Expediente de personal electrónico integrado en SAP

El proveedor farmacéutico Biotest abarca toda la cadena de valor: desde el desarrollo preclínico y clínico de nuevos productos hasta la extracción de plasma sanguíneo como materia prima central de los productos de proteínas plasmáticas, pasando por la producción, la comercialización y las ventas mundiales. Más de 1.000 empleados trabajan en la sede de la empresa en Dreieich.

Hasta finales de 2017, el departamento de RRHH de Biotest se basaba en archivar los documentos de personal cronológicamente en expedientes suspensivos. Estos contenían documentos típicos como documentos de solicitud, contratos de trabajo, certificados, datos maestros, etc.

No sólo el volumen de unos 130.000 folios dificultaba el manejo y la búsqueda de los documentos pertinentes, sino también el hecho de que no existiera una estructura normalizada según la cual se archivaban los documentos.

Además, los expedientes ocupaban cada vez más espacio, por lo que Biotest decidió digitalizar sus expedientes de personal para gestionarlos electrónicamente.

Integración de SAP en el catálogo de criterios

"Con la introducción del expediente electrónico de personal, nos hemos fijado el objetivo de establecer una estructura uniforme que facilite el archivo y optimice los procesos basados en documentos"

dice Christina Zecher, Remuneración del Centro de Competencia, Horarios de Trabajo, Presentación de Informes en Biotest.

"En el futuro, varios empleados podrán acceder a los archivos simultáneamente".

Para que los expedientes de personal pudieran gestionarse electrónicamente, primero fue necesario introducir el software adecuado.

"Trabajamos mucho con SAP y por eso queríamos utilizar una solución que integrara los expedientes electrónicos de personal en este software"

explica Lisa Raasch, consultora SAP de Biotest.

Basándose en un catálogo definido de criterios, la empresa examinó las soluciones disponibles en el mercado y finalmente optó por XFT Personnel File.

Estructura normalizada

Biotest también decidió incorporar a Tropper, una empresa de Leverkusen especializada en servicios y productos para la administración, la información y la gestión de documentos.

La tarea consistía en digitalizar los expedientes de personal y transferirlos a una estructura normalizada. Biotest y Tropper elaboraron juntos la estructura de los expedientes en un taller. Se definieron un total de 60 tipos de documentos a partir de expedientes de muestra.

Los participantes en el proyecto también definieron una lista negativa, es decir, documentos que no debían digitalizarse. Entre ellos figuraban la correspondencia por correo electrónico y las solicitudes de vacaciones y notas de enfermedad obsoletas.

Datos heredados de casos de protección de datos

Una vez ultimados los datos marco y el calendario, llegó el momento de la ejecución. Tropper recogió en Dreieich todos los expedientes de personal en casos de protección de datos y los transportó a Leverkusen.

Aquí, los empleados se pusieron manos a la obra y prepararon los documentos para la digitalización, por ejemplo quitando grapas o pegando documentos más pequeños en hojas de papel A4.

Tras el escaneado, los documentos se guardaron en formato PDF/A y se sometieron a un exhaustivo control de calidad. A continuación, Biotest recibió los archivos a través de una conexión SFTP segura en un directorio de carpetas.

Además, Tropper creó una lista cartográfica en la que se enumeraban todos los expedientes con el número de personal, la fecha y el nombre.

"Con esta lista de asignaciones, sólo tuvimos que cargar los archivos en XFT".

dice Lisa Raasch.

Si el departamento de RRHH de Biotest necesitaba un archivo durante la digitalización, el gestor del proyecto lo enviaba cifrado por correo electrónico en 24 horas.

Participación temprana de los trabajadores

En la actualidad, los empleados de Biotest pueden acceder fácilmente a los documentos que necesitan mediante las máscaras de búsqueda de XFT.

"Implicamos activamente a nuestros compañeros en el proyecto desde el principio para que se identificaran con la nueva forma de trabajar"

dice Zecher.

"Están encantados de poder acceder ahora mucho más rápidamente a la información que necesitan durante la tramitación".

Biotest ha determinado que archivar documentos en los expedientes de personal es ahora cuatro veces más rápido y encontrarlos es incluso diez veces más rápido que antes.