Agilidad y estabilidad - entrevista estratégica

Cuando se trata del "tesoro de oro" de los datos, el término MDM, Gestión de Datos Maestros, o MDG, Gobierno de Datos Maestros, suele aparecer rápidamente. Pero estas palabras de moda y su alcance funcional se quedan muy cortas cuando está pendiente un cambio de versión de ERP.

Si también hay que sustituir la base de datos ERP, como ocurrirá con Hana y S/4 en 2025, entonces se necesita mucho más que MDM y MDG de SAP.

Peter M. Färbinger, redactor jefe de E-3, realizó la siguiente entrevista estratégica a Thomas Failer, fundador de Data Migration Services.

Peter M. Färbinger: Señor Failer, usted y su empresa llevan más de 20 años especializados en la historización y migración de datos y documentos heredados, especialmente para clientes de SAP. ¿Cuál ha sido el mayor cambio en el mercado durante este periodo?

Thomas Failer: El mayor cambio se está produciendo ahora mismo. El problema básico de que es demasiado caro y lleva demasiado tiempo seguir utilizando los sistemas antiguos y migrar todos los datos y documentos antiguos cuando se cambia a nuevas generaciones de software siempre ha existido en TI. Pero el problema nunca ha sido tan grave como ahora.

Färbinger: ¿Por qué?

Failer: La razón principal es que convergen varios acontecimientos. La protección de la propiedad intelectual y de los datos personales es cada vez más importante, tanto por la normativa, baste pensar en el Reglamento General de Protección de Datos europeo, como por los ataques cada vez más sofisticados de ciberdelincuentes y espías.

Al mismo tiempo, las empresas ya no pueden escudar estos datos tras gruesos y altos muros. La conexión en red está a la orden del día, a lo largo de toda la cadena de suministro hasta llegar al cliente final.

Färbinger: ¿Se refiere a la nube?

Failer: Es más que una alusión. Porque la nube lo está cambiando todo. Representa no solo una nueva forma de cómo y dónde se produce la TI, por así decirlo, sino también y sobre todo de cómo se consume.

El grado de flexibilidad, disponibilidad de recursos, rapidez y sencillez representa un salto cualitativo para las empresas. Al mismo tiempo, esto somete a las TI corporativas a una presión implacable para moverse.

Porque tiene que ser tan ágil, flexible y rápida como los grandes proveedores de la nube. También tiene que ofrecer la misma facilidad de uso.

Färbinger: ¿Se aplica también a los clientes actuales de SAP?

Failer: Esto se aplica a todos por igual. Los clientes actuales de SAP que no estén a la altura de los estándares de la nube no dominarán la digitalización. Los usuarios se apartarán y utilizarán servicios de proveedores de nubes públicas. En casos extremos, los directivos tendrían que externalizar completamente las TI.

Färbinger: ¿Son conscientes de ello los clientes actuales de SAP?

Failer: Sí, por supuesto. Siguen con recelo la estrategia de SAP en la nube. Pero el hecho de que muchos de ellos duden en pasarse cuanto antes a la nueva generación de software de Walldorf no se debe a que cuestionen esta estrategia en principio.

Färbinger: ¿Pero?

Failer: La actitud vacilante es una expresión de profunda consideración, pero también de incertidumbre, porque las empresas saben lo compleja que es la migración. El corazón de la empresa late en los paisajes SAP.

No se trata sólo de las joyas de la corona, la propiedad intelectual, en forma de planos de construcción, patentes o recetas. Los conocimientos muy específicos de los procesos también se plasman, por así decirlo, en programas informáticos.

Los clientes actuales de SAP han acumulado estos conocimientos a lo largo de muchos años con mucho tiempo, esfuerzo y, por supuesto, dinero.

Färbinger: ¿Y los usuarios también quieren transferir esto al mundo de S/4 Hana?

Failer: Espontáneamente, uno se siente tentado a responder con un sí inequívoco y excluyente. Sin embargo, lo cierto es que esta pregunta también está siendo objeto de un acalorado debate en la comunidad.

Sin duda, la personalización ha sido, es y seguirá siendo un problema importante para los clientes actuales de SAP. Pero por mis conversaciones sé que actualmente están considerando muy detenidamente si quieren aprovechar la transición a S/4 y Hana para rediseñar sus procesos.

Es probable que esta voluntad de volver al estándar de procesos predefinidos exista entre el diez y el veinte por ciento de los clientes actuales de SAP. Por supuesto, se trata de la minoría, pero tampoco son pocos.

Färbinger: ¿La decisión a favor de la norma no supone una ventaja en la migración?

Failer: Esto no puede decirse como regla general. Porque, independientemente del enfoque elegido -ya sea una vuelta al estándar, la implantación de S/4 con personalización greenfield incluida o el funcionamiento en paralelo de S/4 y Business Suite-, todos los clientes actuales de SAP se enfrentan a un mismo problema fundamental: sólo unos pocos saben cómo manejar los datos y demás información de sus sistemas durante la migración.

Esta es la razón de la incertidumbre y las dudas. La baja y, por tanto, lamentada tasa de implantaciones de S/4 Hana que ya han tenido lugar es la consecuencia lógica de ello.

Färbinger: ¡Pero las TI siempre deben apoyar a la empresa!

Failer: Eso también es cierto. Pero el término agilidad solo lleva en nuestra boca unos pocos años. Las empresas tienen que reaccionar cada vez más rápido a los cambios del mercado.

Adquieren y venden constantemente unidades de negocio o filiales. Adaptan y reestructuran continuamente sus procesos internos. Todo esto ocurre con mucha más frecuencia y rapidez que antes. Al final, estos cambios constantes siempre tienen que ser gestionados, mapeados y apoyados por TI.

Las empresas respiran. Las TI también deben ser capaces de hacerlo. Esto es especialmente cierto en el caso de los entornos SAP, que han crecido históricamente y, por tanto, son complejos.

Färbinger: ¿Qué hay que hacer aquí?

Failer: Es necesario resolver una contradicción fundamental que ha sido inherente a los paisajes de aplicaciones hasta ahora. Para que las TI apoyen a la empresa, las aplicaciones y los servicios deben ser lo suficientemente flexibles como para cambiar.

Pero a los datos e información asociados no les gusta nada eso. Necesitan estabilidad por razones tanto empresariales como jurídicas. Las estructuras de datos y la información contextual no deben cambiar. El dilema básico es: agilidad frente a estabilidad.

Färbinger: ¿Cómo puede resolverse esta contradicción?

Failer: La solución es desvincular el nivel de las aplicaciones del de los datos. Este es el enfoque correcto. Si ambos niveles pueden gestionarse independientemente el uno del otro, los informáticos pueden perseguir los dos objetivos en conflicto independientemente el uno del otro. No se desata el nudo gordiano, se corta.

Färbinger: ¿No era esa la idea de una arquitectura orientada a servicios?

Failer: Es cierto, y con S/4 y Hana, este desacoplamiento es también mucho más inherente a la arquitectura de lo que lo ha sido en el mundo de la suite empresarial. Pero el problema subyacente al dilema entre agilidad y estabilidad es un poco más profundo. Hay que hacer además una subdivisión a nivel de los propios datos.

Färbinger: ¿Por qué?

Failer: S/4 aporta estructuras de datos completamente nuevas, el número de tablas se reduce de más de 100.000 a quizás 20.000 en grandes implantaciones. Sin embargo, los datos generados en los sistemas SAP existentes y la lógica empresarial asociada deben mantenerse sin cambios para que las empresas puedan cumplir sus requisitos legales.

Por consiguiente, la disociación de aplicaciones y datos sólo tendrá éxito a largo plazo si los datos operativos se separan de los que ya no son necesarios en el día a día de la empresa.

Färbinger: ¿Cómo han afrontado hasta ahora este problema los clientes actuales de SAP?

Failer: Por regla general, han congelado sus sistemas existentes tras la transferencia y transformación de datos, han cortado sus conexiones con el mundo exterior y han reducido el consumo de recursos mediante la virtualización, entre otras cosas. Esto les da un asidero en el aspecto legal. Pero esto no las hace ágiles.

Färbinger: ¿Por qué no?

Failer: Imagine una auditoría. Un auditor fiscal quiere acceder a datos de facturas y recibos contenidos en un sistema seis años después de que se congelara. ¿Puede garantizar que la máquina volverá a arrancar tal y como se le ha pedido?

O se vende una unidad de negocio. El comprador necesita todos los datos heredados, incluida la lógica empresarial. ¿Puede identificar con fiabilidad esta información en el sistema congelado, extraerla con exactitud y entregarla al comprador en un formato neutro, de modo que el comprador no tenga que reconstruir el sistema heredado uno a uno para poder leer los datos?

O un cliente exige la supresión de sus datos de conformidad con el Reglamento Europeo de Protección de Datos (EU-DSGVO).

¿Puede identificar entonces todas las facturas que tienen más de diez años y que, por tanto, pueden eliminarse sin mucho esfuerzo? ¿Puede garantizar que todas las demás facturas de este cliente se eliminarán automáticamente una vez transcurrido su periodo de conservación? Por regla general, la respuesta a estas preguntas es no.

Färbinger: Parece que no hay salida.

Failer: Sí, y esa es la razón de nuestra existencia. La idea surgió durante los proyectos de migración de R/2 a R/3 y ha demostrado su eficacia. Si todos los datos, incluidos los documentos, junto con su lógica empresarial, se eliminan de los sistemas heredados y se almacenan en un formato a prueba de auditorías y multiplataforma en una plataforma moderna, todo su ciclo de vida hasta su eliminación puede gestionarse independientemente de los sistemas originales.

Esta es la base de todo lo demás: la transformación de los datos y su posterior migración, así como la optimización de la calidad de los datos y, sobre todo, el cierre de los sistemas heredados. Porque no tiene sentido ni económica ni técnicamente transferir todos los datos y documentos heredados al nuevo mundo.

Por no mencionar el hecho de que ni siquiera hay suficientes expertos en migración para gestionar el cambio a S/4 y Hana en 2025, el plazo establecido por SAP.

Färbinger: ¿Cuál es la diferencia con los sistemas congelados?

Failer: Una plataforma independiente para gestionar el ciclo de vida de los datos y documentos heredados, incluida la lógica empresarial, genera seguridad jurídica, por un lado, porque el alcance y la estructura de la información permanecen inalterados.

También permite cumplir los requisitos del GDPR de la UE, especialmente para la supresión a nivel de registro individual. Por otro lado, proporciona más seguridad, porque es un sistema vivo y puede mantenerse y parchearse periódicamente.

Pero, además, su funcionamiento es incomparablemente más barato en comparación con el funcionamiento continuado de los sistemas antiguos, normalmente en un 80%, a veces incluso más.

Färbinger: Pero eso sigue sin tener nada que ver con la migración.

Failer: La separación y almacenamiento de la información, incluida su lógica empresarial -por cierto, a esto lo llamamos historización-, es el requisito previo para una migración que tenga sentido desde el punto de vista técnico, empresarial y económico. La plataforma es, por así decirlo, el trampolín desde el que se pueden alcanzar todos los demás objetivos.

Färbinger: Tiene que explicarlo con más detalle.

Failer: Son nuestros clientes quienes lo han reconocido. Si toda la información está legalmente segura en la plataforma, solo hay que transferir al nuevo sistema la información necesaria para las operaciones comerciales en curso.

Por regla general, esto supone una reducción de datos de entre el 50% y el 75%. Se aplica lo siguiente: cuanto mayor sea la calidad de los datos a migrar, mayor será este valor.

Esto nos permite corregir registros de datos incorrectos, eliminar duplicados y enriquecer los registros de datos con información de otras fuentes de la plataforma incluso antes de la migración. Al fin y al cabo, ¡cada cambio de sistema es una oportunidad para aumentar la calidad de los datos!

Färbinger: ¿Cómo se hace eso?

Failer: Dividimos el proceso global, desde la planificación de la migración a S/4 Hana hasta la operación junto con nuestra plataforma, en cuatro pasos: Identificar, Diseñar, Ejecutar y Operar.

Hasta ahora, disponemos de productos para la fase de ejecución, es decir, la historización de la información y la posterior migración. Actualmente estamos desarrollando o agrupando las herramientas para las otras tres fases.

Färbinger: ¿Cómo tiene que imaginárselo?

Failer: En pocas palabras, Identificar consiste en identificar el tipo y la cantidad de información que no es necesario transferir a S/4 con sólo pulsar un botón.

Se trata de un análisis potencial que, además, representa visualmente a los posibles clientes el aspecto que tendrá la información que permanecerá en nuestra plataforma. Esto genera confianza, porque rápidamente se dan cuenta de que todo es exactamente como lo conocen de los sistemas existentes.

El potencial y la confianza crean el prerrequisito para la decisión fundamental de que y cómo nuestro enfoque vale la pena para el camino hacia S/4.

Färbinger: ¿Qué ocurre en la segunda fase?

Failer: El diseño consiste en la planificación detallada. Aquí se desarrollan los criterios exactos de filtrado para la selección y transferencia de datos. Nuestro enfoque consiste en proporcionar las reglas de filtrado exactas como datos XML. De este modo, los clientes pueden decidir qué herramienta de migración y conversión desean utilizar para la transferencia de datos.

Färbinger: Queda la cuestión de Operate.

Failer: Básicamente, se trata sobre todo de una cuestión de integración. Porque para formar parte del paisaje objetivo, desarrollamos integraciones con las aplicaciones basadas en Hana, como S/4 y C/4, o interfaces como SAP Fiori.

Aunque no es necesario acceder a los datos no operativos con tanta frecuencia, cuando es por motivos empresariales, tiene que ser lo más fácil posible para los usuarios hacerlo desde su entorno familiar sin tener que pasar mucho tiempo buscando la información que necesitan o cambiando el entorno de su aplicación. Este es el tipo de facilidad de uso al que los usuarios están acostumbrados hoy en día, desde la nube y desde su smartphone.

Färbinger: ¿Cuándo estarán listas estas herramientas para el mercado?

Failer: Actualmente se están creando los prototipos. Queremos completar los paquetes acabados para la migración altamente automatizada a S/4 o C/4 en otoño de 2019. Nuestro objetivo es que nuestros clientes sean más ágiles.

Esto también nos está cambiando a nosotros. Por ejemplo, debido a la ampliación de la hoja de ruta de productos, hemos cambiado nuestro propio desarrollo a métodos ágiles para ser más rápidos sin comprometer la calidad, al contrario.

Färbinger: Gracias por la entrevista.