Centrarse en los puntos débiles de la empresa

Un vistazo al desarrollo de SAP S/4HANA en las empresas lo demuestra: Sólo una de cada cinco empresas medianas (de 500 a 5.000 empleados) utiliza ya SAP S/4HANA. Según un estudio reciente de techconsult, casi la mitad de las grandes empresas con más de 5.000 empleados ya utilizan SAP S/4HANA.

Las razones son que muchas empresas que todavía tienen que hacer el cambio a SAP S/4HANA temen un largo tiempo de cambio (42 por ciento) y altos costes (42 por ciento). A esto se añade la falta de conocimientos internos sobre el nuevo software (49%).

techconsult: SDT es ahora una ruta popular hacia S/4HANA

Un enfoque cada vez más popular en las empresas es la transición selectiva de datos (SDT): mientras que el enfoque brownfield conserva en gran medida las estructuras de procesos y arquitectura informática y sigue utilizando datos históricos, y el enfoque greenfield se acerca al estándar SAP, la SDT es una especie de término medio.

Por ejemplo, solo se transfieren procesos seleccionados de SAP ECC a SAP S/4HANA y se implementan en un proceso ágil, o se configura un nuevo sistema pero se llevan consigo los datos heredados. Con el enfoque selectivo, además de los datos maestros y transaccionales, es necesario comprobar cómo se gestionan las aplicaciones propias del cliente. Capgemini aconseja a sus clientes que elijan una arquitectura de sistemas que admita soluciones tanto dentro como fuera de SAP.

En el caso de la denominada arquitectura de sistema multipilar, cada vez hay más ejemplos de clientes en los que se optó por este tipo de configuración, incluso antes del cambio real a S/4HANA. El investigador de mercado Lündendonk descubrió hace tan solo un año que solo el 18 % de las empresas prefería el enfoque selectivo, mientras que la mayoría, el 57 %, optaba por el brownfield.

Mientras tanto, las cifras de techconsult de este año muestran que el 34 por ciento de las empresas que planean cambiar a SAP S/4HANA ya están utilizando la transición selectiva de datos. De todas las empresas que utilizan actualmente SAP S/4HANA, la cifra asciende al 39 por ciento. Incluso SAP dice ahora que una de cada cuatro empresas está utilizando SDT. Una cosa está clara: la transición selectiva de datos se ha convertido en una estrategia de migración muy popular.

Pequeños paquetes de transformación en lugar de proyectos a gran escala

Para los directivos, el rendimiento de la inversión está en primer plano. Exigen seguridad en la planificación, bajo riesgo, ciclos de proyecto cortos y que las inversiones se amorticen lo antes posible. Un proyecto SAP S/4HANA no debe convertirse en un gran proyecto a la berlinesa. Por ello, Capgemini suele definir paquetes de transformación más pequeños con "entregables" concretos y medibles: servicios individuales que prevén una migración con un enfoque SDT para procesos, datos o unidades organizativas a intervalos cerrados.

Puntos de referencia importantes son el Coste Total de Propiedad y el Plazo de Valorización.
Coste total de propiedad: El coste total de propiedad es un KPI establecido en los proyectos de digitalización. En comparación con los proyectos greenfield, que requieren un rediseño completo de todos los procesos empresariales, es posible reducir los costes en un 80 %, según la experiencia de Capgemini, socio de SAP.

La razón de ello es que sólo se llevan los datos históricos que realmente se necesitan, se identifican los ahorros potenciales en el almacenamiento de datos y, de este modo, se consigue un sistema S/4HANA lo más ligero posible. Al mismo tiempo, se reutilizan los procesos creados históricamente que dan soporte al negocio principal y se rediseñan -de forma selectiva- los procesos individuales. Regla empírica: si se pueden llevar dos tercios de los procesos existentes, la transición selectiva de datos resulta ser la opción de migración más rentable.

Tiempo hasta la obtención de valor: Según la experiencia de Capgemini, los plazos de los proyectos se reducen en más de un 50% y el tiempo hasta la obtención de valor se acorta en consecuencia. Por ejemplo, como sólo se migran procesos individuales, se reducen los tiempos de inactividad en la transición del mundo antiguo al nuevo. Además, los proyectos de armonización no son absolutamente necesarios, porque los datos y los procesos se migran de forma selectiva. Otro punto a favor: las puestas en marcha son posibles gradualmente a intervalos. De este modo, el nuevo valor de una migración ya es perceptible después de cada etapa parcial.

Evaluación rápida: selección de la migración mediante control deslizante

¿Cómo saber si una transición selectiva de datos es adecuada para la empresa? Para Capgemini, la transición selectiva de datos significa encontrar primero los puntos débiles relevantes en la empresa. En un primer paso, nos basamos en una evaluación rápida para determinar qué camino es el mejor para la empresa a vista de pájaro.

Cuanto mayor sea la disposición a la reingeniería de procesos y a las aplicaciones de datos en tiempo real, así como la apertura a la nube, cuanto mayor sea la disposición a un entorno de sistemas estandarizado y a la puesta en marcha en varios pasos, más adecuada será la empresa para greenfield. Cuanto menos pueda o quiera una empresa seguir estos caminos, más se cuestionará la opción Brownfield.

Como si se tratara de un deslizador, esto determina qué estrategia de migración tiende a encajar mejor entre los extremos brownfield y greenfield. En medio de estos dos polos se encuentra la transición selectiva de datos.

Por qué las empresas confían en la transición selectiva de datos

Una empresa química, que se puso en contacto con Capgemini por iniciativa propia, también cayó en esta "red de presas". La empresa no estaba satisfecha con su gestión de inventarios y optó por una transición selectiva de datos. ¿Por qué? Migrar todo el sistema SAP a S/4HANA también significaba que varios departamentos se verían afectados y, por tanto, también los procesos financieros, la planificación de productos, la gestión de calidad y los datos maestros. Para evitarlo, la empresa se centró selectivamente en los procesos que eran relevantes para la gestión del inventario.

Los inventarios descendieron y se ahorraron millones de euros sin girar la "gran rueda" de la implantación de S/4HANA en toda la empresa. Otro tema no del todo baladí son las soluciones sectoriales que antes se podían utilizar de forma fiable como complemento en SAP ECC, como Dealer Business Management, pero ya no en S/4HANA. La solución para el sector de la automoción abarca diversos procesos del comercio automovilístico, desde la venta de vehículos hasta la tienda de recambios y las operaciones de taller.

La conversión del sistema no se admite para el add-on, en el enfoque greenfield habría que rediseñar los procesos - por lo que sólo queda la transición de datos. Independientemente de que los add-ons sean soluciones sectoriales o no: cada vez hay más ejemplos de este tipo de transición selectiva de datos, sobre todo porque incluso las grandes empresas se están tomando "en serio" la conversión a S/4HANA. Hasta ahora, muchas empresas han migrado a S/4HANA procesos más bien no críticos, pero eso está cambiando. La tendencia, tal y como muestran las cifras de techconsult, SAP y el grupo de usuarios de SAP estadounidense ASUG, es clara: la SDT es cada vez más importante.