migración real a S/4, durante la cual también se convierten los datos operativos de las reservas.

Por un lado, las empresas ya han mejorado sus procesos de datos maestros y la calidad de los datos y, por otro, la transición a S/4 Hana es mucho más sencilla, rápida y rentable.

El uso temprano del nuevo modelo de datos también proporciona un valor añadido inmediato, ya que se alivia considerablemente el mantenimiento central de los datos maestros. Así que no importa cuándo decida utilizar S/4: los beneficios son inmediatos.