La transformación digital necesita un sistema ERP moderno

Ser más rápidos y mejores era nuestro objetivo declarado cuando empezamos a digitalizar el área de finanzas y compras de KPMG en Alemania hace poco más de dos años.

Bajo el nombre de proyecto "Finanzas 2020", hemos estado trabajando en una solución que nos permitirá disponer de datos en tiempo real en el futuro, automatizar procesos y, en última instancia, construir el núcleo digital para nuestra empresa con un nuevo sistema financiero digital, basado en los cimientos del cumplimiento y la gestión de riesgos.

En el proceso, mi equipo y yo teníamos el claro deseo de ocuparnos menos del inventario y la documentación en el futuro y, en su lugar, realizar tareas que aportasen más valor.

Porque una cosa está muy clara: la digitalización está cambiando enormemente el papel del departamento financiero y del director financiero. En lugar de procesar únicamente datos del pasado, las nuevas herramientas nos permiten mirar hacia el futuro. Esto nos permite ofrecer una perspectiva de la evolución prevista del negocio, lo que nos convierte en un socio empresarial aún más fuerte".

En mi opinión, el hecho de que ya en una fase muy temprana del proyecto nos ocupáramos de qué nuevas tecnologías necesitábamos para alcanzar nuestros objetivos ha quedado absolutamente demostrado.

Por un lado, se trata de sistemas de inteligencia empresarial, aplicaciones e interfaces basadas en la web que ofrecen nuevas posibilidades de colaboración e intercambio con los socios comerciales.

Por otro lado, las plataformas innovadoras y la inteligencia artificial, que se utilizan tanto en la automatización de procesos como en la planificación orientada al futuro.

Por supuesto, también hemos estado pensando en ideas iniciales de blockchain para utilizarlas en la conciliación entre empresas, por ejemplo.

Como el "elefante en la habitación", la cuestión de si la digitalización de nuestra área financiera también requeriría un cambio a un sistema heredado moderno, como los que ofrecen Microsoft, SAP u Oracle, estuvo en el orden del día desde el principio.

Un cambio así es muy complejo, porque en última instancia afecta a todos los procesos empresariales, y además requiere mucho tiempo y dinero. Sin embargo, enseguida nos dimos cuenta de que no había forma de evitar esta inversión, porque un sistema digital de finanzas y contabilidad requiere una aplicación y una tecnología de base de datos del mundo real.

Los sistemas ERP que llevan diez o más años en uso no pueden ofrecer estas funciones. El avance tecnológico de los sistemas ERP, como SAP S/4 Hana, implica en última instancia la fusión del control y la contabilidad.

Esto reduce enormemente el esfuerzo de coordinación entre los informes externos e internos y permite, por primera vez, documentar en tiempo real. También se adaptó en consecuencia el diseño de las herramientas front-end de los nuevos sistemas, que ahora ofrecen un auténtico valor añadido.

Con la ayuda de un sistema ERP moderno, los datos pueden estar disponibles en todos los dispositivos finales sin tener que cargarlos primero en un almacén empresarial.

Además de la capacidad en tiempo real y las nuevas opciones de generación de informes, la estandarización de los procesos empresariales es también un aspecto muy importante de la transformación digital. Por eso decidimos adoptar un enfoque totalmente nuevo para la introducción de nuestro nuevo sistema ERP en el marco de Finanzas 2020.

En concreto, esto significa que hemos examinado todos los procesos empresariales y los hemos modificado organizativamente de tal manera que la normalización se ha hecho posible. Para garantizar el conocimiento de los procesos, utilizamos herramientas de documentación y minería de procesos.

En la actualidad, nuestro nuevo sistema ERP basado en SAP S/4 Hana constituye el corazón de Finanzas 2020: un núcleo digital al que se conectan todos los demás sistemas. Al mismo tiempo, también es la base para la futura implantación de tecnologías innovadoras como la robótica, la IA o blockchain.