Archivo en lugar de pasivo

Cada escenario tiene su propio carácter, ya sea en el fabricante de hilo industrial Coats, en EnBW, en el fabricante de máquinas herramienta Trumpf o en Knauf Gips.

Todos ellos tienen en común el enorme potencial de ahorro que supone el archivado SAP basado en la nube, la integración de datos CAD o la gestión de cantidades de datos especialmente grandes.

Nube privada completa: Coats Industrial Yarns

En el fabricante de hilo industrial Coats, SAP es el principal sistema ERP, 2800 usuarios trabajan con él en todo el mundo. En cuanto al archivado en el entorno ERP, Coats llevaba años utilizando la solución de otro proveedor.

Los cambios en los modelos de licencia, las complicadas actualizaciones y la necesidad de mantener servidores de bases de datos adicionales para el archivo llevaron a los usuarios y al equipo de tecnología global en particular a plantearse una alternativa.

Había que sustituir el antiguo sistema de gestión documental propietario por una solución rápida y de bajo mantenimiento, y lograr una forma sencilla de archivar SAP en la nube.

KGS encontró el concepto adecuado para estos requisitos. El ContentServer4Storage de KGS se introdujo en otoño de 2015. KGS llevó a cabo la migración del archivo antiguo al nuevo, que duró algo menos de tres meses, utilizando Migration4ArchiveLink, el software para la implementación sencilla y controlada de migraciones de archivos en el entorno SAP. Fue necesario transferir 8,6 millones de documentos -pedidos, órdenes de producción, documentos de material, etc.- con unos seis terabytes.

A principios de 2016, el sistema SAP para Norteamérica estaba completamente conectado al ContentServer4Storage de KGS, y a mediados de marzo de 2016 también se habían migrado los demás sistemas SAP.

"Nos impresionó la rapidez y lo sencillo que fue el cambio de archivo durante las operaciones en curso".

afirma Hagen Hoss, Arquitecto de Plataformas y Soluciones de Almacenamiento del Equipo de Tecnología Global de Coats.

En lo que respecta al concepto arquitectónico global del entorno de archivo ERP integrado, Coats es pionera técnica entre las empresas de su tamaño en todo el mundo.

Porque el modelo on premise hace tiempo que dejó de utilizarse en el fabricante de hilo industrial: no sólo los sistemas SAP de todo el mundo -además del de EE.UU., hay uno para Europa, otro para Asia Oriental y otro para el Sudeste Asiático- están alojados por completo en la nube privada de un operador de centros de datos de Viena.

Coats también ha trasladado su paisaje de archivos KGS completamente a la nube; los servidores se encuentran en la nube Microsoft Azure en Irlanda y almacenan los datos en el sistema de archivos Azure. Una conexión exprés con una velocidad de transmisión de 500 mbit garantiza que no haya problemas de rendimiento. En consecuencia, la migración de los datos no tuvo lugar en Coats, sino que el servidor de migración de KGS se instaló en Azure y se conectó al antiguo archivo.

"Sólo definimos qué repositorios de contenido debían migrarse y KGS Migration4ArchiveLink realizó entonces la migración sin problemas".

explica Hagen Hoss.

Pasarse a la nube es puramente una cuestión de costes para el fabricante de hilo industrial, porque los servidores alquilados son bastante más baratos que los comprados. Actualmente, se está estudiando dónde se puede llevar a cabo, ya que en algunos países es obligatorio por ley almacenar los datos empresariales dentro de las fronteras del país. En este caso, la solución sería añadir servidores de archivo KGS instalados in situ.

Hagen Hoss:

"En estrecha colaboración con Microsoft y SAP, actualmente estamos preparando el cambio de nuestra suite SAP a Azure. A medio plazo, migraremos también a S/4 Hana".

S/4 Hana en la nube con funcionalidad de archivo integrada - con esto, Coats sería probablemente uno de los primeros en haber realizado una arquitectura tan orientada al futuro.

Gestión de documentos a alta velocidad en EnBW

En una empresa del tamaño del proveedor de energía EnBW, es inevitable que los documentos se creen a partir de numerosos sistemas: en primer lugar, a partir de los distintos módulos del sistema ERP, así como de diversos sistemas ajenos a SAP. Además, existe un sistema de almacenamiento de documentos orientado a archivos en SAP Folders Management, así como un sistema de gestión de documentos y un entorno SharePoint.

Con las soluciones de KGS, EnBW creó una arquitectura de archivo completamente nueva y global para estas fuentes documentales. El proyecto de archivo es especialmente impresionante por su enorme volumen de datos.

El proveedor de energía gestiona unos 500 millones de documentos, que corresponden a un tamaño total de 50 terabytes. De unos 500 millones de documentos almacenados en varios sistemas diferentes, el documento adecuado debe aparecer en la pantalla de un asesor de clientes en el plazo de un segundo a golpe de clic.

Esto sólo puede lograrse con un archivo potente. Cuando se introdujo por primera vez, el sistema accedía a sistemas de almacenamiento jerárquicos anteriores. Esto permitió a EnBW conservar el sistema de archivos SAM-FS subyacente, que en aquel momento constaba de unos diez terabytes, con sistemas de almacenamiento conectados para el archivo a largo plazo.

La migración del archivo se realizó exclusivamente a nivel de base de datos. El archivo se utilizó inicialmente para el almacenamiento de documentos en el sistema de inventario, es decir, para los módulos individuales de SAP ISU, CRM, PM, etc. Además, las distintas unidades de negocio han creado soluciones de archivo independientes para personal, marcas y construcción en SAP Folders Management, que también utilizan el nuevo software como componente de archivo.

Además, existe una amplia área de aplicaciones ajenas a SAP, como los sistemas de ventas. Para que los sistemas de terceros puedan utilizar el software a través de ArchiveLink, el departamento informático ha programado su propio middleware, el denominado Centro de Gestión Documental (DMC).

"Abrimos así el archivo a cualquier canal de aportación"

justifica Torsten Zytowski, del departamento de Unidades Funcionales de TI y Generación.

"Ya no hay un cableado duro desde el archivo a una aplicación específica como SAP, sino que el producto puede utilizarse como archivo para todos los sistemas principales que una empresa establece una vez a lo largo del tiempo"

Zytowski continúa.

Los escáneres normales de oficina también están conectados al archivo a través del DMC. De este modo, los documentos pueden digitalizarse y archivarse directamente en el proceso de trabajo diario.

De los cerca de 20.000 empleados de EnBW, más de 8.000 trabajan habitualmente frente a una pantalla de ordenador y, por tanto, tratan a diario con documentos digitales. Por eso es importante que el sistema de archivo subyacente proporcione los documentos solicitados de forma fiable y rápida.

"El requisito de nuestros departamentos internos era que un asesor de atención al cliente que atendiera llamadas tuviera cualquier documento estándar en la pantalla en menos de un segundo. Hoy cumplimos el objetivo".

explica Torsten Zytowski. EnBW ya ha recibido varios premios por este logro.

Trump: acceso mundial a documentos CAD

Una característica especial del proyecto de KGS en el fabricante de máquinas-herramienta Trumpf es el archivo de documentos CAD distribuidos por todo el mundo, para lo que KGS diseñó un nuevo concepto de servidor caché.

"Cuando nos enfrentamos de nuevo a la negociación de licencias con nuestro proveedor de archivos, tuvimos claro que había llegado el momento de cambiar de tecnología.

afirma Volker Blum, responsable de Basis Support SAP Systems en Trumpf.

Según la anterior política de licencias, cada usuario de SAP correspondía a un usuario de archivo, un asunto caro con 7.000 usuarios de ERP. En general, Trumpf no necesita una solución ECM completa en la que cada nueva funcionalidad, como el archivado de correo electrónico, tenga que instalarse con un gran coste, afirma Blum.

En lugar de una potente suite ECM de colaboración para todas las necesidades, con KGS Trumpf apuesta por una solución ajustada que se basa en un enfoque centrado en SAP y se ocupa exclusivamente del almacenamiento de documentos en conexión con SAP.

El diseño CAD y la gestión de datos CAD desempeñan un papel fundamental para Trumpf. Los conjuntos de las máquinas, algunos de los cuales pueden constar de más de 10.000 piezas individuales, son gestionados por Trumpf en SAP PLM.

Estos documentos tienen que almacenarse y ponerse a disposición de los departamentos de diseño situados en 15 países de todo el mundo en el momento oportuno. Todo un reto, ya que en este entorno los archivos suelen ser muy voluminosos.

Para ello, Trumpf construyó una infraestructura compleja y de rendimiento crítico con servidores de contenido (archivo) y caché con el antiguo DMS.

Dieter Heger, administrador de TI para SAP Basis Support en Trumpf:

"Si almacenáramos todos los datos CAD de forma centralizada en Ditzingen, nuestros diseñadores distribuidos por todo el mundo en China, por ejemplo, siempre tendrían que cargar los datos CAD por completo desde Ditzingen a través de la WAN y volver a guardarlos cuando quisieran seguir trabajando en un montaje. Esto haría imposible trabajar sin problemas.

La compleja infraestructura de servidores de contenido y caché, que ha crecido a lo largo de los años y se comunica tanto entre sí como con SAP PLM, fue por tanto replicada por Trumpf en sus centros de diseño de todo el mundo en estrecha colaboración con KGS.

La sustitución de los servidores de contenidos y caché y, por tanto, de toda la infraestructura de archivo en todas las ubicaciones de diseño fue una tarea exigente en sí misma, que precedió a la migración de datos propiamente dicha.

Dado que los servidores de caché del sistema predecesor no pueden comunicarse al cien por cien con los ContentServers de KGS, no fue posible realizar el cambio ubicación por ubicación. En su lugar, hubo que sustituir secuencialmente todos los servidores de caché antes que los ContentServers de KGS.

Trumpf trabajó tanto con la nueva caché de KGS como con los antiguos servidores de contenidos durante un periodo transitorio.

"Aparte de KGS, no encontramos ningún fabricante que fuera capaz de implementar nuestros requisitos especiales dentro de esta construcción única en su solución y que comprendiera inmediatamente de qué íbamos. Porque nuestra infraestructura basada en servidores caché va mucho más allá de la funcionalidad estándar del archivado SAP con ArchiveLink".

dice Dieter Heger.

Cada emplazamiento en todo el mundo dispone ahora de su propio KGS ContentServer4Storage, que almacena localmente los partes de los que el emplazamiento es responsable. Para las piezas estándar ubicadas en Ditzingen, se crearon en paralelo KGS CacheServers locales en cada caso para proporcionar dichas piezas remotas localmente.

Si los diseñadores desean cargar un conjunto, se conectan a SAP PLM y especifican el conjunto. A continuación, SAP resuelve la lista de piezas y las piezas locales se cargan desde el KGS ContentServer4Storage in situ, las piezas estándar desde el KGS CacheServer in situ.

Con esta arquitectura, Trumpf tiene inmensas ventajas de rendimiento frente a una solución central. SAP conoce cada servidor individual, supervisa cuál está fallando y puede cambiar a servidores alternativos.

El sistema SAP también sabe exactamente a qué ubicación pertenece una estación de trabajo/PC concreta y si el acceso es local o remoto. Tras sustituir todos los servidores, Trumpf comenzó la migración real de un total de aproximadamente doce terabytes de datos del sistema antiguo al nuevo en verano de 2016.

Para ello se utilizó la solución Migration4Archivelink de KGS. Los usuarios desconocían por completo que esta migración se estaba realizando en segundo plano. En total, se migraron aproximadamente 68 millones de documentos comerciales y unos siete millones de archivos CAD. El ahorro en costes de mantenimiento asciende aproximadamente al 66%.

Knauf: Ahorre en mantenimiento, servidores y licencias

Knauf Gips es otro antiguo usuario de SAP que ha integrado estrechamente su entorno de archivo con SAP como sistema principal y utiliza soluciones de KGS para ello.

El principal motivo de la introducción del nuevo archivo fue, en principio, reducir los costes de mantenimiento y funcionamiento. Otro motivo fue rediseñar el paisaje de archivos.

"Teníamos 15 repositorios de contenidos para las distintas empresas nacionales"

explica Florian Beck, responsable de flujo de trabajo y archivo SAP en Knauf.

"Por tanto, en el sistema DMS también eran necesarias diferentes bases de datos. En SAP, siempre teníamos que asegurarnos de que el archivado se realizaba en los repositorios adecuados y de que tampoco se hacían demasiado grandes".

Tras la decisión a favor de KGS a principios de 2015, la migración tuvo lugar ese mismo año. Los 15 repositorios de contenido anteriores, conectados a varios sistemas SAP, con un volumen de entre 50 y 60 millones de documentos y casi seis terabytes, se transfirieron sin problemas de los antiguos a los nuevos servidores de archivo mediante el software de migración KGS Migration4ArchiveLink en tan solo unas semanas. Un auditor dio previamente su visto bueno al cambio de archivo.

Knauf tiene 70 ScanClients de KGS en uso a escala internacional, 25 de ellos en Alemania. Algunos departamentos seleccionados también disponen de escáneres sencillos con ScanClients en los que los compañeros pueden digitalizar los documentos entrantes y asignarlos a documentos SAP.

En el futuro, todas las tareas de escaneado se consolidarán en las respectivas oficinas centrales de correos. Nadie tendrá que desplazarse in situ para administrar los clientes de escaneado utilizados internacionalmente ni para configurarlos en los puestos de trabajo.

KGS ha desarrollado una solución de administración para ello con el KGS Scan-Server. Florian Beck y sus colegas tienen una visión general de qué PC en qué país está utilizando el KGS ScanClient.

Pueden distribuir el software desde Iphofen y gestionar los perfiles respectivos de forma centralizada. Lo que Knauf ahorra en el ámbito del archivado puede calcularse ya en el primer año del cambio, en el que se eliminó todo el esfuerzo de servicio previo para el sistema heredado y su cliente.

Con una licencia de empresa de KGS, cada estación de trabajo SAP es automáticamente una estación de trabajo de archivo. Esto también elimina la necesidad de volver a obtener licencias, algo habitual en el pasado. La solución se ha amortizado en dos años.