Gestión de la producción externa: ¿para qué?

Para conectar sistemas externos de output management a un sistema SAP, existen interfaces estandarizadas proporcionadas por SAP, por ejemplo, la denominada interfaz BC-XOM.

Los proveedores de soluciones de output management pueden hacer que SAP certifique sus sistemas externos para esta interfaz. Gracias a esta interfaz, la transferencia de datos de SAP a OMS se realiza sin problemas.

El usuario tiene la seguridad de que el sistema de output management puede integrarse sin problemas en el entorno del sistema SAP existente.

En un OMS externo, los datos de salida o los archivos de impresión pueden procesarse posteriormente o simplemente pasarse, en función de la aplicación.

Un ejemplo sería el marcado centralizado de las impresiones procedentes de los sistemas de pruebas SAP. El objetivo es evitar que una impresión de prueba conduzca a una entrega errónea o a una externalización equivocada de los productos.

Una OMS también puede proporcionar información detallada sobre el paradero de los archivos de impresión al sistema SAP a través de esta interfaz, por ejemplo, si una bandeja está abierta o si el tóner está vacío.

Para las áreas de negocio críticas para la producción, un OMS moderno ofrece funciones como la alta disponibilidad. SAP imprime a través de dos o más sistemas OMS duplicados.

Si uno falla, el otro toma automáticamente el relevo. Esto puede utilizarse, por ejemplo, para evitar un atasco de camiones debido a una impresión de albaranes alterada en la rampa de carga.

También hay formas de aumentar la disponibilidad de impresoras individuales. Si una impresora está defectuosa o funciona mal, el recibo puede imprimirse automáticamente en un dispositivo que funcione cerca del defectuoso.

Realizar un seguimiento de todos los dispositivos de salida en todos los sistemas SAP puede convertirse rápidamente en un reto en entornos de sistemas más grandes.

¿Qué impresora está disponible en cada sistema SAP? ¿Están configuradas de la misma manera? ¿Sigue estando disponible el dispositivo terminal?

Un OMS moderno presenta los dispositivos de salida de todos los sistemas SAP de forma estructurada y clara y ofrece la posibilidad de estandarizar distintas configuraciones y detectar configuraciones erróneas.

La configuración de los dispositivos de salida existentes y nuevos puede gestionarse de forma centralizada, normalmente sin acceso a través de la GUI de SAP. Otros departamentos pueden encargarse de estas actividades, por ejemplo, para aliviar la administración de SAP.

La automatización también avanza en el ámbito de la administración. Por ejemplo, ahora es posible hacer que un OMS cree automáticamente dispositivos de salida en los sistemas SAP basándose en los datos de un sistema de gestión de activos existente.

La integración de soluciones externas de formato y formulario es tan posible como abordar un sistema de archivo. También es factible el funcionamiento mixto de sistemas de formularios internos y externos.

En función del flujo de trabajo y de los sistemas ya implantados en la empresa, es necesario comprobar qué vía tiene más sentido y aporta el ahorro correspondiente.

El tema de la seguridad se ha vuelto indispensable en el mundo actual, incluso cuando se trata de imprimir. Los sistemas modernos de output management ofrecen la posibilidad de cifrar los flujos de datos de impresión en el servidor del sistema SAP y enviarlos a la impresora, que los descifra e imprime.

Incluso los sistemas que sólo permiten imprimir con PIN o tarjeta en la impresora pueden integrarse perfectamente en el entorno SAP con un OMS. En este caso, el flujo de datos de la OMS se enriquece con los datos necesarios para garantizar el funcionamiento del sistema de seguimiento de impresión posterior también para las impresiones SAP.

Esto resulta especialmente útil en combinación con la encriptación cuando se imprimen notificaciones de sueldos y salarios.

Las ventajas de un sistema externo de output management en un entorno SAP son evidentes. Sin embargo, hay que examinar en detalle si un sistema de este tipo tiene sentido en todos los casos.

Sin embargo, en casi todas las situaciones surgen ahorros potenciales para las empresas en forma de procesos más eficientes en la administración y menores tiempos de inactividad en las operaciones.