Cinco errores que pueden costarle su presupuesto

El primer error se refiere a la negociación reactiva poco antes de la encuesta. Empezar a negociar poco antes de la fecha de medición es muy desfavorable. Básicamente, entonces se encuentra entre la espada y la pared, porque su gestor de cuentas también sabe que el tiempo apremia. Para negociar en igualdad de condiciones, necesitas tiempo suficiente e información sólida sobre los tipos de licencia que realmente necesitas.

Dirígete al SAP con tiempo suficiente, de forma proactiva y con peticiones concretas de licencia. Si no está satisfecho con la oferta, no tiene por qué aceptarla, pero dispone de tiempo suficiente para buscar en otra parte. El gestor de cuentas también lo sabe y puede presentarle una oferta mejor por iniciativa propia.

No te limites a comprar, ¡comprueba!

El segundo error es un cambio irreflexivo a S/4 Hana. El cambio a S/4 no sólo ofrece a las empresas una forma de trabajar más orientada al futuro, sino también la oportunidad de adoptar un nuevo enfoque respecto a la concesión de licencias. Esto se debe a que la introducción puede tener lugar como conversión de producto o conversión de contrato. Con la primera opción, el contrato existente se mantiene en gran medida. Sin embargo, con la conversión de contrato, el acuerdo de licencia SAP puede renovarse por completo. De este modo, se puede volver a liberar el capital invertido durante años en licencias demasiado caras. Para ello, sin embargo, hay que saber lo que realmente se necesita.

Utilizar las tablas de asignación de SAP como guía o incluso dejar que SAP calcule sus necesidades no es una buena forma de proceder: sólo se aproximará a sus necesidades reales y podría comprar demasiadas licencias o las equivocadas. Por lo tanto, tiene sentido analizar las actividades reales de los usuarios. También debería realizar una simulación de prueba de S/4 antes de efectuar la compra. Esto le permitirá realizar ajustes en las licencias antes de firmar el contrato.

El tercer error se refiere a la compra posterior de licencias sin comprobar. Compruebe periódicamente las licencias existentes en función de la actividad real de los usuarios. Es la única manera de asegurarse de que compra lo que realmente necesita. Básicamente, sólo puede hacer estimaciones manualmente. Sin embargo, si tiene las actividades determinadas técnicamente, obtendrá un resultado exacto de qué licencias necesita realmente cada usuario y podrá elegir la más rentable. Esto le permite cubrir sus necesidades, evitar el exceso de licencias y ahorrar costes.

El Acceso Digital tampoco debe quedar relegado a un segundo plano. SAP lleva años preparando la tarificación integral de Digital Access, es decir, el acceso a SAP desde sistemas externos, y ahora lo exige. Si aún no está regulado contractualmente, el acceso de terceros debe pagarse ahora de forma segura. Para evitar verse sorprendido por facturas caras, tiene sentido aclarar de antemano su propia situación de acceso digital. Así, por un lado, evitará sorpresas desagradables y, por otro, podrá encontrar de forma proactiva el camino correcto con SAP. Si actúa ahora, puede verse recompensado con generosas concesiones por parte de SAP.

Quien aún no haya abordado la cuestión del acceso digital debería aprovechar el Programa de Adaptación al Acceso Digital (DAAP) si es posible para evitar cometer el quinto error y dejar el programa sin utilizar. El programa estará en vigor hasta finales de 2021 y SAP ofrece condiciones especiales a los clientes que se pasen ahora al nuevo modelo de licencia basado en documentos. Por ejemplo, los documentos necesarios pueden adquirirse con un descuento del 90% como parte del DAAP. SAP también renunciará al mantenimiento retroactivo. Sin embargo, es importante saber cuántos documentos hay que esperar anualmente. Para aclararlo es necesario un análisis preciso.