Facturación de las sucursales postales asociadas con SAP BRIM

Proyecto Post Lighthouse para SAP BRIM

El proyecto HWF, Armonización de los Flujos de Valor, pretendía, entre otras cosas, estandarizar los distintos sistemas de facturación desarrollados internamente. SAP BRIM, Billing and Revenue Innovation Management, como solución de facturación masiva para grandes volúmenes de facturación, es por tanto una solución perfecta. Lo que empezó siendo un proyecto pequeño se ha extendido ahora a casi todas las áreas postales. Un proyecto emblemático fue FILP, el sistema de facturación para socios de sucursal. En la entrevista de E-3, Akin Aktas, consultor de módulos SAP en Swiss Post, y Christoph Granig, socio de GTW Management Consulting, explican el éxito del proyecto.

¿Cuál es el objetivo de SAP BRIM?

Christoph Granig, GTW: Con SAP BRIM, hemos convertido la facturación de las sucursales postales asociadas a la futura solución de facturación de servicios. Siempre que los datos sean suministrados correctamente por los sistemas anteriores, la máquina de facturación funciona como un reloj suizo y es a prueba de auditorías de extremo a extremo.

Christoph Granig,
Socio, GTW Management Consulting

Señor Aktas, ¿qué hay detrás del término contabilidad de socios de sucursal?

Akin Aktas, Swiss Post: Las sucursales asociadas pueden encontrarse, por ejemplo, en comercios minoristas, farmacias, panaderías u oficinas de turismo. Prácticamente todos los servicios postales pueden realizarse en una sucursal asociada. Las excepciones son, por ejemplo, los depósitos en efectivo, los envíos urgentes al extranjero y de mercancías voluminosas, la recogida de documentos de cobro de deudas. El socio opera el negocio postal en nombre de Swiss Post y recibe una compensación por ello. Los empleados son formados y supervisados por Swiss Post.

Akin Aktas
Consultor de módulos SAP
Correo suizo

¿Cómo puede imaginarse esto exactamente?

Aktas: Swiss Post distingue entre dos modelos de socios diferentes: Un modelo con un módulo de autoservicio para el envío de objetos postales o con un servicio para servicios de transacciones de pago y un modelo con un mostrador de servicio para todos los servicios postales ofrecidos. Las sucursales asociadas ofrecen los servicios de Swiss Post más solicitados. Por ejemplo, se pueden enviar cartas y paquetes, recoger envíos y comprar sellos. Se pueden realizar ingresos sin efectivo con la tarjeta PostFinance y las tarjetas Maestro de los bancos; también es posible retirar efectivo con la tarjeta PostFinance. Los clientes pueden utilizar los servicios postales durante todo el horario de apertura del negocio asociado. Para compensar a los socios por los servicios ofrecidos, existen dos modelos de remuneración distintos, que difieren según los servicios ofrecidos. 

Granig: Los servicios vendidos en el mostrador de servicio o en el módulo de autoservicio se envían desde el sistema de TPV a través de diferentes interfaces mediante KAFKA y SAP PRO a BRIM como partidas valorables. Los artículos valorables contienen todos los datos relevantes para la contabilidad y la impresión, como la cantidad, el precio, el número de envío, etc. Los datos se almacenan en el sistema de TPV. En función del modelo de remuneración definido contractualmente, los artículos se tasan y posteriormente se facturan. Los dos modelos de remuneración utilizados se mapearon en SAP Subscription Order Management y difieren en el número de servicios/materiales que se facturan y remuneran en sentido amplio.

Aktas: Dependiendo del servicio que ofrezca un socio, existen remuneraciones variables y/o fijas. Las partes variables están predestinadas para la BRIM, ya que por muy alto que sea el volumen de transacciones, la solución de facturación está diseñada para el procesamiento en masa y también puede procesar automáticamente un número muy elevado de registros de datos. Los propios contratos de socios y modelos de remuneración se tienen en cuenta de forma centralizada como parte de los datos maestros en el módulo SAP SOM, Subscription Order Management.

¿Hasta qué punto es la solución a prueba de auditorías?

Granig: La seguridad de las auditorías desempeña un papel elemental en cualquier introducción de un nuevo sistema de facturación. La solución Access, sustituida por BRIM, había sido durante mucho tiempo una espina clavada para los auditores, ya que había muchas opciones de intervención que no quedaban registradas en el sistema. Hoy en día, cuando los sistemas ascendentes entregan los datos contables de forma totalmente automática y los transmiten a SAP BRIM a través de SAP PRO, ya nadie tiene que intervenir manualmente. Además, los microservicios implementados controlan el flujo de datos en todo momento, cada cambio se registra y, por lo tanto, la manipulación es casi imposible o quedaría registrada. En Swiss Post, Subscription Order Management se utiliza actualmente sólo para la facturación de sucursales y agencias asociadas para gestionar contratos y datos maestros de contratos.

¿Cómo se crean los datos maestros para la facturación y qué papel desempeñan en ello SAP MDG y SOM?

Granig: Los datos maestros de los clientes de las sucursales asociadas se envían al sistema central S/4 Hana a través del sistema central de recursos humanos mediante la interfaz HR/GP y se crean como solicitante. Los pagadores se introducen a través de SAP MDG, teniendo en cuenta diversas comprobaciones y flujos de trabajo de liberación. Las cuentas contractuales son abiertas manualmente por el departamento especializado sin SAP MDG y asignadas finalmente en Subscription Order Management junto con el solicitante y el pagador cuando se crea el contrato. Para nosotros, SOM era un módulo nuevo y relativamente joven, que desarrollamos inicialmente para satisfacer nuestras necesidades. Hoy en día, el departamento puede crear contratos manualmente o mediante carga de archivos, por ejemplo, para leer varios contratos al mismo tiempo y ahorrar tiempo. Se trata de una construcción de datos maestros compleja. El departamento debe preparar bien los datos maestros para que la creación de contratos pueda realizarse sin problemas. 

¿Por qué cambió a SAP BRIM?

Aktas: Con más de 1.500 sucursales asociadas en Suiza, nuestra antigua solución Access de desarrollo propio estaba llegando a su límite y necesitábamos sustituirla urgentemente. Dado que la dirección decidió ampliar aún más y con rapidez la red de sucursales asociadas, el plazo de ejecución del proyecto era muy deportivo. 

Granig: El calendario del proyecto era muy apretado porque la facturación ya no habría sido posible a partir de un determinado número de sucursales asociadas debido a las limitaciones de Access. En tan solo unos meses, cambiamos a SAP BRIM, ya que, de lo contrario, Swiss Post no habría podido facturar a más socios.

Aktas: En este proyecto estábamos sometidos a una presión de tiempo extrema y también teníamos muchas partes interesadas. Conseguir que todo se redujera a un denominador común no siempre fue fácil. Sin embargo, gracias a nuestro socio de implementación GTW y a SAP, tuvimos a nuestro lado a socios de proyecto experimentados que, a pesar de la presión del tiempo, nunca perdieron de vista el panorama general y siempre consiguieron que todos los departamentos y las personas implicadas estuvieran de acuerdo.

¿Cuál cree que fue uno de los mayores retos?

Granig: Además de la premura de tiempo, el cambio a Fiori supuso un gran reto para el departamento. En particular, tuvieron que hacer frente a problemas de rendimiento y a la necesidad de mucha formación, ya que hasta entonces el departamento solo estaba familiarizado con la interfaz gráfica de SAP. En SOM, por ejemplo, el mantenimiento de los datos específicos de la suscripción sobre el material solo funciona a través de Fiori; en la facturación masiva, en cambio, los Fioris aún no están tan maduros ni ofrecen el mismo rendimiento. Difícilmente podemos esperar que el usuario se desplace página a página con 100.000 entradas en Fiori para seleccionar todos los datos. Por lo tanto, para casos de uso especiales, todavía se permite ejecutar transacciones GUI dedicadas, por ejemplo, la visualización de elementos facturables. Por lo demás, no hay forma de evitar Fiori en el futuro.

Aktas: Los compañeros de facturación conocen SAP y la GUI a la perfección, por lo que el cambio a Fiori no siempre es tan sencillo. De todos modos, en SOM, la creación de contratos es muy compleja y solo es posible a través de Fiori. Así que dedicamos mucho tiempo a una buena documentación sobre el tema y explicamos paso a paso cómo y en qué orden deben crearse los datos maestros. Los materiales de formación son tan buenos que podríamos venderlos directamente. Mientras tanto, el departamento solo trabaja con Fiori.

¿Qué papel desempeña la elección del socio adecuado para la implantación de BRIM?

Aktas: En un proyecto tan crítico, el socio de implementación desempeña un papel extremadamente importante, también para la transferencia de conocimientos técnicos. Tenemos la suerte de contar tanto con GTW, con más de 20 años de experiencia en la implantación de SAP BRIM y conocimientos relevantes del sector, como con SAP como proveedores de software directamente a bordo. Al utilizar un producto estándar como SAP BRIM, ahora tenemos los conocimientos técnicos distribuidos entre varias personas que pueden manejar y seguir desarrollando el sistema.

¿Qué ha supuesto el proyecto FiLP para los demás departamentos?

Granig: La estrategia de implantación en Swiss Post consistía en empezar con un pequeño proyecto de implantación e ir extendiendo gradualmente BRIM a las demás áreas. Después de Swiss Post Solutions, la facturación de servicios digitales, tuvimos éxito con la facturación de sucursales asociadas, el siguiente gran éxito de SAP BRIM. Mientras tanto, otros cinco proyectos BRIM en el área de servicios logísticos se han puesto en marcha en el plazo de un año.

Aktas: FiLP fue un proyecto faro para construir la reputación de la BRIM en Swiss Post. Si hubiéramos fracasado con el proyecto, toda la hoja de ruta del programa habría estado en entredicho. FiLP fue extremadamente importante para las demás implantaciones de BRIM que siguieron. Los departamentos vieron que la BRIM funciona y que también puede manejar grandes masas de datos. Así, los demás departamentos también se mostraron abiertos a la solución de facturación del futuro. 

¿Y cuál es el siguiente punto del orden del día?

Aktas: Mientras tanto, todo funciona como un reloj suizo y sólo recibimos unos pocos errores productivos comunicados por los departamentos especializados. Esto significa que los usuarios están satisfechos con la solución de facturación porque saben que los datos se contabilizan correctamente. El próximo gran proyecto de la BRIM, "Solución de facturación del futuro", que sustituirá al sistema central de facturación de cartas y paquetes postales, ya se ha puesto en marcha.

E-3: Señor Aktas, señor Granig, gracias por la entrevista.