Comercio exterior complejo

La nube, como opción para el almacenamiento virtual de datos, es cada vez más importante. Quienes deseen aventurarse en la nube como clientes actuales de SAP pueden hacerlo hoy mismo con diversas ofertas.

Existen escenarios de nube pública, por ejemplo en el área de CRM, o escenarios de nube privada virtual más delimitados que pueden realizarse en SAP Hana Enterprise Cloud (SAP HEC).

Como ocurre con cualquier nueva tecnología y opción operativa, la pregunta para las empresas usuarias es: "¿Cuál de ellos es específicamente útil para nosotros?"

Diversidad crítica

En el comercio exterior, los retos para los clientes de SAP son a menudo más complejos que, por ejemplo, cuando se utilizan módulos de software ERP clásicos en los ámbitos de procesos principales.

El sistema SAP GTS, como solución estándar de SAP para el comercio exterior, debe funcionar además junto con los sistemas ERP anteriores.

En el diseño de procesos entre sistemas, el departamento de TI también se enfrenta al reto de comprender el amplio vocabulario técnico de las distintas personas de contacto de los departamentos de control de exportaciones, aduanas, ventas y envíos, combinar sus requisitos e implementarlos en procesos de reserva específicos para cada país y conformes a la legislación.

Los subservicios GTS Compliance Management (control de las exportaciones), Customs Management (despacho de aduanas), Risk Management (determinación aduanera preferencial) y Electronic Compliance Reporting (ECR - estadísticas comerciales) deben considerarse ámbitos especializados separados que, aunque interrelacionados, siguen sus propias normas.

Al mismo tiempo, el mundo del comercio exterior ofrece secciones que pueden subdividirse claramente en términos de materia y sistema, cuyo resultado -como una declaración en aduana aprobada, una licencia de exportación correctamente asignada y cancelada o el estatus preferencial comprensiblemente determinado de un producto final- es "normalizado" por las autoridades de los respectivos países implicados.

Está justificada la pregunta de si el tiempo y la energía necesarios para dominar los trámites, incluida su cartografía informática, tienen que dedicarlos realmente los propios empleados de la empresa.

A esto hay que añadir la creciente complejidad y, por tanto, la facilidad de gestión de los trámites si se quiere utilizar la solución GTS como plataforma central de comercio exterior e implantarla en toda la empresa. Sólo los iniciados saben, por ejemplo, cómo debe especificarse correctamente un componente de la serie EAR-600 en la presentación ACE o qué representan los códigos de documento 5EVU y 2ADP en Austria y cuándo deben especificarse.

El hecho de que la propia empresa sea legalmente responsable ante las autoridades tampoco es ya un argumento contra la externalización de los procesos de comercio exterior.

Por último, los complejos procesos logísticos a menudo se externalizan por completo a transitarios con autorización de depósito aduanero.

Esto puede hacerse igualmente a través de un sistema informático y con la mayor transparencia posible.

Catálogo de requisitos para todo el problema del cliente

¿Cuál es el catálogo de requisitos para el comercio exterior que recoge toda la problemática del cliente? Esta es la pregunta clave para determinar una verdadera solución integral en la nube para el comercio exterior.

Hay que aclarar quién es responsable de qué tareas son necesarias para proporcionar un suministro de procesos orientado a la demanda y apoyado por software.

Por lo tanto, un proveedor de SAP GTS en la nube debe ser capaz de ofrecer todas las tareas, desde la concesión de licencias hasta el soporte de aplicaciones, desde una única fuente.

No se trata de aspectos parciales, ni sólo de alojamiento, ni siquiera sólo de servicios cualificados. Se trata de ofrecer un "proceso empresarial como servicio" completo para el comercio exterior.

Atención integral y escalable

El primer punto del catálogo de requisitos para un socio de soluciones es el alojamiento y hospedaje del servidor del sistema.

El proveedor de servicios se hace cargo del funcionamiento y la seguridad (con certificación COBIT e ISO) de los servidores de su centro de datos. Esto no solo implica el sistema GTS y un túnel VPN seguro hacia el sistema ascendente.

Este servicio también incluye la instalación de NetWeaver, el suministro de la solución de convertidor para la comunicación con las aduanas, así como los servidores de documentos y contenidos para la presentación de contenidos compatibles con la impresión y la utilización y conexión de soluciones de archivo.

Existen dos escenarios posibles para la concesión de licencias: La clásica BYOL (Bring Your Own License) u ofertas como la Partner-Managed Cloud (PMC).

Con estos acuerdos de licencia, los clientes pueden beneficiarse directamente de las ventajosas condiciones de SAP.

Mantenimiento básico

El segundo requisito se refiere al llamado mantenimiento básico. Se trata de supervisar la disponibilidad y funcionalidad diarias del sistema.

Por ejemplo, comprueba si las tablas de la base de datos corren peligro de desbordarse, si hay notas SAP o actualizaciones pendientes, si las interfaces y el intercambio de mensajes funcionan y si se están cargando datos XML.

En resumen: se garantiza un funcionamiento fiable y un uso técnicamente impecable de los servicios implantados.

El tercer componente es la competencia de implementación, es decir, la consultoría clásica de SAP GTS. Los análisis basados en la experiencia y las prácticas líderes conducen a ganancias rápidas, es decir, mejoras de procesos fácilmente alcanzables, cuando el sistema GTS se transfiere a la nube.

En el transcurso de la cooperación, los subservicios de GTS no utilizados hasta ahora también pueden abrirse por completo e integrarse en el paisaje de procesos existente.

Con un equipo de consultores y tecnólogos experimentados de GTS, se garantiza que un sistema externalizado a la nube no permanezca estático allí, sino que se garantiza un flujo de retorno constante para mejoras y ajustes.

Esto también puede incluir la formación para la propia comunidad de usuarios de la empresa.

Mejor preparados para S/4

El soporte a la gestión de aplicaciones completa el paquete de nube.

Independientemente de que el usuario haya sido bloqueado, de que no pueda imprimirse un documento de acompañamiento de exportación, de que la asignación de licencias no se produzca como se desea o de que el éxito de una lista de boicot parezca inexplicable, con una organización de asistencia eficaz, accesible por teléfono y rápida a su lado, los obstáculos técnicos y profesionales, que a menudo ya se plantean al formular el problema, son más fáciles de superar.

Con estos cuatro componentes es posible dominar de forma fiable los retos de la planificación, el funcionamiento y la ampliación funcional de SAP GTS. Además, las empresas que utilizan SAP GTS están bien preparadas para un cambio posterior a S/4 Hana.

Con una solución en la nube, resulta más fácil diseñar y considerar las estrategias reales del sistema (despliegues, enfoque por países y servicios, creación de datos maestros), ya que los incidentes inesperados, el mantenimiento periódico, las actualizaciones de datos y los próximos cambios normativos también están en el radar del proveedor de servicios y se gestionan de forma casi mínimamente invasiva en segundo plano.

Aunque los cuatro servicios componen el paquete global, el diseño es escalable individualmente, de modo que es posible crecer gradualmente en la solución ampliando la cooperación.

La pregunta clave en la toma de decisiones suele seguir siendo si una solución de servicios gestionados ofrece un valor añadido mensurable.

Aparte de la constatación de que el personal informático propio volverá a estar libre para ocuparse realmente de los problemas específicos de la empresa, lo que inclina la balanza es la cuestión de los costes.

Para determinar el valor añadido cuantitativo, es necesario cuantificar factores de coste que antes pasaban desapercibidos. Suele tratarse de una consideración muy específica de la empresa que examina específicamente los servicios que se van a externalizar y evalúa su eficiencia, así como el posible potencial de ahorro.

La experiencia demuestra que el potencial de ahorro cuantitativo a través de un modelo en nube en el área de GTS es muy probable que se sitúe en torno al 35 por ciento en comparación con el funcionamiento in situ.

Con un potencial de ahorro tan sustancial, la nube para el comercio exterior también se recomienda en escenarios de escisión, cuando partes de una empresa se escinden de un grupo de empresas para independizarse.

En la práctica, ocurre que los procesos de comercio exterior se descuidan o incluso se pasan por alto durante el rediseño del sistema. Estos errores en proyectos a gran escala pueden evitarse recurriendo a consultores experimentados y administradores de sistemas GTS.

Solución completa certificada

A la hora de seleccionar un proveedor de servicios, aspectos cualitativos como la experiencia en la aplicación, el tamaño del equipo, la interdisciplinariedad, la claridad de las responsabilidades y la ausencia de otros subcontratistas (near/off-shoring) desempeñan un papel fundamental.

cbs cuenta con una experiencia de más de diez años en la tramitación de comercio exterior con SAP GTS en más de 50 implantaciones realizadas con éxito.

cbs GTS Cloud es actualmente la única solución completa para el control global de las exportaciones y la gestión aduanera eficiente certificada por SAP como Partner Managed Cloud (PMC). Como filial de Materna, los consultores de cbs saben lo que importa en el diseño de procesos transfronterizos.

El alojamiento en el centro de datos alemán de Materna, certificado por TÜV e ISO27001, garantiza además el cumplimiento de los más altos estándares de protección y seguridad de datos. El cbs GTS Cloud se desarrolló sobre la base de esta experiencia, ya que los procesos de comercio exterior en particular ofrecen una introducción ideal al tema de la nube paso a paso.