Seguridad para el cambio de sistema

Además de la migración de toda la empresa a un nuevo sistema ERP, hay muchas razones para realizar proyectos de migración de datos de mayor envergadura: las adquisiciones de empresas, la integración de unidades de negocio, proveedores o filiales extranjeras forman parte de ello tanto como la integración de sistemas PLM o de comercio electrónico. Los retos se plantean en tres dimensiones: el enorme volumen de datos, la increíble cantidad de detalles como longitudes de campo, formatos de datos, idiomas, unidades o rangos numéricos, algunos de los cuales deben convertirse primero y asignarse correctamente después durante una transferencia, y, por último, los nuevos requisitos que deben cumplirse con los conjuntos de datos antiguos.

Desarrollo de programas informáticos y mejores prácticas

simus systems aborda estos retos con la suite de software simus classmate, que incluye el programa classmate DATA. En un primer paso del proyecto se importan, analizan, estructuran y limpian los datos heredados del cliente. Los archivos CSV o TXT con datos no estructurados de sistemas ERP o PDM se resumen, enriquecen y estructuran sistemáticamente mediante conjuntos de reglas integrados y personalizables.

Junto con el cliente y las empresas de sistemas implicadas, se elaboran tablas de asignación para cada grupo de datos, en las que se define la distribución de los datos a los respectivos campos de destino en el nuevo sistema. A continuación, Simus systems implementa estas reglas en simus classmate y comienza las pruebas iniciales.

Por último, la información cartográfica se calcula por completo y se escribe en una base de datos para cada tipo de objeto. De este modo se crea una base de datos flexible e independiente que puede utilizarse para limpiar y modificar maestros de materiales, documentos, equipos y planes de trabajo, así como para cumplir nuevos requisitos. Estos datos se preparan en función del tipo de objeto y del sistema SAP de destino. 

A continuación, se utilizan las interfaces SAP de los compañeros de clase para transferir selectivamente los datos para su creación o modificación en el nuevo sistema SAP. Por último, se analizan los registros de errores a efectos de control de calidad, se realizan comprobaciones cuantitativas y se documenta el proceso.

Introducción o adaptación de una clasificación

El segundo paso es garantizar que los datos sigan estando bien organizados y sean fáciles de encontrar a largo plazo. Para ello, tiene sentido adaptar, ampliar o introducir un sistema de clasificación, que suele desarrollarse en talleres con el cliente.

Classmate DATA admite estándares como eCl@ss, así como sistemas de clasificación específicos de las empresas. La principal ventaja de utilizar el software es que la clasificación no se obtiene sólo teóricamente, sino que se evalúa realmente a partir de los datos y contenidos existentes. Se puede utilizar como base un sistema de clasificación de mejores prácticas específico del sector, desarrollado por simus systems como esencia de numerosos proyectos. 

Las características y clases pueden definirse a través de la interfaz simus classmate no sólo al crear nuevos objetos, sino también para las optimizaciones y ajustes necesarios. Los objetos se pueden clasificar y evaluar automáticamente y comprobar su conformidad con SAP. También es posible realizar intervenciones manuales. Los módulos SAP classmate antes mencionados también proporcionan acceso de lectura y escritura a datos estructurales como clases, características y relaciones de objetos. 

Ejemplo de aplicación Compresores Piller

Piller Blowers & Compressors GmbH muestra cómo funciona en la práctica un proyecto de este tipo. Simus Systems asesoró al fabricante internacional de soplantes en la creación de un sistema de clasificación y preparó los datos maestros para migrar el sistema ERP a SAP S/4HANA.

En consecuencia, se revisó a fondo todo el maestro de materiales, se redujo masivamente y se mejoró notablemente la calidad de los datos. Para la clasificación y el mantenimiento de los datos maestros se introdujo simus classmate: Herramientas de fácil manejo sincronizan ahora los datos directamente con el sistema ERP. 

Como empresa familiar activa en todo el mundo, Piller desarrolla y fabrica soplantes de alto rendimiento para la industria de procesos. Cuando el líder tecnológico decidió sustituir el sistema ERP existente por SAP S/4HANA en 2016, se analizaron los datos maestros para comprobar la capacidad de migración. "Se buscaron y encontraron alrededor de 360.000 maestros de materiales utilizando textos cortos", informa el CIO Thomas Henzler. "Como estos textos están limitados a un pequeño número de caracteres en SAP S/4HANA, fue necesaria una reorientación completa." 

En el primer trimestre de 2017 se inició un proyecto con dos objetivos: el desarrollo de una clasificación específica para una mejor recuperabilidad y la mejora de la calidad de los datos para la migración a S4HANA. simus systems fue seleccionado como proveedor de servicios: "Por un lado, nos impresionó el alto nivel de comprensión tecnológica y la gran experiencia en proyectos de los ingenieros mecánicos de simus".explica Thomas Henzler. "Por otro lado, con simus classmate han traído consigo herramientas óptimas para su uso directo en el entorno SAP."

Se elaboró una clasificación personalizada con características funcionales con todos los departamentos especializados. El maestro de datos se probó y optimizó hasta alcanzar un estado óptimo. El número de registros maestros de materiales se redujo casi a la mitad. 

Con el apoyo de simus systems, la migración de datos se completó a tiempo para la puesta en marcha el 2 de marzo de 2020. "Simus conoce al detalle las estructuras de datos de SAP y nos ayudó como nuevo usuario de la mejor manera posible".Henzler está encantado. "Esta experiencia fue una de las razones por las que gestionamos la migración de datos." Un proceso automatizado de creación de maestros de materiales garantiza ahora que sólo los registros maestros completos y sin errores entren en el nuevo sistema ERP. Durante el proyecto, también se tomó la decisión de introducir en la empresa algunas herramientas de simus classmate: "Soluciones como classmate FINDER son superrápidas, transparentes y fáciles de usar", dice el CIO. "Tras examinar los mismos procesos en el sistema ERP, nuestra decisión estaba clara." Todos los usuarios del nuevo sistema ERP se benefician ahora de la mejora de la calidad de los datos. "Los resultados de las herramientas de análisis gráfico de S/4HANA siempre se corresponden con la calidad de los datos subyacentes.", informa Thomas Henzler. "Por lo tanto, una tendencia de pedidos por grupo de productos sólo proporciona información real si los grupos de productos se mantienen correctamente."

Amplia base de clientes en el sector

Al igual que con Piller, se han llevado a cabo con éxito numerosos proyectos con sistemas simus gracias al profundo conocimiento de los procesos de la industria manufacturera y de los sistemas SAP. Con más de 18 años de experiencia y una plantilla competente, los nuevos retos se aceptan con gusto.