Digitalización en la industria y el comercio

El progreso técnico y la evolución mundial obligan a las empresas a adaptar constantemente sus sistemas informáticos. La experiencia y los informes de la comunidad SAP demuestran que estos proyectos suelen ser más complejos y largos de lo esperado. El desarrollo de las TI y la presión de la economía para adaptarse están poniendo bajo presión a los clientes de SAP. Las empresas citan los ajustes organizativos -es decir, la reestructuración- como la razón más común para una transformación de TI, véase también el cuadro informativo de Sonepar.

Andreas MoellerSVP IT Sonepar Central & Nordic Europe, explica al principio de la entrevista con la revista E3: "El proceso de transformación en Sonepar se inició para armonizar y estandarizar el panorama informático, muy fragmentado e ineficiente. Nuestro entorno basado en mainframe estaba anticuado y no ofrecía suficiente escalabilidad. Con SAP S/4 Hana, hemos implantado una solución ERP preparada para el futuro."

El inicio oficial del proceso de transformación en Sonepar en Alemania tuvo lugar con la introducción de S/4 Hana a mediados de S/4 ya había sido seleccionado como la solución central para el nuevo paisaje de procesos y sistemas estandarizado y moderno de Sonepar. Andreas Moeller describe así el proceso: "El despliegue comenzó con la transformación inicial de una pequeña empresa y se fue extendiendo gradualmente a otras regiones. En 2024, varias empresas regionales ya se habían convertido con éxito a SAP S/4 Hana."

Un reciente estudio realizado este año por dos socios de SAP muestra que alrededor de un tercio de los usuarios de TI han iniciado procesos de transformación para reestructurar su organización. La gestión estratégica de los proyectos de transformación es cada vez más relevante. "Sí, cuando introdujimos SAP S/4 Hana en Sonepar, utilizamos el proceso de transformación para reestructurar nuestra organización", confirma Andreas Moeller. "Además de modernizar nuestros sistemas informáticos, revisamos, optimizamos y, en algunos casos, adaptamos nuestros procesos empresariales para trabajar de forma más eficiente. Como resultado, ahora estamos en mejor posición para responder a las nuevas posibilidades tecnológicas y a los cambiantes requisitos empresariales." Por tanto, la introducción de S/4 en Sonepar no fue sólo un proyecto informático, sino también un motor de mejoras y ajustes organizativos.

Transformación y comunicación

Una de las principales conclusiones de un estudio sobre la transformación de las TI realizado este año es que las empresas suelen subestimar los retos de su conversión y digitalización y, sobre todo, la organización de la comunicación entre departamentos y divisiones durante el proceso. También llama la atención la falta de conocimientos sobre transformación existente en las empresas y la dificultad de analizar en detalle el panorama y los datos informáticos existentes. Por tanto, un problema importante parece ser la falta de conocimientos sobre transformación en la propia plantilla de la empresa. ¿Cómo consiguió Sonepar motivar a sus empleados para este proceso de transformación?

"Desde el principio, nos basamos en una estrategia de comunicación clara para ofrecer actualizaciones periódicas sobre los avances y los objetivos de la transformación y obtener opiniones", explica Andreas Moeller, y añade: "Ofrecemos formación específica para garantizar que los empleados puedan utilizar los nuevos sistemas con eficacia. Implicamos activamente a nuestros empleados a través de talleres y mecanismos de retroalimentación, lo que permite la participación. Los directivos reciben formación como modelos de conducta para guiar a los equipos a través del cambio. Adaptamos la estrategia con flexibilidad mediante un seguimiento continuo.
basada en la información y la experiencia".

En resumen: estas medidas están contribuyendo a garantizar que la transformación en Sonepar sea un éxito desde el punto de vista tecnológico y cuente con el apoyo positivo de los empleados. El mencionado estudio de transformación muestra que es sobre todo la falta de conocimientos y la escasez de mano de obra cualificada lo que ralentiza la transformación de los actuales clientes de SAP. Sin embargo, unas TI innovadoras y eficientes son cruciales para seguir siendo competitivos.

Muchos clientes actuales de SAP consideran que la opción de contratar a consultores externos en una fase temprana y cerrar así la brecha de competencias existente es una medida organizativa esencial para el éxito de la implantación de su proyecto de transformación. El SVP IT Sonepar Central & Nordic Europe, Andreas Moeller, explica en la entrevista E3: "Inicialmente encargamos a BearingPoint que apoyara a nuestros departamentos especializados en la definición de los requisitos técnicos y el alcance global, con el objetivo de utilizar en gran medida el estándar SAP y evitar (costosos) desarrollos internos."

Diseño del proceso y anteproyecto

El resultado en Sonepar fue una lista maestra de procesos empresariales y un anteproyecto funcional. "Como he dicho, estrechamente orientado a las posibilidades de la solución de software y a las prácticas líderes", afirma Andreas Moeller, definiendo el propio proceso de transformación de la empresa. "Tras esta primera fase, encargamos a BearingPoint la implantación global a partir de finales de 2022, contando también con el apoyo de otros socios especializados. En 2023, pudimos poner en producción con éxito nuestra primera empresa regional con la nueva solución; un calendario muy deportivo y ambicioso. Hace unas semanas, nuestra mayor empresa regional entró en funcionamiento con éxito."

Existen varios retos específicos en el sector mayorista eléctrico en el que operamos como Sonepar", explica Andreas Moeller. Los clientes esperan una alta disponibilidad, plazos de entrega rápidos y fiables al 100 % y un servicio excelente, lo que requiere una gestión óptima del almacén y la logística. El sector evoluciona rápidamente gracias a tecnologías como IoT y la automatización, lo que exige una innovación constante. En un entorno intensamente competitivo, siempre hay que minimizar los costes operativos y maximizar la eficiencia. Además, existen numerosos requisitos normativos en materia de seguridad y medio ambiente que deben cumplirse en todo momento.

Gestionar una cadena de suministro global es complejo, con retos como los cuellos de botella en el suministro y los costes de transporte. "Por último, la transformación digital requiere importantes inversiones en TI y optimización de procesos para trabajar de forma más eficiente y ofrecer mejores servicios digitales. Al superar estos retos, Sonepar puede reforzar su posición de liderazgo en el mercado y servir de forma óptima a sus clientes", afirma Andreas Moeller, describiendo la situación actual.

"Nuestra amplia gama de productos y nuestra rápida disponibilidad en toda Alemania marcan la pauta y son muy valoradas por nuestros clientes", afirma Andreas Moeller, especificando los retos. "Con un claro enfoque en un excelente servicio al cliente y soluciones personalizadas, satisfacemos de forma óptima las necesidades individuales de nuestros clientes. Nuestra red mundial nos permite dominar eficazmente el comercio y la cooperación internacionales. Con nuestros muchos años de experiencia y profundos conocimientos, ofrecemos a nuestros clientes asesoramiento competente y soluciones especializadas. Gracias a nuestra fuerza innovadora, siempre estamos un paso por delante y establecemos los estándares más altos del sector".

Con la introducción de S/4 y otros sistemas modernos, Sonepar ha mejorado aún más su eficiencia. Andreas Moeller describe el concepto de conversión a S/4: "El panorama general de la conversión a S/4 en Sonepar incluye el uso de S/4 Hana como solución ERP central, incluidos todos los procesos financieros. También utilizamos Extended Warehouse Management (EWM) en nuestras sucursales. Además, hemos integrado una solución de comercio de SAP para dar soporte a nuestra tienda web y utilizamos Körber como sistema externo de gestión de almacenes. La Plataforma Tecnológica Empresarial (SAP BTP) se utiliza como plataforma tecnológica en algunas áreas. La implantación productiva final de S/4 Hana está prevista para principios de 2025."

De TI heredada a S/4 Hana

Un reto importante en Sonepar es la transformación de un entorno heredado individual a un S/4 estandarizado: "Elaboramos planes de implantación detallados para cada región y llevamos a cabo una migración de datos segura y la integración con otros sistemas", afirma Andreas Moeller. Los buenos datos siempre han sido la base y el combustible de los procesos innovadores. Los resultados del estudio también lo confirman y muestran que Sólo quienes mantengan sus datos armonizados y disponibles de forma centralizada con la calidad adecuada podrán aprovechar de forma óptima las ventajas de los avances técnicos en el futuro.

Pero la conversión a S/4 no se queda ahí, explica Andreas Moeller: "La formación específica preparó a nuestros empleados para los nuevos sistemas, mientras que un programa integral de gestión del cambio fomentó la aceptación y el apoyo. Tras la implantación, supervisamos continuamente el rendimiento de SAP S/4 Hana y llevamos a cabo sprints de validación para garantizar que los nuevos procesos funcionaran sin problemas y tuvieran éxito a largo plazo. Con este enfoque estructurado y el apoyo de nuestros socios como BearingPoint, pudimos gestionar de forma eficiente la transformación y aprovechar todas las ventajas de SAP S/4 Hana."

Sonepar se enfrentó a varios retos a la hora de personalizar S/4. "Desde el punto de vista organizativo, fue todo un reto conseguir que nuestros departamentos especializados utilizaran las nuevas posibilidades de la solución SAP en lugar de limitarse a copiar los procesos antiguos", afirma Andreas Moeller, de su departamento de TI. Desde el punto de vista técnico, la integración de S/4 con los sistemas no SAP existentes fue compleja y requirió una cuidadosa planificación y migración de datos. "En cuanto a la ley de licencias, tuvimos que asegurarnos de que todos los componentes de SAP tuvieran las licencias adecuadas. Trabajando en estrecha colaboración con todos nuestros socios, que nos ayudaron a definir y aplicar los procesos técnicos, pudimos superar con éxito estos retos", afirma Andreas Moeller al describir la parte legal de la conversión a S/4.

Una conversión a S/4 es más que un simple cambio de versión técnica: ¿Cómo se diseñaron los procesos de extremo a extremo? ¿En qué áreas y para qué tareas se recurrió a BearingPoint? ¿Utilizaron Sonepar o BearingPoint herramientas de SAP como Signavio, LeanIX y Cloud ALM? Andreas Moeller responde en la entrevista E3: "BearingPoint nos proporcionó su modelo de procesos, que adaptamos a los requisitos específicos de Sonepar. Este Business Process Master List (BPML) constituyó el marco procedimental del proyecto y apoyó nuestra gestión del alcance. Mediante sprints de validación iterativos, pudimos probar y optimizar los nuevos procesos en una fase temprana. Utilizamos la herramienta BPML y SAP Signavio para visualizar y gestionar los procesos".

Al principio de la transformación, la familiaridad con las funciones de S/4 era limitada, Andreas Moeller lo sabe y lo explica con detalle: "Algunas partes de nuestra empresa tenían experiencia con SAP, pero para muchos departamentos especializados, S/4 Hana era territorio desconocido. Esta laguna de conocimientos suponía un reto. Para superarlo, organizamos cursos de formación SAP específicos en estrecha colaboración con nuestros socios. Estos cursos de formación eran intensivos y orientados a la práctica, a menudo directamente en vivo en el sistema, con el fin de proporcionar a nuestros empleados los conocimientos necesarios. A pesar de estas medidas, nos dimos cuenta de que adquirir los conocimientos necesarios llevaba más tiempo del esperado".

En Sonepar, la transformación se orquestó como un proyecto empresarial en estrecha colaboración con el departamento especializado. "Por eso establecimos gestores de proyecto dedicados en los flujos clave - Order to Cash, Purchase to Pay, etc.- que se encargaban de diseñar el contenido de los nuevos procesos y comunicarlos a los departamentos. También estudiamos las cuestiones de integración interdepartamental en una fase muy temprana y creamos un comité de proyecto para las decisiones departamentales, por ejemplo para cuestiones sobre lo que necesitábamos absolutamente en el ámbito del proyecto o si había varias alternativas para la implantación", dice Andreas Moeller, explicando el flujo de trabajo.

Alcance y gestión de riesgos

Un plan de proyecto claro con hitos definidos y una gestión estricta del tiempo y el alcance ayudaron a Sonepar a mantener el proyecto dentro de plazo y evitar retrasos importantes. La gestión activa de los riesgos fue otro aspecto importante. "Identificamos, evaluamos y supervisamos periódicamente los riesgos para poder reaccionar ante los cambios y los nuevos riesgos", explica Andreas Moeller en la entrevista de E3. "La colaboración con socios experimentados proporcionó un valioso apoyo y aportó mejores prácticas y conocimientos específicos". Las pruebas exhaustivas, incluidas las pruebas de integración y las pruebas de aceptación del usuario (UAT), garantizaron que todos los sistemas y procesos de Sonepar funcionaran sin problemas y ofrecieran los resultados deseados. Estos procedimientos ayudaron a reducir significativamente los riesgos asociados a la introducción de S/4 y a garantizar el éxito de la transformación. "Por último, pero no por ello menos importante, el enfoque de implantación paso a paso, es decir, por regiones, también nos ayudó a minimizar el riesgo para la empresa en su conjunto", afirma Andreas Moeller al describir esta historia de éxito.

"El mayor reto en este tipo de proyectos sigue siendo una definición clara del estado objetivo, por lo que fue muy importante para nosotros utilizar un enfoque semiágil en Sonepar para validar las posibilidades y, en algunos casos, las limitaciones del estándar de software SAP junto con el departamento especializado lo antes posible y completar los nuevos procesos de forma iterativa", afirma Steffen Sattler, socio de BearingPoint, resumiendo los resultados. "Es más, en transformaciones tan grandes y complejas, es esencial una gestión coherente del tiempo y el alcance: un proyecto no suele tener más éxito cuanto más tiempo lleva. Además, no puedo sino estar de acuerdo con Andreas Moeller: Sin una gestión del cambio temprana y coherente, un proyecto de este tipo no puede tener éxito".

Sonepar en Alemania

Andreas Moeller, de Sonepar Deutschland Information Services, define la situación inicial: "El Grupo Sonepar es líder mundial del mercado mayorista de material eléctrico y tiene sucursales en 40 países. En Alemania, más de 5.000 empleados se esfuerzan cada día en 200 emplazamientos para entusiasmar a los clientes del comercio eléctrico, el comercio minorista y la industria con nuestros servicios y hacer que tengan más éxito con soluciones personalizadas.

Al inicio del proceso de transformación informática de Sonepar, la estructura informática y organizativa era heterogénea. En Alemania, Sonepar operaba con un gran número de soluciones de desarrollo propio en sus distintas empresas regionales. Estas soluciones se habían desarrollado de forma continuada durante décadas, dando lugar a un panorama de aplicaciones complejo y fragmentado. Ya se utilizaba una solución ERP -basada en Kobol- que estaba completamente adaptada a los diferentes requisitos de las unidades individuales.

El proceso de transformación de Sonepar se puso en marcha para armonizar y estandarizar el panorama informático, muy fragmentado e ineficiente. Nuestro entorno basado en mainframe estaba anticuado y no ofrecía suficiente escalabilidad. Con SAP S/4 Hana, hemos implantado una solución ERP preparada para el futuro que mejora nuestra eficiencia y flexibilidad y nos permite reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado. Además, la introducción de una nueva tienda web y una solución avanzada de gestión de almacenes refuerza nuestro servicio centrado en el cliente y aumenta nuestra competitividad. Tecnologías innovadoras como el aprendizaje automático y el IoT promueven nuestra transformación digital y abren nuevas oportunidades de negocio."

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