Lecciones aprendidas de S/4 Hana

Más bien, la transformación digital está redefiniendo por completo las relaciones en el mundo laboral, tanto dentro de las organizaciones como con las partes interesadas, como clientes y proveedores. Se trata de replantear los procesos en las empresas y lograr una voluntad estratégica de cambio entre todos los implicados.

Tener el valor de cambiar paradigmas

Para su competitividad a medio y largo plazo, las empresas necesitan ser muy ágiles a la hora de responder a los cambios del mercado e interconectar a los actores a todos los niveles para que todo -desde las acciones de los empleados a las tecnologías utilizadas pasando por los procesos operativos- sirva para alcanzar los objetivos estratégicos de negocio. Para ello, necesitan un sistema ERP muy potente, como SAP S/4 Hana. Entretanto, numerosos clientes de SAP se han pasado a S/4. Arvato Systems ha acompañado a muchos de ellos en este proceso de transformación y ha adquirido una amplia experiencia, que se refleja en los ocho consejos siguientes.

La transformación digital no se agota en absoluto con la introducción de los correspondientes sistemas de software, sino que sobre todo reorganiza por completo las relaciones empresariales, los procesos corporativos y las cadenas de valor. El software correspondiente apoya o acelera este camino, pero es sobre todo un medio para alcanzar un fin. La transformación empresarial afecta a todas las funciones, modos de actuación y áreas de la empresa. Por ello, las empresas no sólo tienen que poner a prueba estructuras y modelos de negocio ya probados, sino también cuestionar los procesos, tecnologías y formas de pensar existentes.

La introducción de S/4 ofrece la mejor oportunidad para ello. Por tanto, no debe entenderse en absoluto como un proyecto puramente informático, sino como un proyecto de cambio que afecta a toda la empresa. Los directivos tienen el reto de dar libertad a los empleados para que aporten ideas creativas. La dirección debe comprometerse claramente a estar abierta a nuevos enfoques. Por último, pero no por ello menos importante, cualquier pensamiento de silo en la empresa debe ser cosa del pasado.

Especialmente en la comunicación, pueden cometerse muchos errores: La comunicación es insuficiente, llega demasiado tarde o se realiza de forma equivocada. El cambio sólo puede aplicarse con eficacia y eficiencia si las empresas implican a los empleados desde el principio. Cuanto más transparente sea la comunicación interna y se comuniquen por igual los objetivos y los retos, mayor será la disposición de los empleados a participar.

Tanto el contenido como los formatos deben ajustarse al grupo destinatario correspondiente. Para sacar el máximo partido de las competencias de cada uno de los empleados, no sólo hay que confiar en la comunicación descendente, sino fomentar el intercambio vertical de información dentro de la plantilla.

Convertir el escepticismo en compromiso

La introducción de un nuevo software casi siempre va asociada a reservas. ¿Qué voy a sacar realmente de él en el trabajo diario? ¿Hasta qué punto será complicado utilizar el programa? ¿Tendré que contar con una carga de trabajo adicional? Con la transformación digital y la consiguiente automatización de los procesos, algunas personas también están preocupadas por sus propios puestos de trabajo. Sin embargo, con realismo y transparencia, estos temores suelen disiparse mostrando a los equipos, pero también a los individuos, cómo cambiará concretamente su lugar de trabajo y qué nuevas oportunidades les ofrecerá.

Especialmente cuando se trata de S/4 Hana, los departamentos también se benefician de los procesos estandarizados y los datos coherentes de la plataforma. Controlling, por ejemplo, puede estar seguro de trabajar con datos uniformes y siempre actualizados. En el lado positivo, también hay funciones de análisis e informes flexibles y de alto rendimiento.

Además, ahora las decisiones pueden tomarse mejor y más rápido porque la información está disponible en tiempo real. O tomemos la fabricación digital como otro ejemplo: en el sector manufacturero, la atención se centra en flexibilizar la producción para poder reaccionar más rápidamente y acortar los ciclos de producción. Esto se consigue con S/4, que, entre otras cosas, vincula la planificación de la producción con el sistema ERP y dispone de funciones integradas para la gestión de inventarios, la planificación de necesidades de material y la programación.

Evitar soluciones aisladas

Gracias a las amplias funcionalidades para el procesamiento de datos, los departamentos especializados pueden crear una gran variedad de aplicaciones directamente en la plataforma Hana.

La implantación de S/4 Hana es muy compleja. No solo porque afecta a un gran número de usuarios y existen estrictos objetivos de tiempo y presupuesto, así como elevados requisitos de calidad, sino también porque se desea que las interrupciones de las operaciones empresariales en curso sean las mínimas posibles. Además, no debe haber ninguna avería en lo que respecta al software ERP. Por tanto, se requiere una preparación estratégica y organizativa muy buena.

Así pues, todas las decisiones fundamentales deben tomarse de antemano, como la cuestión de "hacer o comprar": al fin y al cabo, los procesos que se externalizan no tienen por qué migrarse a la nueva plataforma en primer lugar. Además, todos los procesos relevantes, toda la estructura corporativa y todas las directrices básicas deben comprobarse de antemano para ver si realmente contribuyen de forma rigurosa a los objetivos corporativos y dónde hay potencial de optimización. Lo que sea posible debe estudiarse ya antes del cambio real. Esto incluye, entre otras cosas, poner en orden los datos maestros y archivar los datos antiguos.

El hecho de que sea una solución innovadora y bien diseñada no basta como criterio para introducir una tecnología puntera como la IA (inteligencia artificial). Hay que hacerla utilizable para el departamento con casos de uso reales. Además, la relación coste-beneficio debe ser correcta. La IA, por ejemplo, puede aliviar al departamento de contabilidad de tareas rutinarias, por ejemplo, cuando comprueba los centros de costes en busca de anomalías o se encarga del tratamiento automatizado de las facturas entrantes asignando cuentas sobre la base de datos históricos.

Las exigencias al departamento de TI han cambiado considerablemente. Ya no se trata sólo de un proveedor interno de servicios tecnológicos que garantiza el buen funcionamiento de las tecnologías de la información y la comunicación, el aumento de la eficiencia gracias a las TI y la protección y seguridad de los datos.

Cada vez más, el equipo de TI se encuentra en el papel de generador de ideas para nuevos modelos de negocio digitales. Debe verse a sí mismo como un elemento central de configuración del desarrollo corporativo y proporcionar impulsos para la orientación estratégica. Los empleados deben ser sensibilizados y formados para ello. Su ámbito de responsabilidad ampliado y su importancia deben comunicarse claramente dentro de la organización.

La transformación empresarial tiene muchas dimensiones: desde el cambio del enfoque básico y los procesos de trabajo hasta la modificación de la red de relaciones y la implantación de sistemas de software. Numerosos factores de complejidad, como el equilibrio entre estandarización e individualización o los nuevos modelos de cooperación entre los departamentos de TI y de negocio, no facilitan el proceso de transformación. Por eso es útil planificarlo con ayuda de una hoja de ruta y estructurarlo bien.