Datos y procesos: Fiables y ágiles

Los procesos complejos de toma de decisiones en un entorno dinámico son prácticamente la norma para las organizaciones de hoy en día. Los departamentos financieros también están experimentando una transformación, y la contabilidad ocupa una posición clave.

Sólo la optimización y digitalización continuas de los procesos pueden conducir al resultado deseado. El papel de los departamentos financieros de las empresas ha cambiado significativamente en los últimos años.

Los directores generales, los directores de sistemas de información y los directores de ventas y marketing esperan que sus directores financieros y sus equipos proporcionen un análisis y una toma de decisiones sólidos que ayuden a crear valor, preferiblemente en tiempo real.

Esta es la única manera de apoyar de forma sostenible el crecimiento de las empresas en el mundo empresarial actual, globalmente interconectado y altamente dinámico. Esta evolución no tiene fin.

En un estudio global de KPMG en 2016, el 63% de los CEO encuestados asumió que la función de CFO seguirá creciendo en importancia en los próximos tres años - también en comparación con otros puestos en la gestión de nivel C.

La optimización de los procesos empresariales con la ayuda de las tecnologías modernas ocupa, por tanto, un lugar prioritario en la agenda. Para el 70% de los directores generales encuestados, esto sería lo que más afectaría al futuro papel de los directores financieros.

El 41% quiere que su Director Financiero preste la atención necesaria a los detalles y procesos. Los procesos existentes deben poder adaptarse rápidamente a los nuevos requisitos en cualquier momento y deben eliminar las fuentes de error que surgen de las discontinuidades de los medios.

Los responsables de contabilidad pueden contribuir decisivamente en este sentido. Es importante garantizar transacciones y estados financieros sin errores, así como análisis significativos en todo momento.

Para ello, los datos subyacentes, como los deudores y acreedores, deben estar disponibles y ser correctos en tiempo real. Los departamentos financieros están sometidos a mucha presión, sobre todo a final de mes, para contabilizar todas las transacciones con precisión y a tiempo.

En este contexto, además del factor tiempo, es de gran importancia el principio "a la primera" para la recogida de datos. Al fin y al cabo, la mala calidad de los datos se traduce en elevados costes indirectos y mayores esfuerzos de corrección debido a procesos empresariales defectuosos o significativamente retrasados.

¿Cómo superar estos retos? La clave del éxito reside en la optimización y estandarización, así como en una amplia automatización de los procesos SAP FI/CO, incluidos los de contabilidad.

Esto implica la recopilación puntual de datos de la máxima calidad, la automatización de procesos, el procesamiento masivo de datos y la elaboración de informes. Sin embargo, la mayoría de los enfoques para automatizar los procesos SAP son poco flexibles y dependen en gran medida de los recursos informáticos.

Por lo tanto, se requieren sistemas que gocen del máximo nivel de aceptación por parte de los usuarios y eviten el uso de "soluciones provisionales" que, por lo general, no son auditables. La plataforma de Winshuttle para la gestión de datos de aplicaciones (ADM), utilizada desde hace años por clientes de renombre, ha demostrado su eficacia en este ámbito. Dos ejemplos prácticos ilustran su valor añadido.

Maersk Line: más 15% de productividad

Maersk Line es la mayor naviera de contenedores del mundo. Cada vez que un buque atraca en un puerto y entrega contenedores, se crean facturas y se paga a los proveedores. Todos los datos de las transacciones generadas en el proceso se gestionan con el software comercial SAP ERP 6.0 Financials.

Para cada código de operación financiera, los empleados tienen que introducir datos individuales. Al principio, Maersk recurría a la configuración y contabilización manuales. Este procedimiento requería mucha mano de obra, llevaba mucho tiempo y era propenso a errores, por lo que resultaba costoso.

Con el tiempo, los procesos de introducción de datos se localizaron en distintos países, lo que aumentó aún más los costes y el número de errores del sistema.

Para resolver el problema, Maersk recurrió inicialmente al uso de macros de Microsoft Access y Excel. Esto pronto supuso mantener más de 2000 scripts y plantillas, lo que generó importantes problemas de gestión y cumplimiento.

Maersk implantó finalmente la plataforma ADM de Winshuttle. Con ella, los empleados utilizan el Excel con el que están familiarizados para la introducción de datos. Así se minimizan los errores y las situaciones embarazosas que suelen producirse al introducir los datos directamente en SAP.

La plataforma gestiona la transferencia de datos a SAP, incluida su validación antes de que entren en SAP. Además, el equipo informático de Maersk pudo estandarizar los procesos con plantillas y aplicaciones de flujo de trabajo y eliminar las macros no gestionadas, lo que supuso una importante contribución a la conformidad y la disponibilidad del sistema.

Con la ayuda de la plataforma, Maersk pudo reducir considerablemente los errores y las correcciones necesarias. Además, transacciones como la contabilización de pagos recibidos (F-28) y la compensación de pagos (F-32) ahorraron un 90% de tiempo por proceso.

Maersk estima que el aumento global de la productividad logrado por los equipos de finanzas y contabilidad oscila entre el diez y el quince por ciento. Gracias al éxito de la optimización de procesos, la empresa ha podido reasignar a 50 empleados a tiempo completo a proyectos en los que pueden aportar su experiencia de forma más específica.

La esquina rápida acelera la manipulación de documentos

Si se quiere optimizar los procesos en contabilidad, los documentos que llegan de lugares externos, en cuya estructura de datos no se puede influir, plantean un reto especial. Esto es especialmente cierto en el caso de los documentos en papel, pero también en el de los documentos de entrada digital, como las facturas recibidas.

Su procesamiento tiene un gran potencial de reducción de costes, especialmente con una integración completa con SAP. La gestión centralizada de facturas es especialmente recomendable para empresas con varias sedes.

Aquí es donde entran en juego las soluciones de software de WMD Group, socio de Winshuttle. Sobre esta base puede instalarse el control de costes e ingresos, lo que aumenta la transparencia en la contabilidad. Por ejemplo, los módulos SAP MM (pedido) y FI (factura) pueden vincularse para las cuentas por pagar y los procesos de liberación pueden establecerse hasta el nivel de artículo de las facturas.

Gracias a la automatización, el proceso que va del pedido al pago (procure to pay = P2P) puede acelerarse. Basándose en las soluciones del Grupo WMD, Schnellecke Logistics, un proveedor de servicios logísticos para la industria del automóvil que opera en 15 países, ha optimizado decisivamente su gestión de documentos.

Según Bernd Grimm, Director de TI de Schnellecke, los procesos podrían multiplicarse por cuatro.

Grimm en esto:

"Así pudimos compensar con éxito la reducción de nuestro equipo por baja de maternidad y jubilación parcial".

Si las facturas no están disponibles electrónicamente, primero deben escanearse y convertirse en documentos digitales. Si se reciben electrónicamente, la información relevante para la factura se reconoce automáticamente, se compara con los datos maestros de SAP y se comprueba su plausibilidad. A continuación, puede activarse el proceso de liberación. Gracias a los procesos P2P continuos, las auditorías de facturas pueden realizarse mucho más rápido.

Conclusión

La captura de datos, la calidad y el tratamiento de documentos pueden optimizarse con la ayuda de las tecnologías adecuadas. De este modo, las organizaciones pueden aumentar considerablemente la eficiencia y transparencia de sus procesos contables.

Gracias a la menor necesidad de correcciones, se ahorran valiosos recursos y se pueden tomar decisiones fundamentadas con mayor rapidez. De este modo, pueden asegurarse importantes ventajas competitivas.