Cuentas por pagar 2.0

Heidelberger Druckmaschinen es la empresa líder mundial en la industria de medios impresos y recientemente ha alcanzado unas ventas consolidadas de casi 2.500 millones de euros con un total de unos 11.500 empleados.

La empresa, que cuenta con 250 sedes en 170 países de todo el mundo, se ha marcado el objetivo de impulsar la transformación digital de la empresa y del sector para poder dirigirse en el futuro a los segmentos de clientes de alto crecimiento con los modelos de negocio y los productos y servicios adecuados.

En este contexto, la red mundial de ventas y servicios se adaptará a los retos digitales de los clientes bajo el lema "Heidelberg goes digital".

Durante años, Heidelberg ha confiado en las soluciones de aplicación SAP para gestionar sus propios procesos. Un importante proyecto de digitalización para Heidelberg denominado "Cuentas a Pagar 2.0" (AP) para el procesamiento electrónico de facturas internacionales de principio a fin ya se ha completado en gran medida.

"El punto de partida de AP 2.0 fueron varias ideas para optimizar y automatizar los procesos de cuentas por pagar que no podían aplicarse con la solución de flujo de trabajo existente. Estas ideas se concretaron y dieron lugar a un catálogo de implantación como puntos focales de optimización".

informa Mario Moritz, Director de Shared Service Finance en Heidelberger Druckmaschinen AG.

A grandes rasgos, en el marco de AP 2.0 se definieron tres ámbitos de actuación: en primer lugar, la recepción con un proceso uniforme para facturas en papel, EDI y correo electrónico/PDF, así como seguridad futura para otros formatos electrónicos; en segundo lugar, el flujo de trabajo con reservas oscuras, en particular también en relación con OCR a nivel de artículo, aprobación pasiva, aprobaciones secuenciales multinivel con ejecución automatizada de procesos de flujo de trabajo definidos; en tercer lugar, la auditoría con controles del IVA asistidos por el sistema, procesos de aprobación automatizados y determinación del liberador sobre la base de directrices de la empresa, así como aprobaciones móviles.

Tras la fase de concepción, Heidelberg comenzó a seleccionar a un proveedor adecuado como contratista general que se encargaría de recibir todos los formatos de factura, incluido el procesamiento del flujo de trabajo de las facturas. Con este proveedor debían aplicarse las optimizaciones antes mencionadas sobre la base de criterios definidos.

Seeburger, socio de SAP, fue elegido como el socio que mejor cumplía los requisitos de Heidelberg.

Los factores decisivos fueron, en particular, los conocimientos tecnológicos, la experiencia en integración empresarial y transferencia e intercambio electrónico de datos, la internacionalidad, así como la amplia experiencia en integración empresarial de SAP con soluciones especiales "para SAP"; asimismo, que Heidelberg pudiera recurrir en todo momento a una solución global escalable y de uso flexible para los requisitos necesarios.

El "plan de construcción", incluida la puesta a punto, duró algo menos de un año, y el primer paso del proyecto consistió en implantar AP 2.0 en Alemania. A partir de ahí se inició el despliegue internacional.

Según Heidelberg, "había retos que superar en el proyecto. Se trataba, por ejemplo, de la normalización de procesos a través de las fronteras nacionales o la gestión de la complejidad en la integración.

Además, el análisis y la depuración de los datos maestros como requisito previo esencial para las reservas oscuras requirió más esfuerzo del que se pensó inicialmente". La puesta a punto afectó a aspectos técnicos, organizativos, de procesos y específicos de cada país.

Deutsche Post participó (y sigue participando) en el proyecto como proveedor de servicios de escaneado y captura para la realización de escaneados/OCR, incluida la preparación de registros de datos para su posterior procesamiento. Existe una estrecha coordinación entre Heidelberg, el proveedor de servicios de escaneado y captura, y Seeburger.

AP 2.0 se utiliza ya en más de 24 países de Europa, América y Asia. Hasta ahora están conectadas 38 sociedades (incluida China). Y el volumen de documentos tiene grandes dimensiones:

Heidelberg procesa unas 23.000 facturas en papel y PDF al mes. El 70 por ciento de las facturas se reciben como correos electrónicos con PDF. Una parte importante de ellas se recibe directamente de los proveedores.

Por otro lado, las facturas de los proveedores se escanean localmente en las sucursales o centros de Heidelberg mediante dispositivos multifunción o se introducen en el proceso a través de Scan2email. Además, se generan unas 33.000 facturas EDI al mes.

El eje de AP 2.0 desde el punto de vista de los procesos y los datos es el Business Integration Server (BIS) y las soluciones complementarias de procesamiento y flujo de trabajo de Seeburger para SAP. Heidelberg las utiliza como soluciones en la nube que se ejecutan en el centro de datos en la nube de Seeburger en Karlsruhe.

Si una empresa nacional carga una factura digitalizada preparada de acuerdo con los requisitos, se crea inmediatamente un registro de datos en BIS que pasa automáticamente a SAP. Se pueden realizar contabilizaciones automáticas en SAP MM/FI. Siempre que el registro de datos cumpla las normas empresariales especificadas.

Una de las prioridades de las soluciones Seeburger utilizadas es la gestión de excepciones. Y esto se hace de forma manual y automática (según las reglas apropiadas). Por ejemplo, si hay diferencias de precio entre el pedido y la factura.

O diferencias de cantidad o una entrada de mercancías que falta. Heidelberg también puede utilizarlo para liberaciones de facturas o confirmaciones de servicios, pero también para el mantenimiento de datos maestros. Las liberaciones de facturas también pueden realizarse a través de dispositivos móviles (también, si es necesario, para usuarios que no sean de SAP).

Según Heidelberg, AP 2.0 ha aumentado de forma demostrable el grado de automatización y armonización de procesos en el área de procesamiento de facturas en toda la empresa.

Y -un aspecto esencial para Heidelberg- se ha realizado un proceso estándar uniforme de cuentas por pagar como requisito previo esencial para la expansión de la organización mundial de CSC.

"El sistema global está diseñado de tal manera que es posible ampliarlo en cualquier momento. La digitalización y, por lo tanto, la agrupación fueron una palanca importante. Esto tiene la gran ventaja para la empresa de que las implantaciones también pueden llevarse a cabo en sucursales más pequeñas, independientemente de la región del mundo, con un esfuerzo razonable.

Esto significa que la digitalización y la automatización también han tenido lugar en países más pequeños que, de otro modo, habrían tenido que prescindir de este tipo de soluciones".

explica Moritz.

La adaptabilidad del sistema también representa un importante factor de éxito, ya que cada vez se puede atender a otros canales y formatos necesarios, como ZUGFeRD o Peppol.

Otra ventaja es que, con AP 2.0, los distintos participantes en el proceso (de contabilidad, control o compras) pueden acceder a cada factura individual con fines de aclaración o análisis, en Alemania, pero también en cualquier parte del mundo.

Además, es posible optimizar la gestión del efectivo o las ventajas del descuento por pronto pago sobre la base de AP 2.0. También se previó desde el principio conseguir ventajas de costes con el uso de AP 2.0.

Al fin y al cabo, según los estudios, la tramitación de una factura en papel, incluidos los denominados costes de transacción, cuesta en total algo más de cuatro euros. En cambio, los costes de la tramitación de facturas digitalizadas (palabra clave: facturación electrónica) se sitúan en torno a los céntimos.

Además del ahorro de costes, Heidelberg también se ha beneficiado de la mayor transparencia y calidad del procesamiento de facturas.

A su vez, la transparencia permite identificar y explotar otras posibilidades de automatización de procesos, como su expansión de las reservas oscuras.

"Por cierto, estos efectos derivados de la armonización de procesos que se persigue en todo el mundo no se esperaban en la misma medida al principio.

dice.

El proyecto AP 2.0 de Heidelberg muestra cómo un proyecto global de digitalización puede implantarse con éxito y generar un impacto positivo. Reducir las actividades operativas rutinarias y centrarse solo en las excepciones transformó el trabajo en favor de una mayor eficiencia y eficacia.

En la actualidad, los empleados participan en un proceso de mejora continua que adopta una visión más amplia, en consonancia con el lema "Heidelberg se digitaliza".