XBill ante portas - ¿qué significa eso para el Homo SAPiens?

Se acerca el uso obligatorio de facturas electrónicas en los negocios con las instituciones públicas. Los proveedores de las administraciones públicas alemanas se enfrentan ahora a nuevos retos de procedimiento y organización y deben digitalizar y adaptar su flujo de trabajo. Y en medio de todo ello está el Homo SAPiens.

Mientras que hasta ahora las facturas a las autoridades públicas se enviaban simplemente en papel o como documento PDF, los ciudadanos de toda la UE quieren por fin beneficiarse de un planteamiento automatizado. Sin embargo, para que las facturas puedan ser procesadas automáticamente (es decir, por la máquina), deben enviarse en un formato electrónico estructurado.
Homo SAPiens Automatus

La variante alemana para aplicar esta normativa de la UE, que tiene todo el sentido, es XRechnung. Como CIUS (Core-Invoice-Usage-Specification), es totalmente compatible con las especificaciones europeas, pero también tiene algunas especificaciones alemanas específicas. Las autoridades alemanas ya las han implantado y ahora deberían poder recibir y procesar facturas X.

XInvoice requiere el uso de un formato de mensaje electrónico estructurado; de lo contrario, ni siquiera es posible la transmisión automatizada de mensajes. En el caso de XInvoice, esto significa pasar del formato PDF o papel a un esquema XML: se admiten las sintaxis UBL (Universal Business Language) o UN/CEFACT CII (Cross-Industry-Invoice).

En alemán, esto significa que cada factura debe digitalizarse o convertirse de forma estructurada para su adecuado tratamiento informático. A continuación, también hay que adaptar los propios procesos de expedición. Palabra clave: flujo de trabajo de facturas emitidas en el sistema ERP. Así pues, Homo SAPiens se enfrenta a la siguiente fase de desarrollo: Homo SAPiens Automatus.

El formato XInvoice se basa en un formato de datos estructurado, al igual que el formato IDoc utilizado habitualmente en SAP. Si se van a enviar facturas electrónicas a un organismo de la administración pública, hay que convertir una factura en formato IDoc a formato XInvoice. Esto debe hacerse preferiblemente de forma automática y sin errores - por lo que necesitamos un deus ex machina. Afortunadamente, hay varios dioses entre los que elegir, que se pueden volver a encerrar en la caja de SAP, perdón, integrar.

Ruta vía Peppol

Las facturas no sólo deben crearse, sino también enviarse correctamente. Esto se hace por correo electrónico o a través de la red Peppol. El método de envío varía de una autoridad a otra: mientras que algunas oficinas administrativas ya están conectadas a la red Peppol (Peppol, por cierto, se refiere tanto a una infraestructura de entrega como a un marco legal para el intercambio de documentos electrónicos en B2G y B2B), otras siguen apostando por el envío por correo electrónico. Para ello, las empresas necesitan un punto de acceso Peppol. También en este caso existen proveedores de servicios EDI especializados o la vía del propio SAP.

Además de la conformidad con XInvoice, Peppol ofrece otras ventajas. Peppol es cada vez más popular en todo el mundo, admite diversos perfiles específicos de cada país a escala internacional y se considera un protocolo de transmisión preparado para el futuro.

Para los usuarios de SAP, es importante integrar las funciones necesarias para la creación correcta, el envío satisfactorio y la supervisión fiable de las XRechungen. Por ejemplo, la propia SAP ofrece la integración de SAP Cloud Platform o el marco de eDocuments y el marco de interfaz de aplicaciones.

SAP Cloud Platform, desarrollada como una solución de plataforma como servicio, permite a los desarrolladores internos programar sus propias aplicaciones o ampliar las existentes en un marco de software soportado por la nube. Internamente, debe disponerse de la experiencia adecuada en EDI y facturación electrónica. En algunos casos, existen flujos de integración preconfigurados, por ejemplo para la integración con la red Peppol.

eDocuments Framework y Application Interface Framework (AIF) fueron desarrollados por SAP específicamente para las necesidades de la factura electrónica. eDocuments convierte los documentos a un formato común de factura electrónica (como XML) y luego los convierte al formato de destino, es decir, XInvoice, utilizando el AIF. Los paquetes individuales para cada país pueden importarse individualmente, pero Peppol no está incluido aquí.

En este caso, o bien hay que volver a adquirir SAP Cloud Platform, o bien se cuenta con la ayuda de un proveedor de servicios EDI. Los proveedores externos también son una opción. Especialmente si no se dispone de experiencia interna en XInvoice, mapeo EDI, enrutamiento y supervisión, acudir a un proveedor de servicios EDI para la correcta implementación de XInvoice puede ahorrar muchos costes y disgustos.

XBill, te saludamos

¿Podemos estar contentos con el XBill? Creemos que sí. Si la empresa reacciona correctamente, nos permitirá subir al siguiente nivel evolutivo y hacer que la conexión humano-SAP sea aún más armoniosa. Sin embargo, que el Homo SAPiens Automatus pueda sobrevivir y reproducirse adecuadamente depende de lo bien que las empresas consigan integrar XInvoice, Peppol y todo lo que conlleva en el sistema SAP existente.