¿Digitalización? Sólo una solución temporal

Cuando hoy en día se escanean los recibos en papel en las oficinas alemanas, muchos empresarios ya se sienten orgullosos: "La digitalización está en pleno apogeo entre nosotros."Está claro que las facturas recibidas pueden procesarse mejor en formato digital.

Sin embargo, los colegas empresarios estadounidenses no harán más que enarcar las cejas ante esta concepción bastante limitada de la digitalización. ¿Qué ha ocurrido? El remitente crea su documento en un sistema digital, lo imprime y lo envía, sólo para que el destinatario vuelva a digitalizarlo. Muchos países del mundo ya están mucho más avanzados.

Ya no es necesario escanear las facturas, porque ya llegan en formato digital, por ejemplo como correo electrónico, PDF o XML. También en Alemania hay que pensar por fin en el futuro. En última instancia, se trata de trabajar digitalmente, es decir, de forma electrónica y automática.

La digitalización como medio de convertir el papel en bits debería perder importancia a medida que operemos cada vez más con documentos digitales por defecto. La digitalización es una solución transitoria y ahora debería convertirse en un modelo descatalogado.

Aumenta el trabajo digital

La situación actual del home office en particular nos lo ha demostrado claramente: los procesos basados en papel sencillamente no funcionan desde casa. La escasez de trabajadores cualificados también está impulsando la cuestión del "trabajo digital". Si no se pueden cubrir las vacantes en compras y contabilidad, la carga de trabajo se reparte entre menos hombros.

Esto sólo puede funcionar si se automatizan las actividades rutinarias manuales que consumen mucho tiempo. Sólo se puede automatizar lo que es digital. Si para ello hay que digitalizar el papel, perfecto. Si no se crea papel, ¡mejor que mejor!

Los jóvenes profesionales de hoy son nativos digitales y no quieren estar frente al escáner o teclear facturas a mano en SAP. No tienen reservas sobre el trabajo digital y, de hecho, lo esperan de su empleador. El empleador se beneficia de ello en toda la línea: no sólo ahorra esfuerzo, tiempo y dinero, sino que también puede evaluar los datos digitales mucho mejor que los analógicos, lo que a su vez proporciona información importante y revela el potencial de optimización.

Al fin y al cabo, a pesar de resistencias e incertidumbres, la facturación electrónica ya se ha introducido en la administración pública alemana, un tema central en lo que respecta a los procesos empresariales basados en documentos y el trabajo digital de principio a fin. Puede haber muchas razones por las que esto ha sido más bien lento. En los Países Bajos, Italia y España, por ejemplo, las facturas electrónicas ya pueden enviarse a las administraciones públicas desde hace varios años. Lo único importante es que algo se está moviendo.

Pensar en el futuro

En su última encuesta a clientes, el Grupo xSuite descubrió que las empresas de este país también reciben cada vez más facturas digitalmente. La tendencia a abandonar el papel respecto a encuestas anteriores es, por tanto, inequívoca. Quien ahora piense que eso es el fin del asunto está muy equivocado.

Ahora toca pensar y repensar, atreverse con cosas nuevas y experimentar. La digitalización está muy bien, pero los procesos pueden hacer mucho más. ¿Por qué no ir aún más lejos y digitalizar toda la comunicación con los proveedores, por ejemplo con un portal de proveedores basado en la nube? De este modo, incluso los pasos previos a la factura se realizarían digitalmente en su totalidad.

Los pedidos podrían enviarse digitalmente, el proveedor podría crear la confirmación del pedido y posteriormente la factura directamente en el mismo sistema y también enviarlas digitalmente de nuevo. De este modo, todo el intercambio de documentos en el curso de los procesos "procure-to-pay" tiene lugar digitalmente. Las discontinuidades de medios no sólo se superan, sino que se suprimen. Y ya no necesitamos la digitalización.